Во исполнения протокола совещания

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

номер документа;
дата создания;
наименование организации;
населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
данные по председателю совещания и секретаря;
повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Как правильно протоколировать совещания

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания

Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование

Все по-разному понимают итоги встречи

Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата

Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание

Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах

Необязательность выполнения принятых на совещании решений

Обязательность выполнения принятых к выполнению задач – ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок

Несоблюдение или отсутствие повестки совещания

Следование визуальной повестке совещания

Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще – еще позже

Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени

На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Решения, которые касаются всех
Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Читать еще: Вновь принятые сотрудники

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

Отчет об исполнении пункта 3 раздела II протокола совещания у заместителя Председателя Правительства РФ от 19.06.2013 № ДК-П9-136пр

Во исполнение пункта 3 раздела II протокола совещания у заместителя Председателя Правительства РФ от 19.06.2013 № ДК-П9-136пр по вопросам реализации Федерального закона от 25.12.2012 № 271-ФЗ «О внесении изменений в Жилищный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» в Красноярском крае выполнено следующее:

I. По вопросу принятия нормативных правовых актов, направленных на обеспечение своевременного проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах. В целях формирования системы капитального ремонта многоквартирных домов, расположенных на территории Красноярского края, Законодательным Собранием Красноярского края принят Закон Красноярского края от 27.06.2013 №4-1451 «Об организации проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах, расположенных на территории Красноярского края» (далее – Закон края).

Законом края установлены правовые и организационные основы своевременного проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах, урегулирован порядок накопления, учета и целевого использования денежных средств, предназначенных для проведения капитального ремонта, а также порядок подготовки и утверждения региональных программ капитального ремонта общего имущества g в многоквартирных домах и требования к этим программам, цели, функции и порядок деятельности регионального оператора на территории | Красноярского края. До конца 2013 года будут приняты необходимые подзаконные нормативные акты.

2. По вопросам создания регионального оператора, завершения инвентаризации многоквартирных домов, расчета стоимости реализации региональной адресной программы и установления минимального размера взноса на проведение капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах.

Распоряжением Правительства Красноярского края от 16.09.2013 № 648-р на территории Красноярского края создан региональный оператор – некоммерческая организация «Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов на территории Красноярского края» (далее – региональный оператор). Региональный оператор зарегистрирован в управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Красноярскому краю 09.10.2013 года.

В целях формирования долгосрочной региональной программы капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах, расположенных на территории Красноярского края, (далее – региональная программа) министерством энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Красноярского края совместно с органами местного самоуправления, управляющими организациями, товариществами собственников жилья в период с февраля по октябрь 2013 года завершена работа по инвентаризации многоквартирных домов в объеме, необходимом для формирования долгосрочной программы капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах.

В результате по каждому многоквартирному дому в регионе определен уровень износа, основные технические характеристики, степень благоустройства, дата приватизации первого жилого помещения и иные данные, необходимые для формирования региональной программы. В настоящее время проводится работа по формированию перечня многоквартирных домов по годам, планового выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества.

С целью формирования минимального размера взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирных домах (далее – минимальный размер взноса) в соответствии с методическими рекомендациями по установлению минимального размера взноса на капитальный ремонт, утвержденными приказом Минрешона России от 10.07.2013 № 288, на территории региона проведена оценка необходимого размера взноса на капитальный ремонт общего имущества многоквартирных домов, а также произведен расчет потребности в средствах на проведение капитального ремонта всех многоквартирных домов для реализации региональной программы. В настоящее время произведенные расчеты минимального и необходимого размеров взноса на капитальный ремонт обсуждаются в Законодательном Собрании Красноярского края.

3. По вопросу организации разъяснительной работы с населением по вопросам функционирования региональных систем капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах. В целях доведения информации о рег иональной системе капитального ремонта до жителей края органами исполнительной власти края совместно с органами местного самоуправления регулярно проводятся совещания-семинары, направленные на информирование граждан о возможных способах решения вопроса организации и проведения капитального ремонта в многоквартирных домах.

В средствах массовой информации размещаются информационные материалы об изменениях, которые произошли в системе планирования и проведения капитальных ремонтов, В регионе действует сайт gkh24.ru, на котором размещается информация о региональной системе капитального ремонта и деятельности регионального оператора. Жители имеют возможность задать и обсудить на сайте в онлайн режиме интересующие их вопросы, получить ответ на них.

Кроме того, в Красноярском крае гражданам оказывается информационная поддержка через консультационно-правовой центр в сфере жилищно-коммунального хозяйства – «Call-центр». По бесплатным телефонам центра каждый может получить необходимые разъяснения по всем интересующим вопросам в сфере организации проведения капитальных ремонтов.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Общие правила оформления протокола

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*.

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Читать еще: Журнал учета дисциплинарных взысканий

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование организации;
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
дата заседания;
регистрационный номер протокола;
место проведения совещания;
подписи.

Датой протокола является дата события.

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

1. О плане командировок на 2012 г.

Финансовый директор Молчанов С.А.

Обратите внимание

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить. », «Предусмотреть. », «Проинформировать. ». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:

РЕШИЛИ:

1.1. Подготовить план-график работ …

Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

Срок исполнения – 20.12.2011

1.2. Проинформировать директоров филиалов о…

Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

Срок исполнения – 15.12.2011

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

От теории к практике

Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:

Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2

Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» – наш поставщик стеллажного оборудования – нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. У нас – поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня – 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.

Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:

1) Мы (у нас проблемы с соблюдением сроков реконструкции склада)

(Мы) направляли факсы, звонили, предлагаем направить претензию о нарушении сроков поставки.

(ЗАО «Профиль») нарушает сроки отгрузки стеллажного оборудования

25-го числа (мы) должны были начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов.

20-го (мы) должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую.

28-го оборудования еще нет, поступит не ранее 30–31-го числа

Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:

2. СЛУШАЛИ:

Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая – через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30–31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.

Обратите внимание

Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.

Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.

Ответственный исполнитель – Васильев П.Р.

Срок исполнения – (дата).

Рассмотрим еще один пример.

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми

Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.

Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?

Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого – в финансовый отдел, третьего – в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3–5 дней.

Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:

9 советов по контролю исполнения решений совещаний

Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.

Что дает контроль совещаний?

Роль контроля исполнения решений совещаний нельзя переоценить, это своего рода кульминация всех предшествующих процессов. Именно здесь находят подтверждение или отвергаются подходы, выработанные совещанием, проверяются люди и идеи, рассматривается ход исполнения, оцениваются способности сотрудников, осуществляется анализ результатов совещательной деятельности.

Читать еще: Выговор учителю за халатное отношение

Без четкого исполнения этапа контроля решений совещания, пропадает смысл этих управленческих мероприятий. Совещания без контроля медленно, но верно, превращаются в пустую говорильню, а затем и в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляют от иллюзий в оценке происходящего и возвращают всех к реальностям предприятия.

Ценность действенного контроля можно прямо определить тем, сколько «стоят» рассматриваемые вопросы. Бывают разные совещания и вес вопросов различен. Например, если поручение совещания на подготовку контракта в несколько миллионов рублей не выполнено или запоздало по срокам – то вот вам и «цена» вопроса.

Контроль позволяет достоверно и объективно судить о способностях сотрудников разрешать вопросы и исполнять поручения, что полезно с точки зрения расстановки кадров. И не только оценить, но и развивать навыки сотрудников в процессе совместной управленческой деятельности, обмениваться опытом и совершенствовать менеджмент компании.

В результате контроля решений прошедшего совещания формируется повестка дня будущего мероприятия. Вы увидите, как некоторые незакрытые вопросы и поручения от нерадивых исполнителей начинают кочевать от совещания к совещанию и ответственные за них, как правило, будут находить весомые доказательства, почему необходимо продлить срок исполнения. Для исключения такого положения руководитель и сам должен найти достаточно убедительные аргументы, в т.ч., меры воздействия административного характера.

При контроле исполнения выясняется, что решение одних вопросов ведет к появлению новых вопросов, не возникавших ранее и включения последних в повестку дня. Следовательно, эффективный контроль позволяет постоянно актуализировать тематику и приспосабливать совещания к реальным потребностям управления предприятием.

Наконец, всем надо помнить, что контроль исполнения – это та самая обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Если эта связь отсутствует или работает с перебоями и искажениями на совещаниях, то, скорее всего, такое качество обратной связи характерно и для других контуров управления на предприятии (например, в планировании, управлении финансами, кадрами и т.д.). И менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.

Кто заинтересован в контроле решений совещаний?

В идеале, контроль полезен всем – исполнителю, секретарю, руководителю и сотрудникам, причастным к рассматриваемым вопросам. Формальный контроль (по срокам и форме представления результатов), обычно осуществляет секретарь совещания. Содержательный контроль решений должны обеспечивать исполнители – участники совещания. Руководитель же заинтересован в эффективном формальном и содержательном контроле.

Исполнителями функция контроля вполне может рассматриваться как инструмент, способствующий реализации поручений. Понимание, что ход и результат его работы над вопросами и поручениями поставлен под контроль, будет действенным стимулом к эффективной работе на протяжении всего периода исполнения решений.

Обычно с контролем связывают наказания, порицания и другие меры принуждения для тех, кто не исполняет, как надо, поручения. Руководителю следует знать и о других возможностях контроля – во время напомнить, подсказать или оказать помощь сотрудникам в процессе исполнения поручений.

Понятно, что если все за все отвечают, толку не будет. Четкое назначение ответственных и обязательная проверка результатов уже представляют собой определенную гарантию исполнения. Поэтому спрашивать с ответственных лиц за исполнение должен руководитель совещания, опираясь на контрольную информацию от секретаря.

При использовании автоматизированной системы «АМ-УСП», компьютерная контрольная информация о ходе и состоянии исполнения находится в оперативном распоряжении участников совещания, что будет способствовать своевременному и полному разрешению вопросов совещаний.

Рекомендации по контролю решений совещания

По этому этапу для руководителя можно сформулировать следующие девять ключевых рекомендаций:

1. Помнить, что контроль представляет собой не точечную операцию, а непрерывный процесс, начинающийся с момента утверждения протокола совещания, включающий контроль хода исполнения и заканчивающийся анализом и «приемкой» результатов на следующем заседании.

2. Полностью задействовать секретаря для контроля исполнения, для сбора сведений о фактическом ходе работ над вопросами и поручениями, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей.

3. При формировании повестки дня очередного совещания в первую очередь, проконтролировать исполнение и запланировать вопросы и поручения, оставшиеся от прошедшего мероприятия.

4. Жестко реагировать на низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, вплоть до наказания, на совещаниях специалисты собираются готовить решения, а не слушать объяснения нерадивых сотрудников о причинах неисполнения.

5. Избегать прямой личной и особенно недокументированной критики за просроченные и невыполненные поручения, использовать для этого протокол – бумагу, через посредство которой можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника, пусть бумага (а не вы) вопиет об этом.

6. Путем непрерывного контроля исключить случаи как бы «внезапного», неожиданного обнаружения неисполненных поручений, тем более, если это происходит непосредственно на совещании, обычно вместе с сопутствующими вопросами, типа «кто виноват» и «что делать».

7. Внимательно разбираться в случаях неисполнения, особенно когда в ответственных за поручение записана группа исполнителей, наибольший спрос здесь с ответственного исполнителя (первый в списке), но надо находить и других причастных в цепочке, при этом, не затронув невиновных.

8. Не переусердствовать в контроле, контроль поручений должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит вашу управленческую машину совещаний.

9. Широко использовать средства автоматизации, для контроля исполнения поручений совещаний, для оценки исполнительской дисциплины, а также для поиска прецедентов и анализа хода решения вопросов на совещаниях.

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Отчет об исполнении пункта 3 раздела II протокола совещания у заместителя Председателя Правительства РФ от 19.06.2013 № ДК-П9-136пр

Источники:

http://assistentus.ru/forma/protokol-soveshchaniya/
http://rulesplay.ru/articles/7-sostavlyayushchikh-rezultativnogo-protokola-soveshchaniya/
http://www.krskstate.ru/realization/poruch/0/id/15458
http://www.profiz.ru/sr/2_2012/kratkiy_protokol/
http://hr-portal.ru/article/9-sovetov-po-kontrolyu-ispolneniya-resheniy-soveshchaniy
http://www.krskstate.ru/realization/poruch/0/id/15458

голоса

Рейтинг статьи