Внутренний сайт

Внутренний корпоративный сайт

В предыдущей статье мы говорили о целях создания корпоративного сайта вообще. В этой статье рассмотрим, чем может помочь компании внутренний сайт.

Внутренний корпоративный сайт, его также называют интранет или корпоративный портал, – это сеть, связывающая между собой все подразделения компании, к которой имеют доступ только сотрудники организации. Посредством внутреннего сайта могут быть решены следующие задачи:

Организация взаимодействия

Корпоративный портал позволяет решить проблему коммуникации между сотрудниками компании. Это особенно актуально для крупных организаций, имеющих несколько офисов или региональные представительства в других городах. В таком случае сотрудникам разных офисов бывает затруднительно координировать действия между собой при решении общих задач.

На внутреннем сайте можно сделать форум и чат для обмена мгновенными сообщениями. Это позволит любому сотруднику задать возникший вопрос и быстро получить на него ответ, не отвлекаясь от дел самому и не отвлекая других сотрудников разговорами по телефону или беганием по кабинетам.

К тому же, через специальные программные модули интранета есть возможность выкладывать любые документы для общего доступа определенного круга лиц. Таким образом, совместно работать над одним проектом могут не только сотрудники разных отделов и офисов, но также представители из других регионов и удаленные сотрудники, работающие на дому. А ограничение в доступе позволит избежать утечки информации.

Удобство управления

Наличие внутреннего портала может значительно помочь руководителям на всех этапах управления. При планировании учитывается вся доступная информация от разных отделов. Делегирование задач и координация деятельности может осуществляться с помощью уже описанных способов организации взаимодействия. А отчеты, присылаемые через внутренний сайт, позволят проконтролировать результат работы и учесть эти данные при планировании работы на следующий период.

Информирование

На корпоративном портале для сотрудников можно публиковать различные новости о компании, ближайшие планы, мероприятия, поздравления именинников и многое другое. Наличие регулярно обновляемой информации способствует повышению лояльности сотрудников и их вовлеченности в жизнь компании. А создание специального раздела для новичков позволит новым сотрудникам легче войти в коллектив и быстрее адаптироваться к рабочему месту.

Однако все эти возможности внутреннего корпоративного сайта станут доступны только в том случае, если получится сделать его достаточно удобным для всех сотрудников и регулярно заниматься работой по его улучшению.

Вы можете создать и развить свой сайт по нашей программе, для этого нужно пройти первоначальный бесплатный курс. Познакомьтесь с программой курса.

Внутренний сайт компании — модная прихоть или насущная необходимость?

Когда-то серьезный бизнес был немыслим без такого атрибута, как визитка. Потом — без буклета. Далее — без интернет-сайта. Теперь всё чаще говорят о том, что настоящий серьезный бизнес просто не может существовать без внутреннего корпоративного сайта. За создание которого обязательно нужно заплатить несколько тысяч долларов Очень Грамотным Разработчикам. Потому что иначе — не серьезно. Но так ли это?

Внутренние и внешние

Начнем с того, что разберемся, чем «внутренний» сайт отличается от «внешнего». Разница проста — первый предназначен исключительно «для внутреннего пользования», строго для работников компании, а второй — для общего обозрения. Соответственно, информация, размещенная на этих сайтах различна. На одном — презентационные материалы, на другом то, что относится ко «внутренней кухне» фирмы.

Цели и задачи

Отдельный вопрос — предназначение внутреннего сайта. Ведь не секрет, что одних и тех же целей можно достичь, двигаясь различными путями. Возможно, создание внутреннего сайта — это не самый короткий путь?

Можно выделить следующие виды задач, для решения которых может использоваться внутренний сайт:

1. Информационные задачи

2. Коммуникационные задачи

3. Релаксационные задачи

4. Задачи контроля

Информационные задачи

Задача донесения какой-либо информации до сотрудников имеется в любой компании. Информация может быть различна — приказы, распоряжения, стандарты, рабочие документы и пр. Приказы и распоряжения, публикуемые на сайте, автоматически рассылаются по внутренней почте тем группам сотрудников, которым они предназначены; рабочие документы размещены в соответствующих разделах сайта, и всегда под рукой.

Использование сайта в данном случае оказывается предпочтительнее простой рассылки материалов по почте и складирования документов в общих сетевых папках.

Таким образом, использование внутреннего сайта для решения информационных задач может сократить время на доведение информации до сотрудников, существенно уменьшить процент «не слышавших», упростить внедрение единых стандартов работы.

Коммуникационные задачи

Организованный на внутреннем сайте форум может быть использован как для вертикальных, так и для горизонтальных коммуникаций. Проще говоря, на форуме может проходить общение как руководителей с подчиненными, так и сотрудников между собой. Очевидно, что вопросы, касающиеся лишь двух людей нет никакого смысла выносить на форум, а вот нечто, имеющее отношение ко всем, там весьма уместно.

К таким вопросам относятся обсуждения событий внутренней и внешней жизни компании, каких-либо производственных проблем и пр.

Помимо тем, непосредственно касающихся деятельности компании, на форуме могут обсуждаться и «левые» вопросы. Обычно для того отводятся специальные разделы с «говорящими» названиями — «Курилка», «Комната отдыха» и тому подобное.

Особое значение приобретает внутренний форум при больших размерах компании или существовании удаленных подразделений.

Кроме того, на внутреннем сайте могут быть легко организованы голосования по тем или иным вопросам, решаемым подобным образом.

Релаксационные задачи

Эта задача не является основной и особо значимой, но, тем не менее, имеет место. На внутреннем сайте могут публиковаться юмористические истории, анекдоты, шутливые тесты и другие материалы, способствующие повышению настроения сотрудников.

Задачи контроля

При необходимости, внутренний сайт может выступать и как инструмент контроля. Вход сотрудника на сайт, открытие им каких-либо страниц, знакомство с приказами и документами может автоматически отслеживаться системой, и, в итоге, дать достаточно полную картину поведения сотрудника на рабочем месте.

Таким образом, внутренний сайт компании может оказаться весьма удобным и эффективным инструментом для решения самых разных задач.

Ограничения и разрешения

Отдельной функцией, про которую стоит упомянуть, является функция разграничения прав доступа. Информация внутреннего сайта совсем не обязательно должен быть открыт всем подряд. Заведя несколько групп пользователей и задавая для них различные разрешения, можно разграничивать доступ сотрудников к размещенным материалам. Более того, скажем, сотрудники отдела доставки будут и не подозревать о том, что на сайте помимо их материалов размещены также и материалы отдела маркетинга или продаж. Это дает дополнительные возможности по защите информации, находящейся на сайте.

Кому не нужен внутренний сайт?

Очевидно, что такая игрушка, как внутренний сайт нужна не всем. Если в компании невелико число сотрудников, постоянно использующих компьютер, или вся компания — три с половиной человека, то это будет явным излишеством. Так же, не стоит внедрять внутренний сайт «для галочки», без точного понимания того, для чего же он нужен именно в этой компании. А для всех остальных фирм это будет безусловно полезным дополнением к традиционным рабочим инструментам.

Сколько стоит внутренний сайт?

Вопрос, на который практически невозможно дать однозначного ответа. Стоимость разработки напрямую зависит как от задач, ставящихся перед сайтом, так и от уровня притязаний заказчика. Кто-то может «поднять» сайт на бесплатном «движке» силами внутреннего программиста, а кто-то обратится в культовую студию, берущую за разработку не менее $5000. Но, в любом случае, планируя внедрение внутреннего сайта нельзя забывать главного принципа бизнеса — затраты на внедрение чего-то нового не должны превышать выгоды, этим новым даваемой.

Безопасность информации

Отдельный вопрос, на котором стоит остановиться — безопасность информации, хранимой на внутреннем сайте. Несмотря на опасения, что важная информация «уплывет» на сторону, материалы внутреннего сайта часто защищены лучше, чем их бумажные аналоги, лежащие в толстых папках внутри отдела.

Достигается эта защищенность, во-первых, за счет того, что внутренний сайт чаще всего находится во внутренней сети компании и не связан с интернет (невозможно внешнее проникновение), а во-вторых — за счет разграничения прав доступа к материалам, делающим документы видимыми лишь для тех сотрудников, для которых они нужны (сайт может опознавать пользователя по вводимому паролю и используемому компьютеру). При необходимости, сайт может сигнализировать администратору о попытках подбора пароля «методом тыка» и прочих подозрительных моментах.

Внутренний сайт компании

Для сотрудника HR службы корпоративный портал может оказаться незаменимым инструментом взаимодействия с персоналом и хорошим подспорьем в организации кадровой службы.

Рассмотрим конкретные возможности, которые может дать HR корпоративный портал (внутренний сайт компании).

Кадровое делопроизводство. Обязательная часть и не самая приятная в работе HR – это подготовка, согласование и утверждение документов организации. Здесь есть несколько проблем.

Поиск и организация документов

Сотрудники HR имеют дело с множеством документов: приказы, должностные инструкции, планы, статистика, списки сотрудников и многие другие. Где их образцы и формы хранятся? Обычно на рабочем компьютере каждого сотрудника отдела кадров, а иногда не у каждого они есть. По причине отсутствия общего хранилища и возможности синхронизации информации, невероятно сложно быстро найти актуальный и нужный документ.

Данная проблема легко решается, если создать общую библиотеку документов HR на внутреннем сайте компании. У сотрудников должен быть доступ к бланкам, формам, образцам, причем у каждого согласно его компетенциям. Уведомления в автоматическом режиме по электронной почте помогут быть всегда в курсе внесенных изменений в документы. Можно организовать wiki-ресурс с подробными разъяснениями, советами, удачными практиками по заполнению, подготовке и действиям с документацией.

Обработка заявок сотрудников

В отдел кадров практически каждый день обращаются с заявками на получение справок, оформление командировки, заявлениями на отпуск, прием на работу и т.д. При этом поиск, ожидание нужных людей, сбор подписей может длиться несколько дней. Это время можно сократить до получаса с помощью электронных заявок на корпоративном портале. Здесь заявки всегда доступны, их легко заполнять, обо всех поданных заявках приходит уведомление ответственным лицам. Электронные заявки, в отличие от бумажных, не теряются, их можно найти в любой момент.

Читать еще: Атрибуты грамотно построенной процедуры оценки персонала

Сокращение затрат

Экономии, которую может принести внутренний сайт компании, можно посвятить отдельную статью. Вот некоторые пункты сокращения затрат: печать документов, командировки, ЗП.

Для HR будет важной возможность снизить расходы на обучение персонала. На основе корпоративного портала можно организовать в компании целый корпоративный университет с занятиями в онлайн режиме, что будет стоить ей гораздо дешевле, чем отправлять сотрудников на курсы вне компании, если учесть стоимость рабочего времени, потраченного на дорогу, тренеров и т.д.

Корпоративная культура

Для формирования и развития корпоративной культуры важными факторами являются корпоративные коммуникации внутри компании. В этом вопросе внутренний сайт компании весьма ценен для HR. Первым делом нужно создать на сайте отдельный раздел, посвященный истории, ценностям и миссии компании, в нем опубликовать Кодекс деловой этики. Пониманию сотрудниками бизнеса, их единению способствуют новости на сайте: внутренние неофициальные новости и официальные, события в отрасли.

Развить командный дух и взаимовыручку в коллективе поможет система голосования. Например, каждый из сотрудников будет иметь возможность проголосовать за коллегу в благодарность за помощь в решении какого-либо рабочего вопроса или просто за хорошее настроение. Все полученные голоса переводятся в баллы, которые накапливаются на счете каждого сотрудника. Затем, в Интранет-магазине можно на эти баллы купить продукцию компании, сувениры с ее логотипом. Если не Интранет-магазин, то пусть это будет доска почета на корпоративном портале, где будут размещаться фотографии сотрудников с самыми высокими баллами.

На ценностные ориентиры сотрудников также влияют корпоративные праздники и мероприятия. Как использовать портал в этом случае? Например, к 1 мая объявите конкурс на лучшее рабочее место среди сотрудников. В фотогалерее на сайте нужно создать соответствующий альбом. Сотрудники могут голосовать и оставлять комментарии к фотографии, которая понравилась.

Адаптация персонала

Известно, что новый сотрудник станет приносить компании прибыль и получать от работы удовлетворение только тогда, когда он хорошо овладеет принципами работы в организации, ознакомится с внутренними процессами в ее бизнесе, наладит хорошие отношения с коллективом.

Раздел «Новому сотруднику» на корпоративном портале поможет каждому новичку быстро и в доступной форме познакомиться с важной информацией о компании, ее целях, стратегиях, традициях и процедурах. Раздел может быть чем-то вроде «Курса молодого бойца», чтобы помочь быстрее сориентироваться новичку, не отвлекая при этом других сотрудников от работы.

Возможность просмотра профиля каждого сотрудника и наглядная организационная структура компании поможет каждому новоприбывшему быстрее скоординировать свое поведение, запомнить имена коллег. Коллектив сотрудников сможет на странице «Кадровые изменения» сайта посмотреть профиль нового сотрудника. Он же, увидев на портале свою фотографию, быстрее почувствует себя принятым в коллектив.

Обучение

Выше уже упоминалось о выгодах организации обучения на основе корпоративного портала. Здесь много возможностей. На портале создается база тематических видео-уроков, статей, учебных презентаций. Настраиваемые опросы помогут легко провести аттестацию полученных знаний в виде тестов.

Организация очных занятий в компании также может быть облегчена с помощью корпоративного сайта: сотрудники смогут посмотреть расписание тренингов, оправить заявку на участие.

Обратная связь

Во многих компаниях недостаток обратной связи между отделами, а также между подчиненными и руководством является насущной проблемой. С помощью корпоративного портала ситуацию можно изменить в лучшую сторону. Самое простое средство – опросы на портале, которые могут помочь выявить настроение коллектива, узнать мнение большинства по какому-либо вопросу. Результаты опросов удобно использовать для статистики.

Следующий важный инструмент – форум. Здесь стоит создать раздел: «Вопросы к руководителям». Не помешает и анонимная форма обратной связи с руководителями. Личные блоги управленцев помогут улучшить взаимопонимание сотрудников с менеджментом. Язык блогов менее формален, что будет способствовать эффективному донесению идеи и требований руководителей до подчиненных.

Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Для улучшения коммуникации внутри компании, повышения лояльности и квалификации сотрудников можно воспользоваться корпоративными соцсетями, объединяющими преимущества корпоративных порталов и социальных сетей.

Выбранная форма интранета в идеале должна не только обеспечивать сотрудников нужной информацией, но и мотивировать их к повышению уровня своих знаний.

Используя широкие возможности обратной связи в корпоративных соцсетях, можно повысить вовлеченность сотрудников в рабочий процесс.

Благодаря наличию доступа к базе контактов и возможности быстро помогать удаленным сотрудникам корпоративные соцсети позволяют экономить рабочее время и оперативно решать текущие задачи.

Корпоративные соцсети способны помочь при адаптации новых сотрудников.

Чтобы обеспечить должный уровень информационной безопасности, можно обратиться к корпоративным соцсетям с комплексной защитой.

Всем известно, что успешная работа компании строится в основном силами команды. Но зачастую сотрудники мало мотивированы, плохо понимают свои обязанности и функционал, не умеют общаться друг с другом, а значит, и работать в коллективе. Как исправить ситуацию? На помощь может прийти создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании.

Корпоративный портал = интранет?

В первую очередь определимся с терминологией. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет — разные понятия.

Интранет, или интрасеть — это, как следует из названия, внутренняя сеть для сотрудников, работающая по тем же принципам, что и интернет, закрытая для посторонних пользователей [1] . Технически наполнение этого виртуального пространства «для своих» может быть любым: например, небольшой сайт (или даже несколько для разных отделов), набор документов для внутреннего пользования или общая база клиентов, доступная только сотрудникам. От обычной локальной сети интрасеть отличает использование web-технологий, то есть возможность входа пользователя через обычный интернет-браузер [2] .

Корпоративный портал (КП) — современная разновидность содержимого внутренней сети организации, многофункциональный сервис, который может обеспечивать доступ к программам документооборота, к планировщику задач, к платформе для видеоконференций и многим другим возможностям в зависимости от потребностей компании. Портал может быть выполнен на базе различных платформ, например, известные «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Итак, если интранет — это внутренняя сеть компании в целом, то КП — внешний интерфейс такой сети [3] . Однако все чаще корпоративные порталы для сотрудников именуют просто «интранет». В рамках данной статьи мы будем придерживаться этого же принципа и использовать термины «интранет», «интрасеть» в значении «корпоративный портал».

Функционал интранет-портала

Некоторые считают, что создание внутреннего корпоративного портала приносит пользу лишь крупным компаниям. Безусловно, именно они получают максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Итак, какие задачи может решить внедрение интранета?

Создание общего информационного пространства
Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы, в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства, что очень важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников.
Кроме того, интранет может все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
Обучение персонала
Многие компании формируют собственную «базу знаний» или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение;
Формирование корпоративной культуры
Даже простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Может быть, для небольшой фирмы это не столь важно, но в крупных корпорациях, а также при удаленной работе персонала это необходимый сервис. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.
Коммуникации
Еще недавно для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интрасетью такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.
Контроль
Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
Безопасность
Многие помнят, какой скандал разразился в США после взлома рабочей переписки на личной почте высокопоставленных чиновников [4] . Интрасеть может быть и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Как внедрить интрасеть в организацию?

Существует три основных способа создания интрасети:

разработка корпоративного портала исходя из потребностей фирмы на базе существующей платформы;
покупка и внедрение готового «коробочного» решения;
подключение к «облачному» сервису [6] .

Как правило, первый вариант — самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему.

Второй вариант — более бюджетный и быстрый в исполнении. Он подходит тем компаниям, которых устраивают стандартные возможности «из коробки», а также тем, кто пока не определился, какие функции понадобятся в дальнейшем. По мере развития фирмы такой портал можно дорабатывать.

Читать еще: Дополнение к должностной инструкции пример

Самые низкие первоначальные затраты — у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам [7] .

Вне зависимости от выбранного типа для внедрения корпоративного портала лучше обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут рассказать о плюсах и минусах конкретных решений и платформ, подобрать оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Плюсы и минусы корпоративного портала

Итак, как мы сказали выше, интранет позволяет автоматизировать и упростить многие аспекты рабочего процесса, сократить пустые траты рабочего времени персонала, сформировать корпоративную культуру. Однако стоит упомянуть и недостатки, которые часто присущи этому решению:

Чрезмерная официальность. Как ни крути, корпоративный портал — хорошая среда для работы, но не для общения или совместного решения творческих задач. Сам интерфейс настраивает сотрудников на рабочий лад, да и возможности интранета в этой части ограничены.?
Малая вовлеченность пользователей — следствие предыдущего пункта. Управление порталом — задача администратора, а пользователи не заинтересованы в наполнении сети интересным контентом.
Отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на те или иные решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.
Ощущение работниками давления и контроля. Разумеется, контроль — одна из функций портала, но во многих случаях интранет из удобного инструмента превращается в бесконечную череду получения задач и написания отчетов.
Нехватка общения. Те самые урезанные порталом пустые траты рабочего времени дают сотруднику возможность общаться с разными работниками, обсудить решения руководства, похвастаться успехами по проекту или просто перекинуться парой слов о погоде. Это и небольшой отдых, и налаживание отношений между людьми. С порталом сотрудник может решать большинство вопросов, не вставая с кресла, но может сложиться ситуация, когда работающий долгое время человек знает своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Создание виртуального рабочего пространства в каждой компании — лишь вопрос времени, ведь подобные инновации помогают развитию фирмы. Однако необязательно выбранным решением должен быть корпоративный портал, так как ему присущи серьезные недостатки.

Что выбрать: разработку индивидуального решения или готовое предложение?

Итак, осталось решить — есть ли реальные альтернативы корпоративному порталу? Что лучше: внедрение интранета «из коробки» или создание собственного сервиса с нуля? Эти вопросы мы задали эксперту, разработчику КСС LOQUI BUSINESS Дмитрию Бенцу:

«Как и обычные сайты, корпоративные порталы лучше разрабатывать под конкретную компанию: это позволяет учесть все нюансы, присущие данной фирме. Разумеется, такое решение в большинстве дороже, чем «коробочное». Однако готовые предложения часто нуждаются в серьезных доработках, в результате первоначальная цена существенно возрастает и может даже превысить стоимость индивидуальной разработки интранета.

Что касается недостатков корпоративных порталов: действительно, слабая социальная направленность — это серьезная проблема, из-за которой, по признанию многих фирм, внедрение КП в компании не принесло никаких плюсов. Некоторые переходят от портала к корпоративным социальным сетям, но большинство из таких сервисов тоже имеет существенные недостатки.

Западные эксперты говорят о том, что внедрение КП — лишь промежуточный шаг к полноценному digital workplace . Концепция «цифрового рабочего места» требует наличия сервисов, которыми обладает корпоративный портал, легкости в общении, свойственной для корпоративных соцсетей, мобильности и гибкости решения. Очень важной является ориентированность на пользователя, на работников фирмы.

Этими принципами мы руководствовались при создании LOQUI BUSINESS. Система удобна для использования с мобильных устройств и объединила достоинства порталов, мессенджеров, соцсетей, при этом избежав свойственных им недостатков. КСС LOQUI BUSINESS легко настраивается под конкретную компанию. Таким образом, нет нужды заказывать индивидуальную разработку. Можно сэкономить деньги и время, получив систему, которая не только упрощает многие процессы в компании, но и нравится пользователям, вызывает желание делиться контентом и общаться».

Корпоративные порталы: функции, задачи и метрики эффективности

15 минут на чтение

Корпоративный портал — это веб-интерфейс, который предоставляет сотрудникам доступ к информации и сервисам компании. Иногда его воспринимают как синоним интранета, но корпортал — это лишь часть внутренней сети. В ряде случаев интранет-портал принимает форму своеобразной социальной сети внутри компании.

В истории можно выделить несколько основных этапов, которые расширяли функционал и назначение систем:

Внутрикорпоративный сайт

Здесь публиковались новости и иные материалы для сотрудников.
Создавалась база документов и файлов.
Имелся форум для внутреннего общения.

Система для совместной работы

На следующем этапе в корпоративных порталах появились функции для совместной работы. Современные порталы компаний позволяют создавать виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или отделов.

Сотрудникам доступны следующие инструменты:

Внутренняя энциклопедия — по типу «Википедии».
Система управления задачами.
Хранилище документов с контролем версий.
Групповой календарь.

Платформа для интеграции

Сейчас корпоративный портал — это база, к которой подключают корпоративные приложения, также с его помощью собирают и используют данные о бизнес-процессах в компании. Интеграция предоставляет пользователю единую точку доступа к информационной инфраструктуре компании.

Интеграционные возможности:

Можно свободно пользоваться данными, которые хранятся в разных хранилищах в сети компании.
Сотрудникам доступна сквозная аутентификация — не нужно логиниться на каждом приложении или ресурсе.
Интерфейс может быть персонализирован под каждого пользователя.
Можно одновременно работать с несколькими корпоративными приложениями, например, почтой, CRM, ERP и т.д.

Функции портала

Внутренние и внешние коммуникации. Порталы ускоряют общение между сотрудниками и клиентами благодаря мессенджерам и элементам социальных сетей: «живой ленте», оповещениям, чатам и т.д. На многих порталах есть встроенная телефония.
Управление задачами и проектами. Инструменты для постановки задач, управления временем, чек-листы, фильтры, шаблоны и конструкторы документов.
Совместная работа с документами. Сервисы для создания, редактирования и хранения документов, настройки совместного доступа. Легко и удобно делиться документами с коллегами и клиентами, работая в онлайн-режиме без скачивания.
Планирование и учет рабочего времени. Одновременно облегчает работу и создание отчетов и повышает рабочую дисциплину. Учет затраченного времени позволяет оценить затраты на определенные типы задач.
CRM для продаж и работы с клиентами. Часть порталов интегрируются с CRM или предлагает их функции. Это позволяет создавать базы клиентов и партнеров. Фиксация и учет контактов позволят повысить эффективность работы отдела продаж.
HR — управление персоналом. Платформы позволяют легко представить структуру компании. Вся необходимая информация о сотрудниках всегда под рукой.
Автоматизация бизнес-процессов. Выполнение рутинных операций можно отдать роботам, что снизит нагрузку на персонал и повысит эффективность работы.

На примере «Битрикс24»

Соцсеть компании.
Управление задачами и проектами.
Коммуникации через «Открытые линии», которые позволяют связываться любым удобным мессенджером или почтой.
Чат и видеозвонки.
Управление бизнес-процессами.
Работа с документами онлайн.
Корпоративная почта.
Собственное облачное хранилище — «Битрикс24.Диск».
Рабочие календари.
Встроенная телефония.
Интегрированная CRM.

Живой ленты — здесь можно получить всю важную информацию. Это мгновенный обмен информацией, быстрое обсуждение и принятие решений, моментальная реакция коллег и инструменты мотивации.
Мгновенных коммуникаций — все контакты под рукой и доступны в один клик, общаться можно с любого устройства и в любых форматах: аудио, видео, текст, файлы.
Коллективного общения в общем чате, открытых чатах по направлениям и закрытых чатах сотрудников.
Единого хранилища документов — это корпоративный диск, публичные ссылки, актуальные версии документов на локальных компьютерах сотрудников, просмотр документов без офисных программ, редактирование файлов на компьютере.
Постановки задачи в один клик — с любой страницы портала, из других задач, из живой ленты, письма или чата в «Открытых линиях».
Планирования в диаграмме Ганта — ленточная диаграмма отображает продолжительность и дедлайны по задачам. Задачи можно связывать друг с другом, если сдвинуть срок по одной задаче, то сдвинется время остальных.
Управления задачами и проектами на канбан-доске — задания можно представить в виде карточек на виртуальной доске. Все задачи распределяются по стадиям выполнения, благодаря чему удобно отслеживать, на каком этапе находится та или иная операция.

Задачи портала

Повысить качество управления и эффективность бизнеса. Корпоративные порталы позволяют оценивать загруженность сотрудников и легко формировать отчеты по выполнению задач.
Улучшить управляемость и контроль. Чтобы принимать обдуманные решения, повысить качество управления и конкурентоспособность.
Сэкономить рабочее время. Платформа позволит быстро найти и обработать необходимую информацию, эффективно общаться с коллегами и быстрее выполнять задачи.
Повысить качество работы сотрудников. Рабочие группы внутри порталов позволяют сотрудникам быть в курсе рабочих процессов и сроков. Также это дает возможность сохранять накопленный опыт.
Оптимизировать процессы бизнеса. Скорость передачи информации и документооборота значительно повысится, что упростит работу.

Как измерить эффективность портала

Запуск корпоративного портала — только начало большой работы. Чтобы понять, насколько эффективно работает портал, необходимо отслеживать реакции пользователей. Для каждой функции есть собственные метрики.

Для анализа удобно использовать встроенные или дополнительные системы аналитики, например платформы Business Intelligence, и другие системы, которые можно использовать для создания дашбордов.

У портала есть 2 крупных категории задач: коммуникации и сервисы.

Эффективность коммуникаций можно отследить, проанализировав данные элементы:

Посещаемость. Количество визитов и уникальных пользователей, процент активных пользователей.
Поведение. Глубину просмотра и время на портале, среднее количество по основным разделам, средний коэффициент полезности материалов, долю визитов и просмотров с мобильных устройств.
Создание контента. Количество созданного и отредактированного материала, новые рабочие группы и активность в них.
Вовлеченность. Добавление в избранное, лайки и комментарии, процент прошедших опросы, участие в мотивационных программах, заполненность профилей сотрудников, сообщения из формы обратной связи.

Времени загрузки страниц и поиска ответа на вопрос.
Коэффициенту полезности материала.
Времени, которое необходимо для решения задачи исключительно средствами портала.
Проценту форм, которые не заполняются на бумаге.
Сокращению персонала, который поддерживает процессы.
Активности рабочих чатах.
Проценту проектов, которые реализуются онлайн.

Количество отправленных и полученных e-mail.
Количество e-mail, звонков или тикетов, связанных с поддержкой персонала (обращения к IT, HR, офис-менеджеру).
Количество личных обращений, связанных с поддержкой персонала.
Время, необходимое для решения часто повторяющихся задач вне портала.

Читать еще: Архивное делопроизводство это

В аналитике важно выделять сегменты. Можно разделить пользователей по географии, возрасту, отделу, должности либо по разделам портала: проекты, сервисы, база знаний, медиа и пр.

Помимо технических характеристик, можно измерить удовлетворенность пользователей от портала, разделов и функций. Можно опросить сотрудников, насколько интранет помогает в работе, насколько удобно пользоваться мобильной версией, какие функции больше всего нравятся, а какие не используются.

Что даст внедрение портала

Вырастет скорость поиска информации за счет того, что она будет аккумулирована на одном ресурсе.
Снизится риск утечки конфиденциальной информации.
Ускорится адаптация новых сотрудников.
У сотрудников появится возможность одновременно и совместно работать над документами, что снизит длительность согласований.
Усилится корпоративная культура — за счет роста горизонтальных связей в коллективе.
Результаты работы станут прозрачнее для всего коллектива за счет общих обсуждений.
Можно накапливать опыт работы и совершенствовать рабочие процессы.
Типовые задачи можно решать используя накопленную базу знаний.
Внутренняя переписка, занятость и присутствие сотрудников будет под контролем.
Вырастет качество и скорость обратной связи с сотрудниками.
Повысится качество обслуживания клиентов и эффективность работы компании.

Кому полезны порталы

Руководителям подразделений и топ-менеджерам

Получать обратную связь от сотрудников по какому-либо вопросу.
Использовать инструменты бизнес-аналитики — сбор, предварительную обработку и визуализацию коммерческих показателей, финансового состояния, текучки кадров, выполнения планов и т.д.

IT-специалистам

Выводить изображения с камер наблюдения.
Предоставлять единый доступ ко всем информационным системам компании.
Использовать адресную книгу с быстрым поиском по ФИО, должности, телефону.
Отображать и анализировать статистику обращений в техническую поддержку.
Использовать удобный механизм для обработки заявок — принцип одного окна, интеграцию с helpdesk-системами, статистическую обработку результатов и информирование пользователей об изменении статуса заявки.

Менеджерам по коммуникациям

Информировать сотрудников о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых услугах и продуктах, ориентации всех работников на конечный результат.
Оценивать настроения внутри компании, собирать и обрабатывать мнения сотрудников об условиях, кадровых перестановках и т.п.
Проводить внутренние маркетинговые кампании — опрос работников о новых товарах и услугах, которые выходят на рынок.
Собирать информацию об увлечениях сотрудников, мотивации и внутренних ценностях.

HR-специалистам

Проводить опросы и анкетирование сотрудников, делать автоматическую рассылку выбранной группе пользователей.
Создавать архив организационно-правовых документов — должностных инструкций, положений об отделах, организационных диаграмм.
Информировать и адаптировать новых сотрудников — знакомить с компанией, образцами заявлений, к кому обращаться и прочее.
Отслеживать динамику численности персонала — визуализировать принятых и уволенных сотрудников в разрезе профессии, возраста, отдела.

Основная выгода от внедрения интранет-портала — организационная. Люди будут работать быстрее и продуктивнее, снизится количество бумажной волокиты. В компаниях, где работают тысячи и десятки тысяч сотрудников, даже несколько процентов экономии времени значительно снизят расходы.

Однако, следует учесть, что корпоративные порталы и интранет — это всего лишь инструменты. И чтобы получать от них эффект, ими нужно грамотно пользоваться: внедрять, настраивать, отслеживать эффективность и дорабатывать. Системный подход и автоматизация бизнеса позволят с лихвой окупить инвестиции.

Внутренние корпоративные порталы

Пользу от внедрения и использования интранет-ресурсов получают практически все структурные подразделения компании, а с точки зрения HR-департаментов корпоративный портал может стать незаменимым инструментом взаимодействия с сотрудниками и большим подспорьем в организации работы самой кадровой службы.

Цели и возможности

Ключевые цели внедрения корпоративных порталов:

Создание «одного окна». Портал позволяет собрать в одном месте все ключевые и часто используемые сотрудниками ресурсы и приложения. Достаточно открыть страницу в браузере и все важные документы, необходимые контакты, назначенные задачи и последние новости окажутся перед глазами.
Обеспечение ускорение процесса принятия решения за счет встроенных областей для совместной работы и коммуникаций.
Эффективное управление документами. Портал позволяет организовать единое структурированное хранилище информации и повысить скорость движения и согласования документов.
Безопасность данных. Функционал портала предусматривает разграничение прав доступа у внутренней информации в зависимости от должностей и ролей.

Функционал внутренних порталов, позволяет оптимизировать работу всех жизненно важных областей работы организации.

Ключевые возможности порталов:

Единое информационное пространство и поддержание корпоративной культуры. Портал позволяет представить общую информацию о компании, ее организационную структуру, иерархию, справочники сотрудников, партнеров, клиентов и других контрагентов.
Календарь событий. Свод всех общегосударственных, корпоративных, персональных, и других значимых для организации и ее сотрудников праздников и мероприятий, например: дни рождения коллег, день рождения компании и т.д. Данная область позволяет добавлять новые события и своевременно информировать сотрудников о предстоящих праздниках.
Шаблоны документов и электронный документооборот. Функционал внутренних корпоративных порталов позволяет минимизировать ручные и рутинные операции и максимально перейти на электронную форму документооборота. С помощью портала можно:
- Создавать встроенные шаблоны типовых документов, например договора с подрядчиками, объяснительные записки, заявления на отпуск и т.д. – для оперативности и стандартизации оформления и заполнения подобных документов.
- Построить электронную систему подачи заявок. Например, автоматизировать обращения сотрудников в ряд внутренних служб, таких как: АХО, служба IТ и т.д.
- Выстроить полноценный документооборот. Портал позволяет заложить логику движения документов, например, согласование договора или приказа. Согласно данной логике можно будет отслеживать статус документа и его местоположение.
Хранилище информации – ключевая функциональная возможность внутренних порталов. Хранение: от различных документов (приказы, назначения, заявления, договора и т.д.) до тяжелых файлов (картинки, фотографии, презентации и видеоматериалы).
Управление задачами. Внутренний корпоративный портал – это удобный инструмент для постановки и контроля над исполнением поставленных задач. Данная область позволяет назначать и отслеживать задачи, сортируя их в удобном для пользователя виде: по сроку, ответственному и т.д.
Внутренние коммуникации. Корпоративный портал дает широкие возможности для увеличения эффективности внутренних коммуникаций.
- Видеоконференции. В портал может быть встроен блок для организации и проведения внутренних видеоконференций, что не только значительно экономит время сотрудников и руководителей на местных командировках, но и позволяет коллективно решать задачи, не покидая рабочего места.
- Чат – это возможность оперативного решения вопросов в режиме онлайн прямо на страницах портала. В чат встроен функционал, отслеживающий ненормативную лексику.
- Форум – возможность поднимать общезначимые вопросы и вести обсуждения.
Инфоблоки. На главную и внутренние страницы портала, в зависимости от задач, можно выводить различные внешние и внутренние инфоблоки:
- прогноз погоды;
- мировое время;
- пробки;
- последние новости в отрасли;
- распоряжения;
- цитаты (из встроенного списка);
- планы организации и статусы их выполнения и многое другое.
Выход в Интернет на пользовательском компьютере не требуется!
Интеграция. Портал может быть интегрирован с рядом внутренних и внешних систем организации, например:
- с внешним корпоративным сайтом, что позволит получать заявки клиентов через сайт и, например, автоматически регистрировать на портале;
- с корпоративной почтой, что позволит использовать систему оповещений и уведомлений;
- другими внутренними системами для повышения производительности труда.
Система уведомлений. Функционал корпоративных порталов дает возможность всегда быть в курсе изменений по тем задачам и областям, которые важны для пользователя. Система уведомлений направляет оповещение на почту сотрудника в ряде случаев, среди них:
- назначение задачи пользователю;
- приближение и/или достижение срока исполнения данной задачи;
- день рождения коллеги или другой значимый праздник;
- принят новый сотрудник и т.д.
Безопасность. Внутренний портал обеспечивает надежное хранение информации, благодаря строгому, но гибкому разграничению прав доступа и ролей пользователей.

Портал поможет бизнесу:

создать единый образ компании;
повысить управляемость компании за счет внедрения стандартов совместной работы, оптимизации хранения информации, повышении контроля выполнения поставленных задач;
упростить коммуникации, создав единую адресную книгу с контактами, должностями и другой полезной информацией о человеке;
организовать совместную работу в рамках рабочих групп с возможностями для обсуждений, постановки и контроля поручений, хранения файлов и поиском информации;
информировать сотрудников: новости, приказы, информационные письма;
создать единую базу знаний и наращивать ее;
проводить обучение, тестирование и другие опросы сотрудников;
доносить историю, цели и ценности компании;
предоставлять доступ к неофициальной информации: истории и события из личной жизни сотрудников: поздравления, конкурсы, достижения, фотогалерея;
ускорить процесс адаптации нового сотрудника.

Порталы позволяют сотрудникам:

всегда иметь под рукой структуру организации, с подробным делением по подразделениям и рабочим группам, с указанием руководителей и их контактной информации;
быть в курсе последних новостей компании, дней рождения коллег и других событий;
знать коллег в лицо и получать максимум общей информации о сотрудниках, используя только карточку контакта.

Пример использования HR-службой внутреннего портала в рамках корпоративного празднования Нового года

Размещение на главной странице портала обращения генерального директора;
отметка наиболее значимых сотрудников уходящего года;
организация и проведение корпоратива: голосование за место проведения, согласование с руководством;
информирование сотрудников о порядке проведения праздника;
размещение фотографий по итогам мероприятия.

« Внутренняя часть интернет-ресурса – интегрированный с сайтом корпоративный портал – представляет собой единое и структурированное хранилище информации, предоставляющее возможности для совместной работы сотрудников. Среди ключевых функциональных особенностей реализованного интерактивного портала стоит выделить: организационную структуру с визуальным отображением кадровых изменений, возможность создания групп пользователей для работы над проектами, модуль для подачи и обработки различных заявок в части АХО, техподдержки и т.д. Также нами была реализована сквозная интеграция сайта с различными системами компании», – Олег Грешнев, заместитель генерального директора Develonica, о создании корпоративного портала для Мострансавто

Источники:

http://wpuroki.ru/novosti/vnutrennij-korporativnyj-sajt.html
http://www.hr-journal.ru/articles/ov/pro-site.html
http://hr-portal.ru/article/vnutrenniy-sayt-kompanii
http://www.kp.ru/guide/intranet.html
http://www.uplab.ru/blog/corporate-portals/
http://softline.ru/about/blog/vnutrennie-korporativnyie-portalyi

голоса

Рейтинг статьи