Делопроизводство и документооборот украина образцы документов

Образцы основных документов делопроизводства

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

Входящие, т. е. пришедшие извне:
- письма, в том числе электронные;
- запросы;
- уведомления;
- распоряжения вышестоящих организаций;
- рекламная информация и др.
Исходящие, т. е. направленные из организации:
- письма, в том числе электронные;
- запросы и ответы на запросы;
- счета, акты;
- доверенности;
- справки, копии по запросу;
- отчеты и др.
Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
- приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
- регламенты;
- договоры;
- конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
- служебные записки, заявления;
- журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Что нужно знать о документообороте? Базовые правила

Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.

О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.

Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы «жизни»:

• Создание или поступление бумаги

• Отправка или передача по назначению

• Исполнение (согласование, подпись и пр.)

• Отправка в архив

Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.

Кому нужно знать базовые правила документооборота?

Владельцам бизнеса . Не обязательно знать каждый нормативный акт наизусть. Достаточно знать, где посмотреть изменения и применить их на практике. Более того, понимая весь путь движения бумаг, владелец может оптимизировать процесс и сократить время «хождения» документов, тем самым ускоряя получения результата.
Секретари и офис-менеджеры . Работа с документами входит в список должностных обязанностей и занимает большую часть времени. Потому знать основы документооборота просто необходимо. Знание основ делопроизводства поможет оптимизировать работу и сократить время на поиск нужного документа, его оформление или отправку, а значит, эффективность как сотрудника в разы повышается.

Виды документооборота

В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.

По типу документов:

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.

3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.

По характеру документов

Можно выделить несколько типов делопроизводства:

1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)

2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.

5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.

Как выстроить эффективную систему документооборота

Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.

Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.

Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:

1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.

Читать еще: За что можно уволить мать одиночку

2. Определите форму организации . Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.

3. Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Это позволит избежать «простаивания» документа на этапах создания и обработки.

Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.

Делопроизводство в организации: актуальные вопросы

Андрей Рыбаков

Делопроизводство неразрывно связано с деятельностью любой организации. На наиболее часто задаваемые вопросы по его ведению ответил А.Е. Рыбаков.

Чем необходимо руководствоваться при создании и оформлении документов — Инструкцией по делопроизводству или СТБ 6.38-2016?

Нормы Инструкции по делопроизводству распространяются на все организации независимо от формы собственности (государственные, частные) и организационно-правовой формы (ООО, УП и т.д.) . Соответственно, правила делопроизводства, закрепленные в данной Инструкции, необходимо соблюдать всем организациям.

Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству установлено, например :
— для документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию;
— обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

При работе с данными документами необходимо руководствоваться актами, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с ними. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, следует применять нормы Инструкции по делопроизводству.

Что касается СТБ 6.38-2016, то данный документ является госстандартом. Его применение организациями является добровольным . Однако если организация закрепила в своих ЛНПА обязательство по его соблюдению, то она обязана это делать.

При оформлении каких документов необходимо соблюдать требования Инструкции по делопроизводству?

Соблюдать требования Инструкции по делопроизводству необходимо при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации . Соответственно, нормы данной Инструкции распространяются на приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.

Что касается, например, договоров, отчетно-статистической, расчетно-денежной, научно-технической, медицинской документации, то при подготовке и оформлении данных документов соблюдать нормы Инструкции по делопроизводству не требуется. Однако на такие документы распространяются требования Инструкции по делопроизводству в части организации работы с документами . Например, необходимо осуществлять их регистрацию, учет, контроль исполнения, а также хранение по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству.

Корректно ли оформление бланка для письма на одном языке с угловым расположением реквизитов?

Нет, некорректно. Бланк для письма должен оформляться на двух языках с продольным расположением
реквизитов . Данное требование распространяется на все организации независимо от формы собственности.

Напомним, что при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей .

Какие риски несет организация при несоблюдении требований, установленных Инструкцией по делопроизводству?

Основными рисками, которые несет организация при несоблюдении Инструкции по делопроизводству, являются:
— материальные и временные затраты на устранение нарушений, выявленных контролирующими органами. Например, если имеющиеся бланки для письма и общие бланки разработаны с нарушениями, организации придется разрабатывать и тиражировать новые;
— недействительность документа при отсутствии обязательных реквизитов. Какие реквизиты документов относятся к обязательным, отражено в схеме .

Какие функции возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ)? Какое наименование она может носить и обязательно ли ее создание в организации?

На службу ДОУ возлагается выполнение следующих функций :
— организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации;
— контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;
— методическое руководство работой с документами;
— обучение работников основам делопроизводства;
— внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.

Служба ДОУ может называться по-разному: управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.
Она может состоять из нескольких подразделений. Ее структура, задачи, функции закрепляются в положении
о службе ДОУ .

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность данных работников определяются их должностными инструкциями .

В чем особенности электронного документа?

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением :
— изображения Государственного герба Республики Беларусь;
— оттисков печатей и штампов.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей :

1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП);

2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.).

Обратите внимание!
Должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать указанным в общей части .

В каких форматах должны создаваться электронные документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов?

Такие документы должны создаваться в одном из следующих форматов :
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).

Данный перечень является закрытым. То есть в других форматах создавать и передавать электронные документы в госорганы не допускается.

Делопроизводство: образцы документов

В компаниях, подразделениях организаций в процессе осуществления трудовой деятельности образуется документация. Правила оформления, хранения, эксплуатации бумаг собраны в законодательных актах – гостах. Летом этого года ожидали новый гост, выпуск которого перенесли на год. Руководящие работники организаций изучают требования нового госта, приведенные в нем образцы документации, проводят работу по приведению к указанным стандартам.

Движение документации

Движение документов в пределах организации, структурных подразделений, передача от составителя адресату с целью предоставления информации, статистических сведений называется документооборотом.

Читать еще: Заработная плата выплачивается не реже чем

Способ подачи информации, скорость перемещения документов оказывает влияние на продуктивность выполняемых организацией функций.

Выделяют несколько видов движения документации.

Документы, поступающие в организацию.
Документы, отправляемые из организации в различные инстанции.
Образцы документов, образующиеся в результате деятельности сотрудников, отделов, подразделений.

Стадии работы

Стадии работы с документами выделяются в зависимости от вида движения.

Стадии для внутреннего вида

прием и первоначальный анализ;
начальное ознакомление получателем;
оформление образцов документации;
ознакомление руководителем учреждения, принятие к выполнению;
анализ, выполнение требований;
проверка исполнения.

Стадии для внешнего вида

создание, оформление образцов;
фиксация отправляемых бланков;
отправление.

Стадии для внутренних видов

создание, оформление;
учет образцов документов;
анализ, выполнение критериев;
проверка выполнения.

Стадии для всех типов документации

регистрация, оценка масштабов движения документов.

Темп прохождения всех стадий зависит от соблюдения правил оформления образцов.

Госты, регламентирующие движение документации 2018

Формат работы с бумагами, образцы документов по делопроизводству, критерии ведения, оформления собраны в Госте 630 от 2003 года. В нынешнем году приняты новые нормы издания, хранения, образцы заполнения бумаг по делопроизводству. Правила собраны в гост 7097/2016.

Для ознакомления с правилами, нормами законодательства изучите общие понятия, формулировки, которые собраны в госте 708/2013. Знание базовых терминов позволит понимать значение требований, написанных на языке профессиональных терминов.

Инструкция содержит термины, применяемые в гостах, определяющих правила ведения образцов документации по делопроизводству.

Основные понятия

Бумага: сохраненные сведения на информационном накопителе с реквизитами, по которым информация расшифровывается.
Заполнение бланков с проставлением требуемых реквизитов.
Реквизиты являются частью документа.

Гост 708/2013

Содержит перечень терминов, применяемых в профессиональной лексике. Формулировки, собранные в законодательном акте, применяются для написания других гостов, разработки инструкций, образцов оформления бланков на рабочих местах. В документе собран полный перечень терминов, применяемых на различных стадиях делопроизводства.

Помимо формулировок, определений, положение содержит словарь, перечень законодательных актов, на основании которых составлен гост.

Новые главы гостов по делопроизводству

Новый гост, регламентирующий правила создания, оформления, хранения документов, содержащий образцы бумаг в зависимости от назначения, вида, составлен с применением терминов госта 708/2013.

Работодателям, руководителям структурными подразделениями, кадрам, ответственным за оформление бумаг, имеющих опыт, знающих нормативную базу рекомендуется проанализировать принятые изменения.

Работникам, не осведомленным требованиями ведения, хранения документов по делопроизводству рекомендуется изучить главы госта, образцы бумаг.

Новый раздел «критерии заполнения бумаг. В данном разделе указана последовательность заполнения разных видов документов, представлены образцы документов.

В разделе указано нормы оформления:

нумерация листов;
величина, разновидность шрифта;
отступ красной строки;
междустрочный промежуток, расстояние между символами, словами;
вариант выравнивания текста;
критерии выделения отдельных фраз, участков текста;
оформление титульной странички.

Параметры указаны в зависимости от вида документации.

Правки в существующих законодательных актах по делопроизводству

Правки приняты с целью усовершенствовать существующие нормы, правила, образцы.

Внесены изменения в связи с расширением спектра возможностей: виртуальная роспись, название филиала, персональные данные составителя.

Новые пункты объединили в один несколько ранее указанных по отдельности: адресные сведения, индекс, факс, электронная почта, номер телефона.

В главу «Внесение реквизитов» добавлено требование составлять вводную и заключительную части, ставить образец виртуальной росписи, подпись лица, уполномоченного исполнять обязанности управляющего.

В главу «формы» добавлен формат А6, прописаны критерии составления бумаг на нескольких языках, установлены отступы для образцов бумаг долговременной сохранности.

В госте имеется приложение. В него вложены образцы титульника, формы филиала, отдела.

Образец стандартных документов по делопроизводству

Инструкция по заполнению трудовых бумаг состоит из нескольких разделов.

Общие правила, нормы.
Термины, формулировки.
Правила прохождения стадий работы с бумагами: прием, регистрация, изучение, оформление, отправка.
Типовые нормы составления служебных документов.

В разделе приведены образцы бумаг по делопроизводству: договора с работником, приказ об увольнении, прекращении трудовых взаимоотношений, оформление приложений, сопроводительных листов, пояснительных записок.

Порядок составления распорядительных листов (приказы, постановления).
Оформление номенклатуры.
Правила подготовки документации к применению, хранению.
Правила хранения.

Образцы документации

Для рационального обращения с бумагами, наведения порядка, сортировки, их разделяют на группы.

1. Присланные извне:

письма (на бумажных носителях, электронные);
запросы;
распоряжения;
оповещения;
маркетинговая информация.

2. Отправленные из компании:

письма (на бумажных носителях, электронные);
запросы, предоставление сведений по пришедшим запросам;
счета;
договоренности;
отчетные бланки, и т.д.

3. Бумаги, циркулирующие внутри организации, отдела:

журналы регистрации;
приказы;
постановления;
соглашения;
уведомления, пояснения, и т.д.

Нарастает популярность ведения документов в электронном варианте. Это упрощает процесс передачи, фиксации, анализа информации.

Сотрудники, в перечень обязанностей которых входит, составление, оформление, ведение документов, руководствуются образцами.

Делопроизводство в Республике Беларусь

Делопроизводство в РБ – это работа с документацией, от создания до передачи в архивы. В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В ней расписаны особенности ведения документов, как их правильно создавать, оформлять и хранить.

Инструкция по делопроизводству в РБ

В компаниях и организациях Республики Беларусь за делопроизводство отвечает руководитель. Следит за соблюдением стандартов делопроизводства Государственная архивная служба – подразделение Министерства юстиции.

Правила ведения делопроизводства в организациях описаны в документах:

«Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009;
СТБ 6.38-2004 “Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Требования к ведению делопроизводства и документообороту

Ответственность

Руководитель отвечает за организацию делопроизводства: за создание инструкции, соблюдение норм работы с бумагами и за их хранение. Если в компанию приходит новый начальник, то принимает дела по акту передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Ответственный за делопроизводство в ООО и организации составляет номенклатуру на будущий год. К первому января она должна быть заверена его подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.

В организациях для контроля за делопроизводством создается экспертная комиссия. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и ответственного за делопроизводство. Состав утверждает руководитель организации приказом. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
Справочные картотеки;
Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

Читать еще: Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Тут же хранятся дела сотрудников. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

дате поступления и индексе документа;
андресате;
краткой сути документа;
кому адресован документ;
расписке в получении;
отметке об исполнении.

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

дате отправки и индексе документа;
адресате;
краткой сути документа;
отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои. Например, кадровое делопроизводство, финансовый документооборот, делопроизводство материальной части.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами.

Делопроизводство в организации: актуальные вопросы

Андрей Рыбаков

При оформлении каких документов необходимо соблюдать требования Инструкции по делопроизводству?

Корректно ли оформление бланка для письма на одном языке с угловым расположением реквизитов?

В чем особенности электронного документа?

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей :

Источники:

http://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/obraztsy-osnovnykh-dokumentov-deloproizvodstva
http://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/5c88b403618a2f00c6069abe
http://ilex.by/news/deloproizvodstvo-v-organizatsii-aktualnye-voprosy/
http://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/deloproizvodstvo-obraztsy-dokumentov
http://www.konsalt.by/stati/upravlenie-biznesom/deloproizvodstvo-v-respublike-belarus.html
http://ilex.by/news/deloproizvodstvo-v-organizatsii-aktualnye-voprosy/

голоса

Рейтинг статьи