Дата обязательный реквизит в личном документе

2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?

Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).

Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.

Какие опасности таит в себе 2020 год?

На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо “23.08.2019” указывают “23.08.19”. Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо “21.01.20” получится дата “21.01.2016”. Такая “поправка” может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).

Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?

Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);
• словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).

Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора “задним числом”)? Узнайте из материала “Дата и место заключения гражданско-правового договора” в “Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки” системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова “Утвержден” (“Утверждена”, “Утверждены” или “Утверждено”), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:

(Регламент) Утвержден
приказом АО “Профи”
от 5 февраля 2020 г. № 82

(Правила) Утверждены
приказом АО “Профи”
от 5 февраля 2020 г. № 83

Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).

Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).

Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в “шапке” документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17.

Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.

Дата и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки доку­мента. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди дру­гих аналогичных. Образно говоря, дата и индекс – “имя и отчество” доку­мента.

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют ста­дии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опуб­ликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утвержда­ющим документ. Если авторами документа выступают несколько орга­низаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении докумен­та, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков – шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформ­ленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения фи­нансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последователь­ность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистра­ции. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Реги­страцию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. На­пример, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, при­казы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита “Регистрационный номер документа” является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних докумен­тов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавля­ются буквы К (кадры) или ЛС (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивше­го документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда под­шит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалте­рии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправ­ляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).* Например: № 463/162/298

* Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1994. п. 2.3.1.9. с. 16.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Обязательные реквизиты

Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными. Состав и форма их записи почти идентична в обоих стандартах.

Обязательными реквизитами для большинства документов являются:

– наименование организации (должностного лица) – автора документа

– наименование вида документа (кроме письма)

Наименование организации – создателя документа допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме, и её код.

Наименование документа (унифицированной формы) состоит из наименования вида документа: план, приказ и т.д. и заголовка к тексту. Наименование вида должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Наименование (название) документа определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Наименование документа должно соответствовать компетенции организации (юридического лица), содержанию документируемого действия.

Дата документа – не только самостоятельный реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, но и информационный элемент фиксации многих других этапов обработки документа в офисе: утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.

Дата документа – один из важнейших реквизитов док-та. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Дату должно указывать (проставлять) должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа может печататься только обозначение месяца и года, а число вносится непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт, постановление), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата может печататься на документе при его подготовке.

В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа, а в части документов, например, электронных, телефонограммах и других, она дополняется указанием часов и минут.

Установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования: 14 июня 2003 года или 8 марта 2006 г. В остальных случаях – цифровой: 14.06.2003 или 08.03.2006. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2006.06.14 или 2005. 03.08). Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в основном в правовых документах: 1986 г. августа 29.

Действующие стандарты допускают датирование в соответствии с международными правилами как альтернативные. Не оговаривая конкретные случаи. Международные стандарты предлагают единые правила оформления времени на документах: слева направо по нисходящей арабскими цифрами, разделяя отдельные элементы точками и пробелами: 2001.03.08 14.27. Но международные стандарты не применяются напрямую, они должны внедряться путем издания на их основе национальных норм. В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц времени.

На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Если автором документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа: предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или издаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.д. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 – порядковый номер корреспонденции, 12-15 индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой ряд в индексе может быть дополнен буквенным.

Состав цифр и букв, их смысловое значение в конечном варианте определяется руководством фирмы, становится общим правилом и доводится до сведения сотрудников в составе инструкции по работе с документами.

Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Код организации указывается в соответствии с классификаторами организаций и предприятий (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России). Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти управления (ОКОГУ).

Код формы документа указывается в соответствии с общероссийским или отраслевым классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.

Коды используются и при передаче документированной информации по каналам электронной связи и являются элементами идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица является одним из обязательных реквизитов. В соответствии с ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно им регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для ЮЛ, зарегистрированных до 1 июня 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица.Основной государственный регистрационный номер указывается только в бланках для писем в составе справочных сведений.

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – ещё один цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2001 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет КПП. ИНН/КПП также указываются в бланках для писем в составе справочных данных об организации.

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.

Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанностей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, первый экземпляр.

В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документах, оформленных на бланках; собственно личная подпись, до сего времени не имеющая точного русского термина для своего обозначения, и её расшифровка, состоящая в соответствии с русскими национальными традициями, восходящими к временам Бориса Годунова, введшего награждение отчеством, из двух букв инициалов и фамилии.

Подпись является обязательным реквизитом любого док-та.

Д.Л., проставляя подпись в док-те, берет на себя ответственность:

· за достоверность документа;

· за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и м.б. закреплено:

· в уставе предприятия;

· в положении о предприятии (о структурном подразделении);

· в инструкции по ДП;

· в должностной инструкции работника;

· в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместитель. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, н-р, ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости – на других экземплярах, н-р, при заключении договора.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами. Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц, н-р, на финансовых документах, документах проверок (ревизий), документах, составленных несколькими организациями, и т.п.

Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей, то их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Местонахождение организации – создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включается то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов.

Возможны варианты написания этого реквизита. В большинстве документов, и уж более в тех, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, достаточно указать наименование населенного пункта: Москва, Волгоград, г. Калуга, пос. Тополинный, с. Степанчиково, ст. Щелковская (станция, станица). Для малоизвестных населенных пунктов совсем не лишним будет уточнение местонахождения населенного пункта, н-р: ст. Шелковская Краснодарского края.

Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично указывать его двумя строчками ниже вряд ли целесообразно, например:

Ярославский шинный завод

В письмах, чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и др.

Обязательные реквизиты первичных документов

Первичные документы важны в вопросах ведения бухучета и в определении объема налоговых обязательств. Бухгалтеру, который оформляет “первички”, необходимо понимать содержание и формы таких документов, а также знать порядок ведения учетных регистров.

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы – основа документооборота. На каждый факт хозяйственной жизни нужно составлять первичный учетный документ (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ – далее Закон № 402-ФЗ).

На данный момент обязательной формы первичных учетных документов не разработано. И компании могут самостоятельно разрабатывать формы «первичек», а также использовать унифицированные бланки.

Также допускается применение совмещенных форм первичного документа. Это когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить.

Однако для таких документов в законодательстве установлен перечень обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В комментируемом письме Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31497 ведомство в очередной раз напоминает, какие реквизиты обязательны при составлении первичных учетных документов. Обязательными реквизитами являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.

«Первичку» можно составить как бумажном, так и в электронном виде с применением электронной подписи.

Обратите внимание: если первичные учетные документы, подтверждающие данные налогового учета, составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык (письмо Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).

Перечень первичных учетных документов

А какие документы можно отнести к категории первичных документов? Перечень первичных учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки.

Перечень первичных документов может быть таким.

1. Счет. Унифицированной формы счета на оплату нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму. Счет, кроме общепринятых данных (реквизиты продавца, наименование покупателя, номер, дата выставления) может содержать и другую информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, уведомления о предоплате и т. п.

2. Платежные документы. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности. Такие документы применяют при безналичных расчетах. Платежкой подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг.

3. Товарная накладная. Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (подтверждает отпуск товаров), а второй передается покупателю (используется им для оприходования полученных ценностей). Данные накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре.

3. Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг). Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

4. Расчетная ведомость. Используется при решении задач, связанных с сотрудниками фирмы. В таких ведомостях учитываются все обстоятельства по выплате зарплаты. В расчетную ведомость включают не только зарплату, но и все премии, сверхурочные и т.д.

5. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Как хранить первичные документы

По общему правилу обработанные «первички», которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке. На самом деле каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера компании, и от видов деятельности, и от способа организации бухучета.

Но особый порядок хранения предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, должны храниться в специальных журналах.

Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному. В налоговом законодательстве сказано, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение 4 лет. А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока фирма уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Не следует забывать и о том, что помимо Закона № 402-ФЗ и Налогового кодекса сроки хранения документов регулирует и архивное законодательство. Например, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности компании, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.

Обратите внимание, если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет(Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).

Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:

• хранить документы на фирме;
• сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).

Какие обязательные реквизиты первичных документов в 2019 году

Бухгалтерские документы имеют свои особенности и назначение. Также существует классификация, упорядочивающая эти бумаги. Помимо этого, есть обязательные реквизиты первичных документов, которые используются в документообороте. Все реквизиты – это показатели, каким-либо образом характеризующие определенную операцию, проведенную компанией. Кроме того, они могут носить идентификационный характер, необходимый для того, чтобы определить всех участников сделки или ответственных лиц. Официальные типовые бланки, которые относятся к утвержденным формам, обычно уже имеют все обязательные реквизиты, включенные в используемый документ. Также см. “Что такое первичные документы бухучета“.

Обязательные реквизиты

Форма первичного документа может быть как обязательной, утвержденной в законодательном порядке, так и разрабатываемой организациями самостоятельно, в индивидуальном порядке. При этом существует список реквизитов, которые всегда должны присутствовать в документах первичного порядка. Это позволяет установить унификацию и закрепить определенный порядок. В число обязательных реквизитов входят следующие пункты:

• Название составляемого документа, также может использоваться наименование формы.
• Дата, когда документ был составлен.
• Название учреждения или компании, деятельность которой описывается в этом документе.
• Описание факта хозяйственной жизни.
• Величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием используемых единиц измерения.
• Указание должности тех, кто совершал сделку и несет за нее ответственность. Также могут указываться должности лиц, ответственных за оформление документации.
• Подписи лиц, участвовавших в сделке, с указанием фамилий и инициалов или другие варианты оформления, необходимые для идентификации.

Все эти пункты должны обязательно указываться на бланках для составления первичных документов, вне зависимости от того, считается ли форма документа утвержденной законодательством или организация разрабатывала ее самостоятельно.

Бухгалтерские регистры и их реквизиты

Формы некоторых бухгалтерских регистров организация может разрабатывать самостоятельно, однако при этом необходимо соблюдать наличие ряда определенных реквизитов. Такой порядок необходим, чтобы унифицировать документы:

• Название данного регистра.
• Название организации.
• Дата начала и окончания или период ведения регистра.
• Группировка объектов, которые относятся к бухгалтерскому учету.
• Величина денежного измерения этих объектов.
• Указание должностей тех, кто несет ответственность за ведение регистра.
• Подписи ответственных с указанием фамилий и инициалов или другим вариантом идентификации.

Перечень перечисленных реквизитов является обязательным, однако организация также может добавлять к ним дополнительные пункты по своему усмотрению, если это необходимо по каким-либо причинам. Использование дополнительных реквизитов может потребоваться для учета, в связи с какой-то особой спецификой организации или другими подобными обстоятельствами, требующими определенных подробностей при характеристике какой-либо хозяйственной операции.

Для форм бухгалтерской отчетности также существуют определенные реквизиты, установленные соответствующим указом. Кроме того, используемые для ведения документации бланки имеют свое назначение. Вся систематизация документов необходима для поддержания порядка в документообороте, а также унификации, которая облегчает взаимодействие между различными подразделениями и организациями.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.

Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.

ВАЖНО! Применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:

1. Кто является составителем официальной бумаги: наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
2. К какому виду отнести конкретную бумагу: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
3. Кто утвердил, согласовал и подписал ее: реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:

• К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.
• Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:

• Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. Без основных элементов она утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.
• Дополнительные — это информация, которая детализирует основные. Указывать такие данные не обязательно, бумага не потеряет своего статуса. Но они позволяют конкретизировать ситуацию.

Ключевые элементы первички

Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

ВАЖНО! Для этой категории чиновники утвердили обязательные реквизиты первичных документов в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

1. Наименование бланка или унифицированной формы.
2. Дата составления.
3. Наименование субъекта, который составил первичку.
4. Содержание операции, оформляемой первичкой.
5. Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
6. Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, ответственных за оформление.
7. Подписи ответственных, уполномоченных лиц.

При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.

Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.

Источники:

http://www.garant.ru/news/1325594/
http://cyberpedia.su/3×6997.html
http://studopedia.ru/3_68336_obyazatelnie-rekviziti.html
http://www.buhgalteria.ru/article/obyazatelnye-rekvizity-pervichnykh-dokumentov
http://buhguru.com/buhgalteria/obyazatelnye-rekvizity-pervichnyh-dokumentov.html
http://how2get.ru/uslugi/chto-takoe-rekvizity-dokumenta-obyasnyaem-s-primerami/