Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. ИО службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники.

Внемашинное информационное обеспечение включает систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию. Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документа.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Информационный массив является основным элементом внутримашинного ИО и представляет собой совокупность сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требованиям к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки. Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения и обработки зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации – от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Комплекс технических средств позволяет решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Данный комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом.

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации.

При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

– общая численность работников организации;

– конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности, масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

– социальная характеристика организации, структурный состав ее работников, их квалификация;

– сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом;

– техническое обеспечение управленческого труда и др.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой поток информации циркулирующей в организации. Она включает в себя: оперативную информацию, нормативно-справочную, систему документации.

Информационное обеспечение подразделяется на:

– внемашинное информационное обеспечение: система классификации и кодирования информации; система управленческой документации; система организации, хранения и внесения изменений в документацию;

– внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

– комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями;

– оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения;

– систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно;

– достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Техническое обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании комплекса технических средств должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации. Все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Правовое обеспечение системы управления персоналом – использование средств и форм юридического воздействия на объекты управления персоналом с целью достижения эффективного управления.

Правовое обеспечение включает:

– соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда и трудовых отношений;

– разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного и экономического характера;

– подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций, а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.

42.Анализ кадрового потенциала. Перемещения, работа с кадровым резервом, планирование деловой карьеры.

Оценить возможности кадрового потенциала – одна из задач кадровой политики предприятия. Кадровый потенциал – совокупность способностей и возможностей кадров обеспечить эффективное функционирование организации. Когда организация переходит к новому этапу развития, то создаются инновационные направления работ, расширяется объем задач, увеличивается кадровый состав, возникают проблемы командообразования – это повышает требования к кадровому потенциалу.

Оценка кадрового потенциала может проводиться:

– по всей компании и охватывать всех сотрудников, как руководителей, так и специалистов;

– в отдельных подразделениях;

– по уровням управления;

– для решения конкретной задачи управления.

Анализ кадрового потенциала стал проводиться с появления интереса к персоналу, как к важному ресурсу организации, в исполнении которого скрыты значительные резервы, а любой ресурс характеризуется, в первую очередь, экономической эффективностью использования. Поэтому предприятию необходимы инструменты, позволяющие менеджерам эффективнее использовать персонал.

Можно выделить три основные задачи анализа кадрового потенциала:

– предоставить информацию, необходимую для принятия решения в области управления персоналом как для менеджеров по персоналу, так и для высшего руководства;

– обеспечить менеджеров методами численного измерения стоимости человеческих ресурсов, необходимых для принятия конкретных решений;

– заставить руководителей думать о людях не как о затратах, которые следует минимизировать, а, скорее, как об объектах, которые следует оптимизировать.

Следовательно, анализ кадрового потенциала – это процесс выявления, измерения и предоставления информации о человеческих ресурсах.

В управлении персоналом предприятия особое место занимает работа с кадровым резервом. Он представляет собой группу перспективных работников, отобранных на предприятии с целью их дальнейшего продвижения.

Процесс формирования кадрового резерва включает следующие этапы:

1) Составление прогноза предполагаемых изменений в составе руководящих кадров и ведущих специалистов.

2) Предварительный набор кандидатов.

3) Отбор наиболее достойных кандидатов на основе изучения их деловых, профессиональных и личностных качеств. Такой отбор может проводиться путем открытого обсуждения кандидатов в трудовых коллективах, а также на конкурсной основе. Для выдвижения на соответствующие должности менеджеров необходимо наличие у кандидата организаторских способностей и опыта работы с людьми. В связи с этим в некоторых зарубежных компаниях, в частности, японских, создается кадровый резерв двух видов: управленческий резерв и резерв кандидатов на выдвижение в качестве специалистов более высокого звена.

4) Окончательное определение состава кадрового резерва. Решение об этом принимается, как правило, комиссией, специально созданной для этой цели, и утверждается приказом руководителя предприятия.

5) Организация работы с кадровым резервом.

Основные критерии при подборе кандидатов в кадровый резерв: уровень образования и профессиональной подготовки, опыт практической работы с людьми или на соответствующем оборудовании, организаторские способности, морально-психологические качества, состояние здоровья, возраст. Как правило, в компаниях возраст кандидата на выдвижение не должен превышать 35 лет, обязательным так же является наличие высшего, а в отдельных случаях среднего специального образования. Источники формирования кадрового резерва: квалифицированные специалисты, руководители низшего и среднего звена, их заместители, дипломированные специалисты, занятые на производстве в качестве рабочих.

Читать еще: Как рассчитать почасовую оплату

Система работы с кадровым резервом предполагает проведение следующих основных мероприятий:

а) периодическое обновление состава резерва: исключение работников, не проявивших себя с положительной стороны или уволившихся с предприятия в силу различных причин и включение в состав резерва новых претендентов;

б) организация обучения резервистов, повышения их квалификации по определенным планам и программам;

в) стажировки резервистов на местах будущей работы. Они подразделяются на следующие виды: стажировка рядом с руководителем (наставником). Обучение строится по принципу “делай как я”. Стажировка в отсутствие руководителя (отпуск, болезнь, командировка и т.д.). Разовые стажировки в течение определенного времени.

г). Организация работы различных советов: методического, мастеров, молодых специалистов и т.д.

Карьера — это субъективно осознанные собственные суждения работника о своем трудовом будущем, ожидаемые пути самовыражения и удовлетворения трудом; это поступательное продвижение по служебной лестнице, расширение навыков, способностей, квалификационных возможностей и размеров вознаграждения, связанных с деятельностью работника. Таким образом, карьера имеет как объективную, так и субъективную сторону. Различают карьеру: профессиональную и внутриорганизационную. Карьера может реализовываться в трех направлениях: в вертикальном, горизонтальном, в центростремительном.

Процесс планирования индивидуальной карьеры начинается с выявления потребностей, интересов, потенциальных возможностей. На этой основе с учетом перспектив организации и объективных личных данных формулируются основные цели карьеры.

Основой планирования карьеры часто становится так называемаякарьерограмма. Этот документ, составляемый на 5—10 лет, содержит, с одной стороны, обязательства администрации по горизонтальному и вертикальному перемещению работника, а с другой — его обязательства повышать уровень образования, квалификации, профессионального мастерства. Для высшего уровня управления карьерограмма имеет сложную структуру.

Планирование карьеры состоит в определении целей развития карьеры и путей, ведущих к ее достижению. Пути представляют собой последовательность должностей, на которых необходимо поработать, прежде чем занять целевую должность, а также набор средств, необходимых для приобретения требуемой квалификации — курсов, стажировок и др.

18. Техническое обеспечение системы управления персоналом

Основа технического обеспечения системы управления персоналом – это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение – это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 – 4 раза.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Кадровое обеспечение системы управления персоналом. Информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Термин “кадровое обеспечение системы управления персоналом” означает набор необходимого количества, состава качественных работников в кадровую службу. Чтобы определить количество сотрудников, учитываются потребности штатных структур и устав компании.

Факторы, влияющие на набор персонала

Среди основных факторов, влияющих на численность сотрудников организации, следует выделить:

Сколько рабочих в компании всего.
Сферу деятельности предприятия, в каких условиях оно работает, ее масштабы и характерные особенности, наличие и количество филиалов.
Какие у организации социальные характеристики, категории сотрудников и квалификация рабочих.
Какие задачи решаются, их сложность, насколько они комплексные.
Насколько управление обеспечено технически и многое другое.

Методы расчетов

Поскольку определение числа сотрудников каждая компания производит самостоятельно, решая, какие требования к персоналу ей нужны и какая у него должна быть квалификация, точного и четкого расчета не существует.

Вся литература дает лишь рекомендации на этот счет.

Рассчитать число сотрудников можно при помощи следующих методов:

Многофакторный корреляционный анализ.
Сравнение.
Экономико-математический анализ.
Прямой расчет.
Расчет с учетом трудоемкости работ и прочее.

Корреляционный анализ

Он основывается на многофакторной оценке функций управляющих и разделенных между ними обязанностей. Существует схема, разработанная научными сотрудниками, позволяющая оценить показатели, необходимые компании, учитывая факторы, влияющие на количество сотрудников. Для ее применения нужно свести все необходимые факторы, после чего воспользоваться математической формулой и провести корреляционный анализ. Она позволяет определить, как зависит количество работников от этих факторов. Важно также учитывать специфику отрасли предприятия. Но поскольку предприятие работает в условиях конкуренции, то данный метод нельзя принимать как единственно правильный. Современное управление персоналом предполагает учет состояния рыночной экономики на момент расчетов.

Прямой расчет, сравнительный, экспертный и другие методы

Чтобы проанализировать потребности компании методом сравнения, принято оценивать две хозяйственные системы. Одна из них должна быть более развита. Таким образом, происходит поиск разницы между системами и определение, что делает одну более успешной, чем другую.

Расчет экспертным методом подразумевает работу экспертов и научных сотрудников, которые высказывают свое мнение на счет поставленных задач. Обычно его используют лишь в сочетании с другими способами расчетов.

Также можно разработать экономико-математические модели на основе механизма работы в режиме реального времени. Это позволит увидеть более точную картину, но получить из него можно очень мало данных. Прямой расчет численности сотрудников предполагает определение, сколько труда необходимо затратить, чтобы осуществить все управленческие функции. Но чаще всего расчет проводят, основываясь на затратах труда и трудоемкости.

Зарубежные кадровые службы

В различных отраслях и местах дальнего зарубежья есть определенная средняя численность сотрудников управленческого персонала. Так, в Америке один начальник в среднем управляет сотней рабочих. В Германии за полторы сотни рабочих отвечает один управленец. А вот в Японии на тысячу рабочих в среднем выделяется 27 управляющих. Естественно, в разных отраслях это число может изменяться.

Считается, что на уменьшение числа сотрудников, которым предоставляется работа в отделе кадров, повлияло внедрение информационно-технической базы и развитие инфраструктуры управления.

Самым главным отличием зарубежных компаний считается то, что они набирают управленческий персонал на стороне. То есть они нанимают сотрудников, прошедших необходимую подготовку и получивших квалификацию, но при этом не являющихся сотрудниками компании. При расчете количества сотрудников они учитывают и их профессиональные возможности, специальность и квалификацию будущих работников. Что касается отечественных компаний, работа в отделе кадров обычно достается людям, не получившим определенного образования и не имеющим необходимых навыков. А должностные инструкции не соответствуют современным стандартам и не отражают всех задач предприятия.

Делопроизводственное обеспечение СУП

Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом имеет в своем обороте документацию, и такое обеспечение предполагает организацию работы с ней. Таким образом, в него входит полный цикл обработки документации, начиная с ее создания и заканчивая передачей готовых документов в подразделения предприятия.

Основы делопроизводственного обеспечения:

Нужно своевременно обрабатывать все документы.
Предоставление управленческим работникам необходимых документов для их исполнения.
Осуществление печати.
Проведение регистрации сотрудников, сохранение всех данных.
Нужно формировать дела, причем так, как требуется для конкретного предприятия.
Необходимо размножать и копировать документы.
Требуется проведение контроля их исполнения и многое другое.

Информационное обеспечение СУП

Кадровое информационное обеспечение системы управления персоналом – это поток оперативной, документационной и нормативно-справочной информации в компании. Внемашинным обеспечением считаются такие системы: классификация и кадрирование, управленческая документация, организация, хранение и регистрация информации. Внутримашинным обеспечением считают массивы данных, из которых сформирована информационная база на носителях. Кроме того, сюда относятся программы накопления, организации, введения и получение информации, содержащейся в массивах.

Когда проектируют и разрабатывают информационное обеспечение, самым важным считается установить состав и структуру информации, которая необходима для управления. Для качественного выполнения функций необходимо, чтобы информация соответствовала нормам, которые требует кадровое обеспечение системы управления персоналом. Она должна отражать все службы и их деятельность, комплексно описывать организационную, техническую, технологическую, социальную и экономическую службы и их связь с условиями, поступающими извне. Она должна оперативно поступать в систему, отражая процессы, происходящие в режиме реального времени. Поступать в базу информация должна систематично и непрерывно, если есть такая возможность. Также она обязана быть достоверной.

Какую информационную систему выбрать

Когда компания сталкивается с потребностью перевести хранение информации на электронные носители, всегда возникает вопрос о том, что выбрать. На отечественном рынке представлено много баз, но самостоятельно разработанное обеспечение будет лучше отвечать потребностям фирмы. Кроме того, с учетом представленных продуктов осуществить совершенствование кадрового обеспечения системы управления персоналом организации можно, только улучшив их или переделав. Ведь они отражают устаревшие принципы и понятия. Если компания может себе позволить использовать специалистов, способных качественно и надежно создать необходимое обеспечение, то это поможет сэкономить не только время, но иногда и деньги. Поскольку такие программные продукты чаще оказываются намного эффективнее тех, что представлены на отечественном рынке.

Читать еще: График проверки знаний по электробезопасности образец

При выборе нужно учитывать множество критериев, например какие у системы функциональные возможности, сколько продукт стоит, есть ли перспектива развития ПО, какие у него технические характеристики и каков процент рисков его использования.

Функциональные возможности системы и ее соответствие

Информационная система, предполагающая кадровое обеспечение системы управления персоналом, должна соответствовать тем функциям бизнеса, которые используются в компании или будут внедряться в ближайшее время. К примеру, если посредством этой системы организация планирует сократить брак на производстве, то в ней уже должен быть установлен автоматизированный контроль качества продукции. Чтобы определить соответствие системы, нужно четко понимать, в каком направлении будет двигаться компания и какова ее стратегия развития. Если руководство не представляет, что именно ему нужно, специалисты рекомендуют нанять внештатных сотрудников, которые будут заниматься оценкой и подбором системы.

Такой подход поможет не только четко структурировать бизнес-процессы и построить информационную систему компании, но и лучше вникнуть в ее работу, получить опыт от других компаний.

Информационные технологии

Если рассматривать ИТ, то это определенные технологии и ПО, посредством которых происходит автоматизация и совершенствование бизнес-процессов, которые содержит в себе кадровое обеспечение системы управления персоналом. Иными словами, эти средства помогают координировать работу разных департаментов организации и контролировать взаимосвязь между руководящим составом и сотрудниками. Связь проходит через сетевое соединение, телефонную линию и лично. Также программное обеспечение позволяет руководству получать всю необходимую информацию о сотрудниках, чтобы лучше проводить планирование различных мероприятий, в том числе начисление зарплат, решения о повышении квалификации и многое другое.

Техническое обеспечение СУП

Такое обеспечение представляет собой комплекс технических средств. Иными словами, это взаимосвязанные между собой автономные, управляемые технические средства, позволяющие собирать, регистрировать, накоплять, передавать, обрабатывать, вносить и предоставлять информацию. Также в этот перечень входит организационная техника. Чтобы кадровое обеспечение системы управления персоналом с технической стороны проводилось эффективно, нужно обеспечить рост производительности трудовой деятельности служащих. Для этого обычно используются задачи, выведенные экономико-математическим методом. Ведь именно эта методика дает более полный и точный результат, представляя вычисления с учетом происходящих событий в режиме реального времени. Технологические процессы проходят в несколько стадий. Служба управления использует их, чтобы осуществлять свою деятельность более быстро и эффективно.

Управление с помощью технических средств

В первую очередь используются средства, позволяющие собирать и регистрировать информацию. Эти устройства подготавливают данные о том, какой есть кадровый резерв, регистрируют всю необходимую информацию и собирают ее в одном месте. Они предназначены для того, чтобы преобразовывать данные в нужную форму, которая потом сможет быть использована для дальнейшей обработки данных.

Далее используют технику, позволяющую передавать информацию в пределах организации. Это телефонные, телетайпные и факсимильные средства связи. С их помощью можно передавать информацию между отделами и филиалами предприятия.

Чтобы в организации провести учет персонала, кадровая служба нуждается также в средствах, которые позволят ей хранить всю необходимую информацию. В основном для этого используют картотеки и внешние носители. С их помощью информация хранится на протяжении длительного времени.

Вычислительная техника помогает обрабатывать сохраненную информацию. Это оборудование можно считать основным в комплексе технических средств для управления служащими. Именно это оборудование позволяет превратить данные, составляющие кадровый резерв, в тот вид информации, который необходим, чтобы принимать управленческие решения.

Также необходимы средства, позволяющие выдавать информацию, доступную для обработки человеческими ресурсами. Именно с помощью устройств печати, передачи голоса и видео сотрудники смогут использовать информацию в том виде, который приемлем для человеческого восприятия.

Это только самые важные и условно значимые технические средства, необходимые для работы с персоналом. Дело в том, что для различных структур и компаний нужна разная техника. Все зависит от того, в какой сфере работает компания и какие цели она преследует. В каждой организации кадровая служба, кадровая политика разные, и это обязательно нужно учитывать. Поэтому выбирая тип, модель и прочие характеристики оборудования, следует учитывать множество факторов.

Нормативно-методическое обеспечение

Этот тип обеспечения представляет собой совокупность документации различного характера. Сюда могут входить организационные, методические, распорядительные, технические, экономические документы. Также это справочная информация, правила организации, нормы труда и тому подобное. В общем, вся необходимая информация, которая требуется для управления. Именно с ее помощью проводится оценка управления персоналом.

Правовое обеспечение

Для него используют формы и средства воздействий юридического характера на объекты УП. Это нужно для повышения эффективности работы сотрудников. Осуществлять правовое обеспечение может руководство. В некоторых случаях часть обязанностей перекладывается на мелкое начальство. Обычно им поручают выполнять одну или несколько функций правового обеспечения. Все зависит от того, насколько большая компания и как много работы нужно провести. В больших организациях существует юридический отдел, который и занимается подобными вопросами либо является главным по решению подобных задач. В основном кадровые проблемы возникают на фоне того, что работа проводится непосредственно с людьми. В связи с этим, только при учете четко урегулированных прав и обязанностей кадровый отдел сможет осуществить свою деятельность. Ведь в его обязанности входит прием сотрудников на работу, назначение на должности, перевод в другие отделы. И главная задача службы управления – не допустить конфликтов и учесть все права сотрудников.

Существуют законы, акты и нормы в законодательстве страны, позволяющие урегулировать подобные вопросы. При этом в каждой организации выдвигаются дополнительные требования к персоналу, и это обязательно нужно учитывать. Поэтому в обязанности юридического отдела может входить разработка проектов, экспертиза предоставленных документов на соответствие законодательству, организация работы с данными, разъяснения сотрудникам их прав и обязанностей. Таким образом, работа юридического отдела крайне важна для управления персоналом на крупных предприятиях и в больших компаниях.

Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Цель:формирование представления о кадровом, информационном, техническом и правовом обеспечение системы управления персоналом.

План:

1. Понятие кадрового обеспечения СУП.

2. Понятие информационного обеспечения СУП.

3. Понятие технического обеспечения СУП.

4. Понятие правового обеспечения СУП.

5. Решение кейса «Военные сборы».

Основные понятия:кадровое обеспечение системы и службы управления персоналом: принципы подбора работников в службу управления персоналом, методы их обучения. Цели, методы и средства сбора информации о персонале организации. Информационное обеспечение системы и службы управления персоналом: информационные системы обработки информации о персонале. Правовое обеспечение системы и службы управления персоналом: правовая защита персональных данных работников, нормы трудового законодательства Российской Федерации, регулирующие процесс управления персоналом. Техническое обеспечение системы и службы управления персоналом: технические средства, оптимизирующие работу с персоналом.

Решение кейса «Военные сборы»

Ситуация 1

Внимательно изучите приказ и найдите в нем ошибки, подкрепите свой ответ ссылкой на правовую базу или нормативный документ.

В ЗАО «Самоцветы» поступило извещение военного комиссариата о призыве на военные учебные сборы одного из сотрудников. Менеджер по персоналу в спешном порядке подготовил соответствующий приказ, допустив при этом несколько ошибок.

01 февраля 2008г. № 16-к

На основании извещения Курского районного комиссариата от 28 января 2008 г. № 32-и о призы вена военные учебные сборы рядового запаса Вооруженных сил РФ Зайцева Юрия Викторовича и руководствуясь ст. 21 ФЗ от 28 марта 1996 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»,

1. Освободить от работы водителя Зайцеву Ю.В. на период прохождения военных сборов с 10 февраля по 24 апреля 2008 г. с сохранением за ним постоянного места работы и среднего заработка.

2. Бухгалтерии (Соболева) осуществить выплату Зайцеву Ю. В. Компенсации расходов по проезду до места проведения сборов, расходов по найму жилья, а также командировочных за весь период нахождения на военных учебных сборах.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Костин С. Н. Костин

Список рекомендуемой литературы:

1. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами: учебник для слушателей по программам «Мастер делового администрирования» / Майкл Армстронг; пер. с англ. 8-е изд. – СПб, 2008. – 832с.

2. Веснин В. Р. Менеджмент : учебник для вузов / В. Р. Веснин. – 3-е изд, перераб. и доп. – М. : ТК Велби. – 2006. – 504 с.

3. Виханский О. С. Менеджмент : учебник для вузов/ О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М. : Экономистъ, 2005. – 670 с.

4. Герчикова И. Н. Менеджмент : учебник для вузов / И. Н. Герчикова. – 4-е изд. перераб. и доп. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 528 с.

5. Глухов В. В. Менеджмент : учебник для экономических вузов / В. В. Глухов. – 3-е изд. – СПб. : Питер, 2007. – 603 с.

6. Психология и этика делового общения : учебник для вузов / под ред. В. Н. Лавриненко. – 5-е изд., перераб. и доп. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 415 с.

7. Фёдорова Н. В. Управление персоналом организации : учеб. пособие / Н. В. Фёдорова, О. Ю. Минченкова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : КНОРУС, 2007. – 416 с.

Оценка эффективности управления персоналом

Цель: закрепление знаний о методах и значении оценки эффективности управления персоналом.

План:

1. Оценка результативности труда персонала организации. Классификация методов оценки результатов труда персонала.

Читать еще: Как нумеруются приказы по основной деятельности

2. Цель и задачи аудита персонала. Функции службы управления персоналом по аудиту персонала.

3. Классификация кадрового аудита. Процедура оценки аудиторской проверки персонала.

4. Оценка результатов деятельности всех структурных подразделений организации.

5. Оценка деятельности подразделения по управлению персоналом организации. Оценка затрат на персонал.

6. Решение кейса «Организация обучения при снижении объема продаж».

Основные понятия: оценка эффективности управления персоналом. Понятие «эффективность». Понятие «кадровый аудит». Организация и методика проведения аудита кадровых служб. Роль информационных систем в оценке эффективности управления персоналом.

Решение кейса «Организация обучения при снижении объема

Продаж»

Ознакомьтесь с кейсом и выберете из предложенных вариантов решения данной проблемы наиболее подходящий, свой ответ обоснуйте.

Профиль деятельности – сеть магазинов бытовой техники и товаров для дома.

Численность персонала – 800 человек.

Срок работы на рынке – 9 лет. Общая ситуация

Компания – сеть магазинов, предлагающих широкий ассортимент бытовой техники, а это более 4000 наименований. Ассортимент постоянно изменяется в соответствии с предпочтениями покупателей и ситуацией на рынке, а срок актуальности знаний о конкретном товаре для продавцов составляет от 3 до 6 месяцев. Очевидно, что продажа продуктов компании необученным сотрудником приведет к убыткам – как прямым, так и от упущенных возможностей.

В компании до кризиса работал отдел обучения. Его деятельность вызывала справедливые нарекания у руководства фирмы, потому что предлагаемые им программы были формализованы и очень редко пересматривались, обучение было направлено в основном на новичков, и «старослужащие» не видели в нем большой пользы для себя. Поэтому когда руководство приняло решение об оптимизации численности персонала организации, сотрудники отдела обучения попали под сокращение первыми. Директора учитывали, что компания традиционно имеет высокий показатель текучести торговых работников, но надеялись, что в условиях кризиса эта тенденция замедлится. Однако надежды не оправдались: данный показатель все равно оставался высоким, поскольку кризис для компании проявился в том, что люди стали реже заходить в магазины, кроме того, снизилась их покупательная способность (это видно по снижению средней стоимости чека). Все это привело к уменьшению заработной платы продавцов, так как она в большей своей части зависит от сменной выручки.

Через полгода после сокращения штата отдела обучения руководство компании пришло к выводу: полностью отказываться от корпоративного обучения нельзя, та к как его отсутствие ведет к следующему:

1) снижается квалификация продавцов, в результате чего компания теряет в качестве работы с покупателями, т. е. появляется угроза потери клиентов;

2) продажи падают при отсутствии информации о товаре «на местах» у торгового персонала, и как следствие – также потеря покупателей;

3) снижается общая удовлетворенность сотрудников, что может стать «последней каплей» для ключевых продавцов.

С момента сокращения персонала отдела обучения в компании произошли изменения. Теперь при появлении нового товара поставщики сами проводят обучение, но только для заведующих магазинами, так как количество обучаемых ограничено.

Организации необходимы изменения в ассортиментной политике (упор на сегмент товаров «эконом») и введение дополнительных бесплатных сервисов для клиента.

Кроме того, руководство осознало острую необходимость в построении своей специфической системы передачи знаний, которая требовала бы минимальных затрат на обучение персонала и была бы направлена на сохранение постоянных клиентов и увеличение стоимости их покупок. HR-менеджер предложил на рассмотрение руководству три варианта решения этой задачи. Выберите лучший из них, учитывая, что основная цель – обучение торгового персонала в данной организации при минимальных затратах и отсутствии снижения продаж.

Варианты решения данной проблемы:

1 вариант: разработка и внедрение E-learning (форма электронного обучения). При таком подходе происходит быстрая трансляция формализованных знаний, а именно – обучение возможностям и отличительным особенностям новой продуктовой линейки; быстрая передача всем сотрудникам необходимой информации, а также новых стандартов работы с покупателями. Кроме того, с помощью электронного обучения можно сократить срок введения новых сотрудников в должность – для этого необходимо разработать вводные курсы, в которых закрепить передачу базовых знаний (минимум, нужный для работы в данной позиции). E-learning позволяет проводить обучение без отрыва от работы, поэтому сотрудникам не надо тратить время на посещение головного офиса с тем, чтобы узнать о новом товаре или изменении в политике работы с покупателями. Выгода такого вида обучения состоит еще и в том, что знания в этом случае являются корпоративным «достоянием», даже если их «носители» уходят из компании.

2 вариант: обучение силами товароведов. Представитель фирмы-поставщика проводит для них ознакомительное обучение особенностям позиционирования товара; кроме того, они следят за выкладкой ассортимента продукции, контролируют размещение и обновление рекламных материалов. Поэтому в их должностные обязанности можно включить пункт об обучении торгового персонала особенностям новой продуктовой линейки и технологиям работы с покупателем. Тем более что компания вводит новые стандарты работы и необходимо доносить их до всех сотрудников. Дополнительным фактором может служить еще и то, что товароведы материально заинтересованы в увеличении объема продаж всего магазина.

3 вариант: обучение силами внутреннего выездного тренинг-менеджера. Поставщики товаров проводят обучение по продукту товароведов, и при необходимости компании-поставщика могут включить в группу обучаемых еще одного человека. При таком подходе тренинг-менеджер имеет возможность получать знания о товаре и затем создавать учебные программы для продавцов на торговых точках. С появлением специалиста, квалифицированно занимающегося профессиональным обучением и развитием персонала в организации, обладающего оперативной информацией о товаре, решается проблема обучения продавцов. Помимо этого, передача знаний «на местах» позволяет тренинг-менеджеру оценивать перспективы того или иного сотрудника с тем, чтобы компания могла вовремя подготовить замену уходящему. А если связать заработную плату тренинг-менеджера с объемами продаж, то у него будет и материальная мотивация.

Список рекомендуемой литературы:

2. Управление персоналом организации : учебник / под ред. А. Я. Кибанова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2006. – 638 с.

3. Фёдорова Н.В. Управление персоналом организации : учеб. пособие / Н. В. Фёдорова, О. Ю. Минченкова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : КНОРУС, 2007. – 416 с.

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления – кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации.

Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных. Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации: комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями; оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения; систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности); достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных. В настоящее время Интернет и Интранет, стали необходимым условием работы любой компании

Управление персоналом, да и предприятием в целом, можно, и вполне реально, улучшить без использования сложных компьютерных систем. Именно организационные мероприятия дают наибольший, а главное наиболее быстрый эффект в повышении эффективности работы. С другой стороны, в системе автоматизации интегрирован опыт многих предприятий, учтены лучшие мировые достижения, передовые подходы и технологии управления человеческими ресурсами, наработанные варианты решения типичных задач. Вывод – оптимизация управленческих схем должна предшествовать автоматизации. Иначе желаемого результата не достигнуть.

Источники:

http://helpiks.org/7-42146.html
http://megaobuchalka.ru/14/15262.html
http://marketing.wikireading.ru/42980
http://fb.ru/article/315496/kadrovoe-obespechenie-sistemyi-upravleniya-personalom-informatsionnoe-tehnicheskoe-i-pravovoe-obespechenie-sistemyi-upravleniya-personalom
http://infopedia.su/11xef84.html
http://www.priormanage.ru/ctns-472-1.html

голоса

Рейтинг статьи