Как работать с документами в архиве

Методика работы с архивными документами

Использование архивных документов постепенно становится обязательной нормой написания любой формы исследовательской работы, как для учащихся образовательных учреждений, так и для научных работников. Открытие архивов для большой группы исследователей позволяет в настоящее время ставить перед творческой работой конкретные практические задачи, раскрывать их на более высоком научном уровне с использованием доказательной базы реальных документов.

Но использование архивных документов, их представление в работе будут лишь тогда результативны, когда исследователь может грамотно определить, что же нужно и как можно получить материал из данного конкретного архивного источника. Для этого необходимо определить некий последовательный алгоритм работы:

• 1. Изучение определенного круга исторической литературы по теме исследования.
• 2. Выявление в литературе списка использованных фондов архивов и типов документов.
• 3. Определение архивохранилища для работы, его состава фондов (Работа с путеводителем в архиве). Таким образом, главной задачей станет определение по путеводителю номеров фондов по теме исследования.
• 4. Выписка названий и номеров фондов путеводителя, номера описи, соответствующей хронологическому периоду; заведующая читальным залом заказывает эти описи в архивохранилище.
• 5. Работа с описями, каталогами. В описях представлены названия документов и проаннотировано их основное содержание, даны крайние хронологические даты представленных материалов. В каталогах представлены справочные карточки, расположенные строго по тематическому и хронологическому принципам. В карточках написано название документа, дата и место его создания, даты выходные данные (фонд, опись, номер дела, лист). В процессе работы с описями и справочными пособиями архивов необходимо выписывать поисковые данные (шифры) и заголовки единиц хранения:

Заголовок выписываемого дела (документа) указывает на принцип формирования дела.

После завершения работы с описями и составления карточек по интересующим делам (документам) оформляется заказ у заведующего читальным залом архива на специальном бланке. На этом бланке указываются все исходные данные, начало названия дела, количество страниц, хронологический период дела.

Необходимо помнить, что заказ в архивах выполняется чаще всего на следующий день. Количество единовременной выдачи дел (документов) на руки исследователю также ограничено, и определяется нормой страниц.

После выполнения читальным залом заказа исследователя, начинается непосредственная работа по поиску необходимой для написания работы информации. Информацию можно заносить в тетрадь, на карточки. Тетрадь лучше иметь для каждого тематического раздела исследовательской работы отдельную. Например, тема звучит как «Восстановление города Николаевска после уничтожения» или «Развитие экономики в период с 1921 года по 1941 год». Таким образом, у исследователей 2 тетрадки. Данные в тетрадях обязательно заносятся с выходными данными: фонд, опись, дело, лист, подлинник или копия, имеющиеся пометы. Только в этом случае документ приобретает силу реального источника.

Ведение записей при работе с документами. Ведение записей при работе с архивными документами – операция сложная и ответственная. Это могут быть выписки (цитаты) частей текста, изложение своими словами содержания и копии документов. Приемы эти нередко применяются одновременно. Оформляются они по-разному.

Цитата берется в кавычки, текст записывается дословно, с сохранением стиля эпохи. К цитате необходимо составить аннотацию: из какого документа она взята, о чем в нем говорится. Исключение из цитаты отдельных слов и фраз в принципе нежелательно, поскольку неизбежно ведет к искажению содержания документа. Искажение содержания практически гарантировано способствует искажению научного смысла источника, и чаще всего факты становятся непригодны к использованию в качестве научного доказательства.

Изложение традиционно представляется в записях исследователей или сборниках документов и материалов, опубликованных в печати, записанным в квадратных скобках. Например, [докладная записка …..о восстановлении связи после интервенции. В записке представлен комплекс мероприятий по решению намеченной проблемы]. В квадратных скобках могут быть раскрыты допущенные в документе сокращения слов.

Копия документа – есть дословная запись текста источника в тетрадь, с сохранением стиля, орфографии, пометок. Обязательно указание даты, места создания, учреждения, подписей под документом.

Таким образом, выписки сделанные исследователями из архивных документов должны и через некоторое время отвечать на вопросы: где, когда, кем и о чем был разработан и составлен документ, кому он предназначался и был ли выполнен, когда это произошло. Кроме того, полезно отмечать, также со ссылкой на соответствующие документальные источники, какие обстоятельства послужили причиной составления документа.

Порядок ссылок на архивные документы. Ссылки на источники сведений, приводимых в исследовательских работах, делают возможной проверку этих сведений, позволяют судить об их достоверности, облегчают продолжение исследования. Без оформления ссылки ставится под сомнение сам факт, сообщаемый в исследовании, и научная ценность проведенной работы.

Ссылки отличаются от системы примечаний. В последних раскрывается смысловое значение непонятного термина, дается расшифровка сокращений, вводится исторические данные о предприятиях, конкретных личностях и пр. После подобных текстов также требуется поставить выходные данные источника (литературы или архива).

Методы работы с архивными материалами.

Любое архивохранилище представляет собой собрание различных архивных фондов. Архивный фонд – это совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, обществ и отдельных лиц. В архивах, особенно в отделах рукописей библиотек и музеев, хранятся не только архивные фонды, но и образованные в разное время коллекции. Архивная коллекция– комплекс отдельных документов различных организаций и лиц, объединенных по тематическому или иному логическому признаку.

В фонде (коллекции) первоначальным комплексом является дело, то есть отдельная единица хранения. Обычно дело объединяет документы, относящиеся к определенному вопросу, помещенные в отдельную обложку и имеющие сплошную нумерацию листов.

На дела фонда составляется опись (описи) – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи больших по объему и важных по содержанию фондов нередко снабжены указателями (именными, хронологическими и т.п.), которые существенно облегчают поиск нужных сведений.

Практически во всех архивохранилищах имеется научно-справочный аппарат: путеводители, справочники, каталоги, обзоры фондов. Путеводители по фондам обычно оснащены разнообразными указателями.

При ссылке на архивный документ обязательно указание на архив, номер фонда, описи, дела и листа (или оборота листа). Например: ЦГАЛИ, ф. 461, оп. 2, д. 189, л. 4 об. Эта запись называется легендой.

Методика работы исследователя в архиве имеет свои особенности. Прежде всего к архивным материалам целесообразно обращаться только после ознакомления со всем массивом опубликованных источников по теме. Такая последовательность необходима потому, что лишь в этом случае возможно введение впервые в научный оборот архивных данных.

Самая сложная проблема, стоящая перед каждым историком, которому предстоит обратиться к архивам, – это определение конкретного пути, тактики исследования. Ведь далеко не всегда искомые документы в компактном виде составляют архивный фонд. Гораздо чаще исследователю приходится решать поисковые задачи, и здесь ему на помощь приходит так называемая архивная эвристика, то есть научно обоснованные, целенаправленные, планомерные поиски в архиве. Архивная эвристика опирается на общеисторическую и книговедческую подготовку исследователя.

Работа исследователей над архивными документами сводится к ряду основных операций, которые в общем проводятся последовательно, но нередко и совмещаются. Операции эти следующие: поиск документов, отбор из их числа необходимых, атрибуция документов, изучение их содержания, источниковедческая оценка, использование.

Методы и приемы работы исследователя над архивными материалами зависят от многих обстоятельств: темы исследования; того значения, которое будут иметь архивные материалы в ее разработке (то есть должны ли они явиться ее основой или иметь только дополнительное иллюстративное значение); от характера и объема материалов; от степени их использования в работах предшественников и т.д. Несмотря на это, существуют общие методы работы над архивными источниками.

После того как документы по теме выявлены, необходимо заняться их атрибуцией, то есть определением в тех случаях, когда это неизвестно, подлинности выявленных документов, времени и места их происхождения, авторов и адресатов. Без атрибуции нельзя правильно понять, оценить и использовать документ.

С атрибуцией обычно связано и наведение справок фактического характера относительно упоминаемых имен, организаций, издательско-книготорговых фирм и т.д. Для этого используются различные биографические словари, справочники, адресные книги, некрополи, юбилейные издания и пр.

Архивный поиск – это сложное, но увлекательное занятие, требующее от исследователя глубоких исторических, историко-книговедческих знаний, а часто и интуиции.

Методы работы с печатными материалами.

Умение работать с текстом — это умение правильно его оценить, быстро разобраться в структуре, взять и зафиксировать в удобной форме все, что оказалось ценным и нужным. Наиболее частые ошибки — это отсутствие целенаправленности в чтении и нерациональная форма записи.

Умение работать с печатными изданиями — это умение правильно оценить произведение, быстро разобраться в его структуре, взять и зафиксировать в удобной форме все, что в нем оказалось ценным и нужным.

Умением работать с литературой обладают далеко не все. Наиболее частые ошибки — отсутствие должной целенаправленности в чтении, недостаточное использование справочного аппарата, нерациональная форма записи прочитанного. Все это снижает эффективность умственного труда, приводит к непроизводительным тратам времени.

Одной из особенностей чтения специальной литературы является то, что оно протекает в определенной последовательности: сначала предварительное ознакомление с книгой и только после этого ее тщательная проработка.

Поэтому для экономии времени и с тем, чтобы определить цели и подходы к чтению книги, рекомендуется начинать с предварительного ознакомления с ней в целях общего представления о произведении и его структуре, организации справочно-библиографического аппарата. При этом необходимо принять во внимание все те элементы книги, которые дают возможность оценить ее должным образом.

Делать это лучше всего в следующей последовательности:

— заглавие; — автор; — издательство (или учреждение, выпустившее книгу); — время издания; — аннотация; — оглавление; — авторское или издательское предисловие; — справочно-библиографический аппарат (указатели, приложения, перечень сокращений и т. п.).

Существуют два подхода к чтению научно-литературного произведения: беглый просмотр его содержания и тщательная проработка произведенияв целом или отдельных его частей.

В процессе чтения могут попадаться непонятные слова, многие термины используются в различных контекстах неоднозначно, не всегда ясны различного рода сокращения. Все это затрудняет чтение, может приводить к искажению смысла текста. Необходимо приучить себя к обязательному уточнению всех тех терминов и понятий, по поводу которых возникают хоть какие-либо сомнения. Очень важно для этого всегда иметь под рукой необходимые справочники и словари.

Чтение научной и специальной литературы, как правило, должно сопровождаться ведением записей. Это непременное условие, а не вопрос вкуса или привычки. Необходимость ведения записей в процессе чтения неотделима от самого существа использования книги в работе, будь то наука или практика.

В некоторых случаях бывает целесообразным использование так называемых формализованных выписок.

При чтении научной, учебной и специальной литературы довольно распространена практика всякого рода пометок и выделений в книгах.

Одним из наиболее часто практикуемых видов записей является конспект, т. е. краткое изложение прочитанного.

Результатом проработки книги может быть еще и такой вид записи, как перечень страниц, содержащих материалы по определенным вопросам. В дополнение к номерам страниц в нем целесообразно также указывать, в каких абзацах находятся нужные материалы или расстояние до них от верха или низа страницы в сантиметрах.

Более сложный вид записи — составление плана книги, отражающего ее содержание и структуру.

Ведение графического конспекта — наиболее совершенный способ изображения внутренней структуры книги, а сам этот процесс помогает усвоению ее содержания.
Словарь терминов и понятий. Не случайно относится к группе записей, связанных с необходимостью аналитической переработки текста. Составить для себя такой словарь и дать точное толкование всем специальным терминам и понятиям — дело далеко не механическое.

17. Справочные издания: энциклопедии, справочники, словари.

Справочное издание – издание, содержащее краткие сведения научного, научно-популярного или прикладного характера, изложенные, оформленные и расположенные так, чтобы их можно было быстро найти.

К справочной литературе относятся разные энциклопедические словари, справочники, статистические сборники, хроники исторических событий, календари знаменательных дат, путеводители.

Энциклопедия – справочное издание, содержащее в обобщенном виде основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде кратких статей, расположенных в алфавитном или систематическом порядке.

Энциклопедией называют также научное справочное пособие, содержащее обозрение наук или дисциплин (преимущественно в форме словаря).

Энциклопедии делятся на универсальные (напр., «Большая советская энциклопедия», «Британника», «Википедия»), отраслевые («Математическая энциклопедия», «Техническая энциклопедия»), региональные, проблемные, персональные.

Спра́вочник — издание практического назначения, с кратким изложением сведений в систематической форме, в расчёте на выборочное чтение, на то, чтобы можно было быстро и легко навести по нему справку.

Справочники рассчитаны на выборочное чтение и предназначены для быстрого нахождения по ним справки.

Справочники обычно имеют систематизированную структуру, заглавия в них упорядочены по определённому принципу.

Многие справочники снабжаются вспомогательными указателями (алфавитным, предметным, именным и пр.)

По целевому назначению справочники различают на:

Слова́рь — книга, информация в которой упорядочена c помощью разбивки на небольшие статьи, отсортированные по названию или тематике. С развитием компьютерной техники всё большее распространение получают электронные словари и онлайн-словари.

Др. толкованиеСловарь — собрание слов (обычно в алфавитном порядке), устойчивых выражений с пояснениями, толкованиями или с переводом на другой язык;

Словари принято делить на два основных типа: энциклопедические и лингвистические.

Объект описания лингвистических (языковых) словарей — языковые единицы (слова, словоформы, морфемы). В таком словаре слово (словоформа, морфема) может быть охарактеризовано с разных сторон, в зависимости от целей, объёма и задач словаря: со стороны смыслового содержания, словообразования, орфографии, орфоэпии, правильности употребления. В зависимости от того, сколько признаков слова описаны в словаре, различают словари одноаспектные и многоаспектные.

§ Синхронические лингвистические словари отражают срез языка какого-то определённого времени (например, языка XVIII века, современного языка).

§ Диахронические (например, этимологические) — отражают развитие языка с течением времени.

Энциклопедические (др.-греч. ἐγκύκλιος παιδεία — «обучение в полном круге») словари содержат экстралингвистическую информацию об описываемых языковых единицах; эти словари содержат сведения о научных понятиях, терминах, исторических событиях, персоналиях, географии и т. п. В энциклопедическом словаре нет грамматических сведений о слове, а даётся информация о предмете, обозначаемом словом.

Чего не следует делать в архивах

Arzamas опросил специалистов и составил список из 23 советов начинающему исследователю

Не нужно считать, что без архивных документов исследование проведено быть не может. Многие источники опубликованы и по вашей конкретной теме могут просто оставаться неосмысленными. Знакомство с архивами имеет смысл только после знакомства с публикациями. Поверьте, после знакомства с публикациями документов ощущения от знакомства с оригиналами будут не менее сильными, а уровень осмысления материала — куда более глубоким.

Не нужно тревожить документы по пустякам. В редком архиве вам будут рады и встретят с распростертыми объятиями, если вы будете заподозрены в праздном любопытстве, желании «поискать чего-нибудь интересненькое» — и вовсе не из-за лени или снобизма. И напротив, если вы сами будете осознавать свою цель, точно ее формулировать, вам придут на помощь и архивисты, и сами рукописи. Если не быть постоянно готовым к открытию, то никогда его не совершишь, и никакие описи и картотеки не помогут. Большинство архивных находок происходят случайно, но это хорошо подготовленные случаи.

Не стоит идти в архив, не выяснив номера и названия нужных фондов, а по возможности — и шифры документов. Если в библиотеку смело можно идти с темой, но еще не зная авторов и названий книг, с которыми будешь работать, то в архиве вы рискуете потратить уйму времени, роясь в огромных каталогах или толстых описях. Сейчас в Сети (не говоря уже про библиотеки) есть куча документов про все что угодно. Если вы приходите в архив, то лучше заранее максимально изучите вопрос, который вас интересует, по доступным источникам. Это поможет вам гораздо лучше ориентироваться в архиве и более грамотно выстроить свою работу.

Не забудьте взять с собой:
а) отношение — то есть письмо от организации, к которой вы «приписаны», с просьбой разрешить вам поработать в архиве;
б) паспорт — ни с каким другим документом в архив не пустят;
в) запасную батарею для лэптопа, карандаш и бумагу (и не удивляйтесь, если вам не дадут подзарядить компьютер от сети).

Не идите, не узнав заранее:
а) где находится архив;
б) часы его работы;
в) время, которое проходит от заказа материалов до их получения;
д) условия копирования;
е) можно ли пользоваться компьютером и на каких условиях.

Не приходите в последний день перед каникулами, проверкой фондов и т. п.

Не заказывайте дело сразу по шифру, списанному из книжки, всегда сверяйте его с описями. Не только автор книжки или наборщик могли ошибиться, но и опись могли переработать.

Не относитесь к сотрудникам архивов как к обслуживающему персоналу, который нужен, только чтобы надоедать формальностями, приносить и уносить архивные дела. Очень часто человек в синем халате на самом деле сам — замечательный исследователь, обладающий глубокими и нетривиальными знаниями, которые даются только долгим опытом. Проявленное терпение и уважение нередко приносят ощутимые плоды: вы вдруг получаете шесть дел вместо положенных пяти, и не через неделю, а послезавтра или даже завтра. Сотрудник архива может продлить дело сверх положенного срока, сделать заказ по телефону. Но самое ценное: он может сказать вам то, что не попало ни в какие описи. Описи делались давно и часто впопыхах, а сотрудник архива как раз вчера зачем-то обратил внимание на документ, который вам может очень и очень пригодиться. Или посоветует посмотреть в тот фонд, который никак не входил в ваши планы, но там-то как раз и отложилось что-то. Просто вы не можете учесть все существовавшие каналы перетекания и распространения документов, а сотрудник архива с цепкой профессиональной памятью давно сделал соответствующие наблюдения, но не удосужился, замученный рутиной, написать об этом статью. В общем, никогда не ссорьтесь с архивариусом.

Не берите без спросу книгу с полок подручной библиотеки архива или отдела рукописей. Вы потом ее поставите не туда, и все намучаются ее искать.

Не рвать, не мять, не перегибать. Это очевидно.

Не водите по рукописи пальцем. Ваш природный жир не очень полезен ни для бумаги, ни для пергамена, ни для фотоэмульсии. Да, перелистывать дела в перчатках не очень удобно, но, во всяком случае, при работе с толстыми, требующими поддержки и расправления делами стоит надеть на левую руку специальную перчатку из тонкого белого трикотажа. И архивные сотрудники оценят, и степень вашей свободы будет повыше. К тому же это совершенно новый уровень общения с архивным делом. Не потребительский, а уважительный. Это просто: всегда при походе в архив имейте с собой пару тонких перчаток. Соблюдение этого простого правила, помимо прочего, положительно скажется на вашей профессиональной самооценке.

Не оставляйте дела открытыми. Обычно говорят про опасность прямых солнечных лучей, но и рассеянный ультрафиолет не полезен бумаге и особенно чернилам и красителям. За время вашей отлучки в буфет или по другим важным делам погода может перемениться. Если вы прерываете работу с делом, оно должно быть тут же закрыто.

Не приходите в архив с чернильными или шариковыми авторучками. Запаситесь карандашом. Неизвестно, насколько ценен будет ваш вклад в науку, а документы, напротив, должны храниться вечно.

Не кладите свой листок для выписок поверх архивного дела: на бумаге останется продавленный след от вашей ручки.

Не кладите на рукопись не только термос или салат, но и конфеты и шоколад. И не только на рукопись, но и рядом с ней. Запретите себе любую пищу рядом с документами. Дело даже не в том, что лично вы неаккуратны, а в том, что бывают досадные случайности.

Не заказывайте дело повторно — по возможности. Архивное дело страдает от каждого, даже аккуратного пролистывания. Если заказали дело — посмотрите и отработайте сразу или отложите за собой в читальном зале, но постарайтесь обойтись без повторного заказа.

Не пытайтесь фотографировать, не спросив разрешения у сотрудника читального зала. Если спросите — скорее всего, вам откажут, хотя бывают места удивительные. Но если вы попытаетесь тайком сфотографировать дело и вас поймают — лишат читательского билета.

Не разговаривайте по телефону. Это мешает.

Не берите в столовых кофе, он почти всегда плохой. В некоторых архивах вообще нужно быть осторожнее при выборе меню в столовой.

Не выдавайте свое внутреннее ликование по поводу находки, если таковая случилась. Сохраняйте непроницаемое лицо.

Не пытайтесь нарушать установленные правила. Демонстрировать свою крутость или безобидность (сумел переснять дело на телефон, ну и что-кому-от-этого-хуже-простите-больше-не-буду) не стоит. Как начинающий исследователь, вы еще не имеете своей «кредитной истории», и церемониться с вами, скорее всего, не будут. Самое легкое, что вам предстоит испытать, — это острое ощущение собственного невысокого статуса.

Никогда несанкционированно не выносите документы из архива. Даже если вы сотрудник архива и честно собираетесь вернуть их на место. Если с вами что-то случится — вы попадете под машину или умрете дома, — документы тоже пострадают.

Никогда не уходите из читального зала последним — по крайней мере, в отечественном архиве. Такой поступок начинающего исследователя — залог тайной недоброжелательности и устойчивой неприязни коллег-архивистов.

Материал составлен из советов Александра Лифшица, Ольги Эдельман, Андрея Костина, Ильи Венявкина, Константина Боленко,
Татьяны Двинятиной, Александра Боброва, Евгения Акельева, Валерия Золотухина, Алексея Балакина, Дмитрия Опарина, Павла Сербина, Константина Полещука, Ирины Ролдугиной.

Как работать с документами в архиве

Для руководителя предприятия хороший архивист — это, работник, который оперативно принимает документы в архив от структурных подразделений и выдаёт дела по первому требованию. Ни большего, ни меньшего от вас не ждут. То, как вы будете учитывать документы в архиве, размещать дела на полках стеллажей, выделять их к уничтожению и др. — исключительно ваши функционал и зона ответственности.

Для того, чтобы вас ценили коллеги и руководство компании, старайтесь всё делать вовремя. Попросил бухгалтер забрать товарные отчёты — забирайте в тот же день. Юристам понадобился договор — выдайте сразу. Никогда сразу не говорите, что в архиве нет каких-либо документов. Отвечайте чётко и грамотно: «Я проверю. Если документы сдавались, обязательно выдам. Постараюсь как можно быстрее».

Архив компании — это обслуживающее структурное подразделение. Архивист не генерирует прибыль. Его задача — помогать тем, кто этим занимается.

Не превращайте архив в свалку. Главное — это учёт. Не забывайте об этом. Вы не сможете оперативно выдать коллегам запрошенные документы, если не будете иметь чёткого представления о том, на какой полке они находятся.

Не принимайте неоформленные дела. Как бы ни упрашивали коллеги забрать папки «как есть», не соглашайтесь. Каждое дело должно быть оформлено. Важно, чтобы это было сделано специалистом, который его сформировал. Никто лучше не представляет, какие документы он в него поместил. Обращайте внимание на заголовки дел. От того, насколько грамотно они составлены, во многом зависит их дальнейшая судьба. Прочтя заголовок, вы с первого раза должны понимать, из чего состоит дело. Сегодня бухгалтер, написавший на папке «Зарплата 2018», понимает, что в неё помещены лицевые счета по начислению заработной платы работникам за 2018 год. А через полгода ни вы, ни он не сможете с уверенностью утверждать, что табели учёта рабочего времени или положения о премировании нужно искать в другом деле.

Вот основные нормативные правовые акты по нашей теме:

1. Закон об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь от 25.11.2011 № 323-З.

Ознакомьтесь обязательно. Знание Закона поможет избежать фатальных ошибок с самого начала работы в архиве. Особенно полезно это будет для архивистов частных предприятий, руководители которых зачастую считают документы исключительной собственностью компании и уверены в том, что могут поступать с ними по своему усмотрению. Вплоть до ритуального сжигания в мангале во время весеннего пикника. Знание Закона позволит убедить директора в обратном.

2. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143). Там найдёте всё, что надо. И даже немного больше. Даже если ваша компания основана на частном капитале, требования Правил распространяются на неё в той же степени, что и на государственные предприятия. На старте Правила помогут убедить руководство не размещать документы в неподходящих помещениях (подвалах, чердаках, гаражах и т. п.). Требования к условиям хранения там прописаны более чем подробно и доступно.

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Инструкцию нужно не только изучить. Желательно разработать на её основе собственную. Во-первых, с регламентом, в котором учтены особенности бизнес-процессов вашей компании, будет проще работать. Во-вторых, мотивировать коллег правильно оформлять документы проще с помощью документа, который утверждён директором предприятия. Что им до инструкций Минюста? А вот директора фирм для наших клерков — это и есть та самая «власть на местах», которой они привыкли подчиняться.

4. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утверждён Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). В нём найдёте информацию о том, как долго следует хранить те или иные документы.

С более подробным списком нормативных документов по архивному делу и делопроизводству можно ознакомиться на сайте archives.gov.by.

Архивист обязательно должен знать состав документов архива и порядок их размещения в архивохранилище.

Перед тем, как начать расставлять документы на стеллажах, разделите их на четыре группы: документы постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения) и временного (до 10 лет) хранения. Если на переданные в архив дела были составлены описи, это не займёт много времени. А вот в случае их отсутствия придётся повозиться.

Составляем описи дел. О том, как упорядочивать документы постоянного хранения и по личному составу, читайте в нашей статье Научно-техническая (архивная) обработка.

Дела временного хранения подлежат частичной обработке. Главное — наличие обложек с указанием названий отделов, в которых сформированы дела, делопроизводственных индексов, заголовков и крайних дат.

После составления и утверждения описей можно начинать раскладывать документы по полкам. Для начала пронумеруйте каждый стеллаж и каждую полку.

Дела, которые «поднимаются» редко, имеет смысл разместить на «неудобных» полках: повыше и подальше. А папки, которые запрашивают регулярно, лучше поставить в доступных местах.

Не забывайте про разные сроки хранения документов. Нельзя размещать на одной полке документы временного и постоянного хранения. Во-первых, это запрещено законодательством. Во-вторых, когда придёт время выделять дела к уничтожению, ваша «постоянка» будет защищена от случайной сдачи в макулатуру.

Заведите пофондово-топографический указатель, или сделайте в копиях описей отметки о местоположении дел. Просто обозначьте на каких полках они расставлены.

Если документов много, можно самостоятельно разработать форму описи, которая позволит быстро определять, где находится нужное дело. Такую опись удобнее вести в электронном виде. Например, в формате таблицы Excel.

Пример описи с фиксацией местоположения дел:

Такая форма описи применима только для внутреннего пользования. При передаче документов в государственный архив нужно будет оформлять опись в соответствии с законодательством. Но облегчить себе работу вам никто не запрещает.

Заведите журнал учёта выдачи дел во временное пользование. Выдавайте документы только под роспись. Для выдачи документов временного хранения (а их чаще всего и будут запрашивать) разработайте акт.

Поддерживайте порядок в архиве. Этот совет касается как учёта документов, так и элементарных требований гигиены. Не ленитесь расставлять по местам документы, которые вернулись из отделов после выдачи во временное пользование. Искать срочно понадобившуюся накладную в куче «возвратов» — не самое приятное занятие.

Отмечайте в журнале и актах не только факт выдачи дел, но и их возврат. Представьте, как глупо будет выглядеть сотрудник, который доказывает, что запрошенный документ был выдан месяц назад, а потом случайно обнаружит его в хранилище.

Обязательно организуйте систематическую уборку помещения архива. В рабочем кабинете влажную уборку следует проводить ежедневно. Даже относительно «свежие» документы имеют свойство скапливать пыль. А в ней нет ничего полезного. Среди бывалых архивистов даже есть поговорка: «Если архивист не чихает — значит, он умер».

Обеспыливание стеллажей, архивных коробок и папок рекомендуется проводить не реже одного раза в год. Это процесс трудоёмкий, но необходимый.

Следите за температурно-влажностным режимом в архивохранилище. Обзаведитесь специальными приборами и фиксируйте их показания в специальном журнале. Не допустив распространения плесени, насекомых и грызунов, вы обеспечите не только сохранность документов, но и защитите своё здоровье.

Успехов вам, коллеги!
Ваш Док-Консалт

Если остались вопросы, свяжитесь с нами любым удобным способом:

Как работать с документами в архиве

8(495)912-63-37
gmc@edu.mos.ru

Работа с архивами и архивными документами

ПРАВИЛА ИСЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ ШКОЛЬНИКОВ С ДОКУМЕНТАМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Я.В. Леонтьев, доцент кафедры политической истории МГУ им.М.В. Ломоносова

Как правило, в каждом областном (краевом, республиканском) центре существует не один, а два архива:
1. государственный архив,
2. центр документов новейшей истории (бывший партийный архив).
В районных центрах находятся городские архивы или филиалы областных. Хранящиеся в архивах документы рассредоточены по фондам.

Архивные фонды в государственных архивах
Архивные фонды в государственных архивах, в основном, делятся на три основных категории: фонды местных государственных учреждений, фонды общественных организаций (в том числе политических партий) и личные фонды. Последняя категория фондов – это семейные или персональные архивы частных лиц, принятые на государственное хранение. В этой группе материалов вам могут встретиться личные фонды дворянских фамилий, почетных граждан вашего края – ветеранов войны и труда, деятелей науки и культуры. Часто попадаются в архивах фонды писателей, журналистов, краеведов, историков, а также тематические коллекции документов. Помимо государственных учреждений, в региональных архивах хранятся фонды предприятий и колхозов, иногда – фонды церковных епархий, учебных заведений, органов печати.

Московские и петербургские архивы
В Москве и Петербурге, помимо перечисленных архивов, находятся еще центральные государственные архивы, крупнейшим из которых является Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), расположенный по адресу: Большая Пироговская улица, д.17. По соседству с ним, по этому же адресу находится и другой «гигант» – Российский государственный архив экономики. Военные архивы рассредоточены по разным местам: в Москве существуют два военно-исторических архива, один из которых хранит документы до конца I мировой войны, а другой – до начала Великой Отечественной войны. В подмосковном Подольске располагается Центральный архив Министерства обороны, хранящий документы, начиная с 1941 г., а центральный военно-морской архив находится в Петербурге. В Москве сосредоточен еще ряд центральных архивов, в том числе Центральный архив ФСБ и два крупнейших бывших архива КПСС. В Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ, бывший Центральный партийный архив) хранятся документы до 1953 г., а в Российском государственном архиве новейшей истории (РГАНИ, бывший текущий архив ЦК КПСС) – партийные документы после смерти Сталина. В составе фондов РГАСПИ сейчас находятся и все материалы Центрального архива комсомола.

Доступ к архивным документам и порядок работы с ними
Согласно действующему законодательству «Об Архивном фонде РФ и архивах», «документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам» (статья 20 Закона № 5341-1 от 07.07. 1993 г). Заметим, что никакие ограничения к доступу в архивные учреждения по возрасту в законе не оговорены.
Если школьник пойдет в архив самостоятельно, без родителей и наставников, то ему, прежде всего, понадобится письмо-отношение, адресованное в дирекцию данного архива. В этом письме, завизированном печатью школы или училища и подписью директора, должна содержаться просьба о допуске школьника для работы с архивными документами. В нем также должны быть оговорены тема исследования, приблизительные хронологические рамки и цель работы.
Получив разрешение от дирекции архива на работу с документами, школьник должен сначала изучить путеводитель по архиву и выписать номера заинтересовавших архивных фондов и затем заказать в читальном зале описи (как называют списки-перечни документов) этих фондов. Ознакомившись с ними и выписав номера интересующих единиц хранения, можно приступать к заказу конкретных дел. При работе с архивными делами или единицами хранения исследователь должен делать записи в листе использования, в котором указывается тема исследование и номера листов, из которых взята информация. В архиве исследователю могут понадобиться увеличительное стекло, карта изучаемой местности, словари или справочная литература. Ими пользоваться в архиве не возбраняется. Естественно, исследователь может обращаться за справками и к научным библиотекам, которые имеются во многих архивах. Часто в них хранятся подшивки старых газет. Не исключено, что именно в них можно обнаружить какие-то «ключи» для дальнейшего поиска.
По закону пользователь архива имеет право беспрепятственно получать любые документы, не содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), но, если такие сведения в интересующих исследователя документах имеются, то со времени их создания должно пройти не менее 75 лет. Если же речь идет о документах, касающихся родных, то следует захватить с собой в архив копии с метрических документов о рождении родителей, дедушек и бабушек, и тогда установленный законом срок давности не будет распространяться на документы родственников. В любом случае на все документы первой четверти ХХ века и, разумеется, на более ранние, ограничения распространяться не должны. Такой порядок работы с документами присущ всем государственным архивам, а также Центрам хранения документов новейшей истории, тоже относящихся к системе Федеральной архивной службы.

Ведомственные архивы
Помимо государственных архивов, у нас в стране существуют еще ведомственные архивы по всем отраслям жизнедеятельности государства (экономика, наука, силовые структуры и т.д.). Федеральный закон устанавливает 30-летний срок секретности документов, содержащих государственную или иную тайну. Однако ведомства (к примеру, ФСБ, МВД, Министерство иностранных дел или Министерство обороны) имеют право продлевать этот срок давности. Это приводит к тому, что задерживается передача ведомственных документов в государственные хранилища. Вот почему многие материалы, например, по Великой Отечественной войне до сих пор засекречены.
Не просто обстоит дело и с архивами Федеральной службы безопасности. Некоторые региональные управления ФСБ в течение последних лет передали часть своих документов (архивно-следственные дела) в государственные архивы, и они стали более или менее доступны историкам. В Москве они поступили в ГАРФ, а в других городах (Воронеж, Тверь и т.д.) – в центры документов новейшей истории.

Поиск информации
Если нужно выяснить судьбу какого-то репрессированного человека, наставник или сам учащийся должен, прежде всего, послать в местное Управление ФСБ официальный запрос по поводу судьбы интересующего лица и выяснить, где хранится его следственное дело. Дальнейшие действия зависят от того, поступил ли фонд архивно-следственных дел в вашем областном (краевом, республиканском) центре в архивный центр документов новейшей истории, тогда нужно обратиться туда. Если еще не поступил, то родители или наставник могут обратиться с запросом в службу регистрации и архивных фондов местного Управления ФСБ. Чтобы получить непосредственный доступ к архивно-следственному делу человека, не являющегося вашим родственником, понадобится доверенность его прямых или близких боковых родственников (детей, внуков, племянников), заверенная нотариусом, либо личное присутствие кого-то из них при ознакомлении с делом. По закону без доверенности разрешается снимать ксерокопии с некоторых следственных документов: с ордеров на арест, анкет, протоколов допросов, обвинительных заключений, заявлений подследственных и осужденных.
В случае же, если вас интересует судьба человека, арестованного в другой области или увезенного куда-либо для следствия после ареста, вы можете послать письменный запрос в Управление регистрации и архивных фондов ФСБ по адресу: 101000, г. Москва, УРАФ ФСБ РФ, или же в службу регистрации и архивных фондов конкретного областного Управления ФСБ. Например, вы знаете, что священник вашего села в Курской области был сослан в Томскую область, а впоследствии до односельчан дошли сведения о его новом аресте и расстреле в 1937 г. Значит, вы должны вести поиск не только в Курске, но и обратиться с запросом в Управление ФСБ по Томску и Томской области.

Открытые фонды
Впрочем, в областных государственных архивах существуют и открытые фонды, отражающие историю репрессий в ранний период Советской власти. Если вы занимаетесь изучением истории какого-либо крестьянского восстания времен Гражданской войны, то вам надо поработать, во-первых, с фондом местного (уездного, волостного) исполкома, и, во-вторых, с фондом губернского революционного трибунала. В составе фондов революционных трибуналов находятся как следственные дела, так и материалы судебных процессов.
Множество материалов, отражающих все сферы жизни, вы отыщете в фондах губернских исполкомов и губкомов партии. Сюда попадали даже секретные сводки ВЧК-ОГПУ о политическом и экономическом состоянии губернии, отношении населения к тем или иным социальным явлениям, политическим дискуссиям, экономическим трудностям. Огромный интерес представляют письма рядовых людей «во власть», которые могут хранится повсюду – от отдела социального обеспечения (собеса) и редакции газеты до горкома партии. В архивах небольших городов, безусловно, имеются интересные документы, порой изученные гораздо хуже, чем материалы центральных и областных архивов, где регулярно работают «взрослые» историки и студенты. Например, в фонде городского совета в районном архиве встречаются списки «лишенцев», документы о закрытии церквей.
Сведения генеалогического характера (о рождении, крещении, венчании, прописке, смерти) нужно искать в метрических книгах церковных приходов, домовых книгах, фондах ЗАГСов, которые есть и в районных, и в областных архивах. Если вы разыскиваете материалы о людях, состоявших в коммунистической партии, то на так называемых «номенклатурных» работников, то есть тех, кто занимал определенные посты, должны существовать личные дела. В зависимости от уровня, они хранятся в центрах документов новейшей истории. В отношении партийных руководителей, директоров заводов и крупных учреждений, военного командного состава могут существовать разные дела – как в областном центре, так и в РГАСПИ в Москве.
Запросы о героях исследований в центральные архивы можно посылать напрямую, а в архив Министерства обороны лучше всего – через военкомат. Не отчаивайтесь, если искомые вами материалы обнаружатся не вдруг и не сразу. Порой историки ведут свои поиски по многу лет. Но если даже не удастся найти ничего нового о вашем герое, работа в архиве поможет учащемуся глубже «погрузиться» в изучаемую эпоху и познать явные и тайные механизмы решений, которые принимала власть.

ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ ШКОЛЬНИКА

А.Г. Козлова, зав. архивом Международного общества «Мемориал»

Исследовательская работа не литературное эссе, а историческое исследование, поэтому исторические источники – важнейшая ее часть. Все исторические источники, письменные или устные, архивные документы или магнитофонные записи были откуда-то получены, поэтому совершенно необходимо указать их адрес. Например, если в архивах работал не сам школьник, а его наставник, в этом нет ничего плохого, надо лишь в сноске указать, что это документы из такого-то архива и они были предоставлены школьнику тем-то и тем-то. Если документы взяты вами из семейного архива, это тоже следует указать. Если учащийся ссылается на сделанное им интервью или прямо его цитирует, надо указать дату и место его проведения. Если используется чужая запись, тем более это следует пояснить. На какие бы документы или воспоминания ни ссылался автор работы, необходимо указывать, опубликованные это источники или нет.
Всякий чужой текст, приводимый в работе, должен быть выделен кавычками или особым шрифтом, если работа выполняется на компьютере, и обязательно снабжен сноской, в которой следует указать имя автора, название книги или статьи, год издания и страницу. Кстати, это очень важно и в цитировании сделанных учащимся записей устных рассказов, чтобы понять, где идет его собственный текст, а где рассказ его собеседника.
Если используются документы из частных и семейных архивов, необходимо получить разрешение владельцев на использование предоставленных документов. То же самое необходимо делать в отношении интервью. Собеседник должен разрешить школьнику использовать запись беседы.
Опыт «Мемориала» показывает, что с каждым годом все больше становится исследовательских работ, в которых приложением служат аудио- и видеокассеты. На этих кассетах, как правило, записаны интервью с героями работ или (на видео) сюжеты, посвященные зданиям, улицам, церквям и памятникам, о которых идет рассказ. Конечно, создание настоящего видеофильма по исторической теме – дело очень непростое, требующее специальной подготовки и специального умения. Такая работа может быть выполнена лишь целым коллективом участников. Однако и сама исследовательская работа может быть выполнена как видеофильм, где текст (или подробный сценарий) может, наоборот, являться только приложением. Но в любом случае текстовая основа видеофильма обязательно должна быть представлена.
Любую работу очень украшают приложенные к ней фотографии и документы. Однако с попавшими в руки автора работы оригиналами надо обращаться чрезвычайно бережно. Прилагать их к конкурсной работе надо лишь в том случае, если вы хотите, чтобы эти оригиналы оказались потом в том месте, где будет храниться работа. Но тогда это надо специально оговорить и обязательно оставить себе копии.
Кроме того, все приложения не могут существовать сами по себе, они должны быть непременно тесно увязаны с текстом исследования.
Важно, чтобы все документы были тщательно прокомментированы и подвергнуты критическому анализу. Это, собственно, и есть главный критерий оценки работы, хотя оценивается и сам исторический материал, и умение участника конкурса излагать свои мысли.
Мы призываем педагогов и школьников стать собирателями того, что хранит в себе народная память. Ведь мы присутствуем при исчезновении целого исторического и социального уклада и все сталкиваемся со «стихией забвения».
«Забывается все – от государственной идеологии и образа жизни до облика улиц и кухонной утвари. Неосведомленность новых поколений о прошлой жизни грозит обернуться полным взаимонепониманием» (С. Гандлевский).
Одна из целей исследовательской работы учащихся – сохранение связи между поколениями.

Источник: Человек в истории. Россия – XX век. Сборник методических материалов для внеклассной работы. Министерство образования Российской Федерации, общество «Мемориал», 2003

Подготовка документов к архивному хранению

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

• прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
• пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
• составить внутреннюю опись документов — оглавление;
• подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

• оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Подготовка документов к архивному хранению

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Источники:

http://studwood.ru/1961919/buhgalterskiy_uchet_i_audit/metodika_raboty_arhivnymi_dokumentami
http://infopedia.su/12×5457.html
http://arzamas.academy/materials/668
http://docconsult.by/sozdaem-arhiv
http://mosmetod.ru/metodicheskoe-prostranstvo/srednyaya-i-starshaya-shkola/istoriya/metodicheskie-materialy/rabota-s-arkhivami-i-arkhivnymi-dokumentami.html
http://clubtk.ru/podgotovka-dokumentov-k-arkhivnomu-khraneniyu