Баланс рабочего времени как рассчитать

Баланс рабочего времени

Как рассчитать баланс рабочего времени?

Порядок расчета и форму баланса рабочего времени работодатель вправе определить самостоятельно. Как правило, для его расчета необходимо определить число рабочих дней и часов, продолжительность рабочего дня и рассчитать полезный фонд рабочего времени.

Обоснование: Рабочее время — это время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые, в соответствии с трудовым законодательством, относятся к рабочему времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ).

Для повышения эффективности использования фонда рабочего времени и определения плановой численности работников используется баланс рабочего времени.

Составление баланса рабочего времени

Под балансом рабочего времени принято понимать систему показателей, отражающих использование рабочего времени в организации за определенный календарный период.

На законодательном уровне обязанность работодателя по составлению баланса рабочего времени не предусмотрена, поэтому его форму и порядок расчета работодатель вправе разработать самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ).

Баланс рабочего времени может быть рассчитан в целом по организации, по отдельному структурному подразделению (цеху, участку и т.п.) или по каждому работнику. Как правило, в крупных организациях расчет баланса производят на группу работников, выполняющих схожие или одинаковые трудовые функции.

Баланс рабочего времени может составляться как в человеко-днях, так и в человеко-часах, его оформляют в виде таблицы. Отработанным человеко-часом принято считать один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным человеко-днем считается явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе, независимо от продолжительности рабочего времени.

Расчет баланса рабочего времени

Расчет баланса рабочего времени в организации, как правило, осуществляется в следующем порядке:

1) определяется календарный фонд — это фонд рабочего времени, применимый к определенным календарным дням, который состоит из рабочего и нерабочего времени;

2) определяется номинальный фонд — это фонд рабочего времени с вычетом всех выходных и праздничных дней (ст. 112 ТК РФ);

3) определяется явочный фонд — это фонд рабочего времени с учетом вычета всех нерабочих дней, включая больничные, отпуска и другие пропущенные дни, как по уважительным, так и по неуважительным причинам. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Поэтому для того, чтобы рассчитать явочное время в балансе, необходимо детально расписать дни неявок на работу на основе данных табеля учета рабочего времени. Неявка может быть обусловлена отсутствием по причине ежегодного оплачиваемого отпуска, дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, невыхода на работу по причине нетрудоспособности, выполнения государственных и общественных обязанностей, простоя, отпуска без сохранения заработной платы, а также по иным причинам, в частности неуважительным (например, прогул).

Явочное время будет представлять собой разницу между нормативным фондом и числом дней неявок на работу;

4) определяется максимальное число рабочих часов (бюджет рабочего времени) — путем умножения явочного числа дней на продолжительность рабочей смены, которая установлена в организации с учетом требований трудового законодательства исходя из продолжительности рабочей недели;

5) определяется полезный фонд рабочего времени — путем вычитания из бюджета рабочего времени (в часах) потерь рабочего времени, связанных с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменные потери).

Внутрисменные потери рабочего времени учитываются в часах и включают в себя часы потерь в связи с сокращением длительности рабочего дня кормящим матерям, подросткам, на вредных производствах, в предпраздничные дни, а также часы потерь ввиду опозданий работников, внутрисменных простоев и т.п. (ч. 3 ст. 72.2, ст. ст. 92, 95, 258 ТК РФ).

В балансе можно также отразить и среднюю продолжительность рабочего дня, которая определяется как частное от деления общего количества отработанных часов к количеству рабочих дней.

Все полученные показатели расчета баланса рабочего времени необходимо свести в одну таблицу.

Следует отметить, что в целях сравнительного анализа работодатель может составлять несколько видов баланса рабочего времени — плановый и фактический. Но вне зависимости от этого каждый баланс рассчитывается примерно по одной и той же методике. Разница лишь в том, что в плановом балансе неявочные дни и внутрисменные потери прогнозируются на основе графиков отпусков и среднего процента соответствующих неявок и потерь за аналогичный предыдущий период, а в фактическом балансе рабочего времени данные показатели учитываются на основе табеля учета рабочего времени.

В 2018 г. номинальный фонд рабочего времени составил 247 дней. Из данного количества дней вычитаются дни неявок работника на работу в течение года. Тем самым получаем явочный фонд его рабочего времени, полученное число дней переводится в часы путем умножения на продолжительность рабочей смены. Полезный фонд будет являться разницей между так называемым явочным фондом и потерями времени, связанными с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменными потерями). Показатель средней продолжительности рабочего времени указывает на то, насколько эффективно работником в течение года использовалось выделенное на труд время.

Расчет баланса рабочего времени

Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени за прошлые периоды. Необходимо рассчитать:

номинальный фонд рабочих часов;
часы, приходящиеся на отпуск;
максимально возможный фонд;
явочный плановый фонд.

«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:

Табельные значения берутся из графика работ конкретного специалиста. Например, в декабре 2015 г 31 календарный день. Отнимаем праздники – получаем 28. Сорокачасовая рабочая неделя, пятидневка – 20 рабочих дней или 160 рабочих часов.
Количество «отпускных» дней берется из графика отпусков. Если у работника на анализируемый период запланирован отпуск, то для расчета максимально количества рабочих часов из табельных значений отнимаются плановые отпуска.
Плановый отпуск сопоставляется с рабочими днями по графику. В таблице отражаются дни и часы, приходящиеся на рабочие смены.
Чтобы рассчитать явочное время, необходимо спрогнозировать неявочные дни. Максимально точно это сделать невозможно. Поэтому возьмем средний процент неявок за предыдущий квартал. Полученное значение вычтем из максимально возможного фонда. Результат – плановый явочный фонд.

Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.

В столбце «Максимально возможное время» расчет производится автоматически. Вводим формулу: = F4 – H4 (табельные значения минус плановый отпуск). Для дней и часов соответственно.

Для расчета не явочных часов нужны средние показатели неявок. Удобнее всего, если учет времени тоже ведется в Excel. Ежемесячно подсчитываются «явки» и «неявки» по каждому сотруднику.

Тогда при составлении баланса на новый период можно в графу «Явочное время» ввести формулу со ссылкой на «Учет раб.вр.» за предыдущие 3 месяца.

Например, такую: =J4-((‘Учет раб.вр. Март’!B3+’Учет раб.вр. Апрель’!B3+’Учет раб.вр. Май’!B3)/3). Или с использованием функции СРЗНАЧ: =K4-(СРЗНАЧ(‘Учет раб.вр. Март’!C3;’Учет раб.вр. Апрель’!C3;’Учет раб.вр. Май’!C3)).

По такому же алгоритму заполняются данные по всем сотрудникам и подразделениями. Формулы копируются на весь столбец.

Впоследствии на основе баланса можно составлять аналитическую таблицу для сравнения плановых и фактических показателей.

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.

Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.

Балансы рабочего времени

Анализ использования рабочего времени проводится на основе балансов рабочего времени. Они составляются в человеко-днях и в человеко-часах. В балансе выделяют два раздела: «ресурсы рабочего времени» (формирование МВФ) и «использование рабочего времени».

В разделе «ресурсы рабочего времени» отражаются следующие показатели:

· календарный фонд рабочего времени (КФВ);

· неявки в связи с праздничными и выходными днями (заведомо нерабочее время);

· табельный фонд рабочего времени (ТФВ);

· неявки в связи с очередными отпусками (заведомо нерабочее время);

· максимально возможный фонд рабочего времени (МВФ).

Для расчета ресурсов рабочего времени в человеко-часах соответствующий показатель, выраженный в человеко-днях, умножается на среднюю установленную продолжительность рабочего дня (УПРД).

В разделе «использование рабочего времени» дается характеристика структуры МВФ рабочего времени. При этом в его составе выделяют три части: ФОВ; время, не отработанное по уважительным причинам, и потери рабочего времени.

Первый показатель в разделе «использование» — ФОВ в человеко-днях (если баланс составляется в человеко-днях) или ФОВ в человеко-часах (если баланс составляется в человеко-часах). Отметим, что здесь указываются только часы, отработанные в пределах установленной продолжительности рабочего периода. Сверхурочно отработанное время (оплачиваемое обычно по ставкам, превышающим нормальные) приводится за балансом отдельной строкой.

Вторая часть МВФ — время, не использованное по уважительным причинам, в нее включаются:

· неявки по болезни, по уходу за больными детьми;

· отпуска по учебе (для сдачи экзаменов, зачетов, время обучения на курсах профессиональной подготовки и переподготовки по направлениям предприятий и т.п.);

· прочие неявки по причинам, предусмотренным законом (неявки в связи с выполнением государственных обязанностей (например, вызов в военкомат, в суд, на военные сборы), время проезда к месту использования отпуска и обратно для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей и др.).

При составлении баланса рабочего времени в человеко-часах неявки по уважительным причинам, выраженные в человеко-днях, умножаются на среднюю УПРД. Кроме того, отдельно показывается внутрисменное время, не использованное по уважительным причинам.

Третья часть МВФ — потери рабочего времени. Здесь, прежде всего, должны быть отражены целодневные потери рабочего времени по следующим причинам: целодневные простои; неявки из-за прогулов; неявки с разрешения администрации без сохранения заработной платы по уважительным личным причинам (вступление в брак, рождение ребенка и т.п.); массовые невыходы на работу (забастовки).

Если баланс рабочего времени составляется в человеко-часах, отдельно показываются внутрисменные потери. К ним относятся внутрисменные простои, а также часы, не отработанные по причине опозданий и преждевременного ухода с работы.

Итоговая строка в данном разделе баланса рабочего времени — МВФ рабочего времени, который исчисляется как сумма: фактически отработанного времени; времени, не использованного по уважительным причинам; потерь рабочего времени.

На рис.3 приведена структура рабочего времени .

Рис. 3. Структура рабочего времени (в человеко-часах)

Наглядное представление о составе фондов рабочего времени дает баланс рабочего времени (табл.3).

Имеются следующие данные (в человеко-днях) по предприятию: работниками предприятия отработано 110790; целодневные простои 10; неявки на работу 71700: в связи с ежегодными отпусками – 9000, по болезни – 5000, прогулы – 10, выходные и праздничные дни – 56500, отпуска по инициативе предприятия – 100, учебные отпуска – 120, отпуска в связи с родами – 480, прочие неявки (разрешенные законом) – 250, неявки с разрешения администрации – 200. Фактически отработанное время — 864162 человеко-часов. Сверхурочно отработано – 11079. Среднесписочная численность составляла 500 человек. Нормальная продолжительность рабочего дня – 8 часов.

Читать еще: Инструкция экскаваторщика

Как рассчитать баланс рабочего времени?

Рабочее время — это время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые, в соответствии с трудовым законодательством, относятся к рабочему времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ).

Составление баланса рабочего времени

Расчет баланса рабочего времени

Расчет баланса рабочего времени в организации, как правило, осуществляется в следующем порядке:

определяется календарный фонд — это фонд рабочего времени, применимый к определенным календарным дням, который состоит из рабочего и нерабочего времени;
определяется номинальный фонд — это фонд рабочего времени с вычетом всех выходных и праздничных дней (ст. 112 ТК РФ);
определяется явочный фонд — это фонд рабочего времени с учетом вычета всех нерабочих дней, включая больничные, отпуска и другие пропущенные дни, как по уважительным, так и по неуважительным причинам. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Поэтому для того, чтобы рассчитать явочное время в балансе, необходимо детально расписать дни неявок на работу на основе данных табеля учета рабочего времени. Неявка может быть обусловлена отсутствием по причине ежегодного оплачиваемого отпуска, дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, невыхода на работу по причине нетрудоспособности, выполнения государственных и общественных обязанностей, простоя, отпуска без сохранения заработной платы, а также по иным причинам, в частности неуважительным (например, прогул). Явочное время будет представлять собой разницу между нормативным фондом и числом дней неявок на работу;
определяется максимальное число рабочих часов (бюджет рабочего времени) — путем умножения явочного числа дней на продолжительность рабочей смены, которая установлена в организации с учетом требований трудового законодательства исходя из продолжительности рабочей недели;
определяется полезный фонд рабочего времени — путем вычитания из бюджета рабочего времени (в часах) потерь рабочего времени, связанных с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменные потери).

Все полученные показатели расчета баланса рабочего времени необходимо свести в одну таблицу.

Как рассчитать баланс рабочих часов, приходящихся на период отпуска, исходя из среднедневного баланса часов при суммированном учете рабочего времени? (Е. Бахтина, 15 октября 2015 г.)

Е. Бахтина, профессиональный бухгалтер РК, CAP, DipIFR

Директор ТОО «Аутсорс Центр «ПрофТайм»

КАК РАССЧИТАТЬ БАЛАНС РАБОЧИХ ЧАСОВ, ПРИХОДЯЩИХСЯ НА ПЕРИОД ОТПУСКА, ИСХОДЯ ИЗ СРЕДНЕДНЕВНОГО БАЛАНСА ЧАСОВ ПРИ СУММИРОВАННОМ УЧЕТЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ?

ИП работает по общеустановленному режиму налогообложения, одним из видов деятельности является производство кислорода. Заработная плата производственным рабочим начисляется по часовой тарифной ставке, ведется суммированный учет рабочего времени. С 01 сентября 2015 г. работнику производства предоставляется отпуск на 24 календарных дня. Для начисления отпускных рассчитывается среднечасовой заработок. Нужно рассчитать среднедневной баланс рабочих часов, приходящихся на период отпуска. На предприятии принята 40-часовая рабочая неделя, пятидневка. В разных источниках указывается, что на среднемесячный баланс календарных дней – 29,25, приходится, по одним данным – 164,67 рабочих часов, по другим – 163,33 раб.часов. Что из этого является верным? Еще один вопрос по дате выхода работника на работу: период отпуска с 01.09 по 24.09.15. В 2015 году первый день Курбан-айта приходится на 24 сентября. В связи с этим, выходить работнику нужно 25.09 или 26.09?

Как правильно рассчитать среднедневной баланс рабочих часов, приходящихся на период отпуска, единая ли это норма или меняется каждый год? Определить дату выхода сотрудника на работу.

Положения ТК. У вас установлен суммированный учет рабочего времени. Согласно статье 86 Трудового кодекса суммированный учет рабочего времени применяется в непрерывно действующих производствах, цехах, участках и на некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени.

Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма ежедневной и (или) еженедельной продолжительности рабочего времени. Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени, может быть, любой календарный период, но не более чем один год или период выполнения определенной работы.

Расчет средней заработной платы производится на основании Единых правил исчисления средней заработной платы, утвержденных (далее Правила).

Согласно пункту 7 Правил средняя заработная плата работника исчисляется путем умножения среднего дневного (часового) заработка на количество рабочих дней (рабочих часов), приходящихся на период события (в данном случае – компенсации).

Согласно пункту 8 Правил средний дневной (часовой) заработок во всех случаях определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней (часов) в расчетном периоде.

Если расчетный период отработан не полностью, то средний дневной (часовой) заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы за отработанное время на количество рабочих дней (часов) при пятидневной или шестидневной рабочей неделе, соответственно, приходящихся на данное отработанное время (п. 9 Правил).

Комментарии. Учитывая, что при суммированном учете рабочего времени соблюдается в среднем установленная для данной категории работников норма ежедневной и (или) еженедельной продолжительности рабочего времени, средняя заработная плата работника исчисляется путем умножения среднего часового заработка, на среднегодовое количество рабочих часов исходя из баланса рабочего времени в вашем случае при пятидневной сорокачасовой рабочей неделе, приходящихся на период события.

В случае, если расчетный период (12 месяцев, предшествующих событию) отработан полностью, то для расчета среднего часового заработка общую сумму начисленной заработной платы за 12 месяцев вы должны разделить на количество рабочих часов за данный период.

В случае, если рабочий период (12 месяцев, предшествующих событию) отработан не полностью, то для расчета среднего часового заработка общую сумму начисленной заработной платы за отработанный период необходимо разделить на количество рабочих часов, приходящихся на отработанный период, согласно балансу рабочего времени.

Для определения баланса часов, приходящихся на период отпуска, необходимо среднемесячное количество часов в 2015г. разделить на среднемесячное количество календарных дней и умножить на количество календарных дней отпуска, т.е. 163.33/29,25×24 дня=134 часа.

Среднемесячный баланс рабочего времени на 2015г. составляет 163,33 часов. Определяется как общее количество рабочих часов согласно балансу рабочего времени на 2015, разделенных на 12 месяцев (1960/12=163,33).

Следует отметить, что среднемесячный баланс рабочего времени является изменяемой величиной, т.к. зависит от количества общих рабочих часов в конкретном годовом периоде при, например, пятидневной 40-часовой неделе. А общее количество рабочих часов в годовом периоде определяется как сумма рабочих часов за каждый месяц, приходящихся на рабочие дни месяца по графику пятидневной рабочей недели без учета выходных и праздничных дней. Так, приводимая в вопросе величина среднемесячного количества рабочих часов – 164,67 соответствовала, к примеру, балансу рабочего времени в 2012г. (общее количество рабочих часов 1976 делилось на 12).

Для определения суммы отпускных 134 часа умножаем на среднечасовой заработок.

Продление отпуска. В отношении даты выхода на работу работника, в том случае, если последний день отпуска приходится на 24 сентября Курбан-айт, необходимо отметить следующее.

В соответствии с Законом РК от 13.12 2001г. № 267 «О праздниках в Республике Казахстан» первый день Курбан-айта, отмечаемого по мусульманскому календарю, 7 января – православное Рождество являются выходными днями. В 2015г. первый день Курбан-айта приходится на 24 сентября. Следовательно, день 24 сентября 2015г., отмечаемый как Курбан-айт, не является праздничным днем, а является дополнительным выходным днем.

Согласно статье 103 Трудового Кодекса РК продолжительность оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков исчисляется в календарных днях без учета праздничных дней, приходящихся на дни трудового отпуска, независимо от применяемых режимов и графиков работы.

Таким образом, отпуск не продлевается дополнительно на 1 день, т.к. 24 сентября не является праздничным днем. Соответственно, работник должен выйти на работу 25.09.2915г. в случае, если по графику рабочего времени, установленному на предприятии, этот день является для него рабочим днем.

1. Среднедневной баланс рабочих часов рассчитывается исходя из среднемесячного баланса рабочих часов, приходящихся на среднемесячный баланс календарных дней в году без учета праздничных дней. В 2015г. это – 5.584 ч (163.33/29.25). Количество рабочих часов, приходящихся на период отпуска с 01 по 24 сентября, составляет 134 ч (24×5.584). Среднемесячный баланс рабочих часов пересчитывается ежегодно.

2. Датой выхода работника на работу является 25 сентября. Отпуск не продлевается в связи с выпадением на 24 сентября первого дня Курбан-айта, т.к. этот день является не праздничным, а выходным днем.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.

Баланс рабочего времени с примером в Excel

При планировании рабочего времени сотрудников предприятия оперируют такими понятиями, как «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».

Баланс рабочего времени – это таблица, в которой отражено распределение календарных дней /часов, их использование работниками фирмы. С помощью документа контролируются временные потери рабочих часов, определяется численный состав. Данный учет можно вести в Excel как показано ниже на примере.

Читать еще: Инструкция по охране труда для водителя курьера

Составляющие баланса рабочего времени

Данный анализ содержит ожидаемые показатели и фактическое использование рабочего времени. Единицы измерения – человеко-дни / человеко-часы.

календарный фонд = количеству дней в году;
номинальный (табельный) = все дни минус выходные и праздники;
максимально возможный = номинальный минус дни отпуска;
явочный = максимально возможный минус неявки;
фактический = явочный минус простои.

Такой отчет составляется ежемесячно для каждого структурного подразделения. Впоследствии плановое время сравнивается с фактическим временем. Показатели анализируются в абсолютных величинах и в коэффициентах:

факт. время /макс. возможное;
неявки /табельное или макс. возможное;
явочн. /макс. возможное.

Таким образом, основная задача баланса:

Повышение эффективности использования фонда рабочего времени.
Определение плановой численности специалистов.

Расчет баланса рабочего времени

номинальный фонд рабочих часов;
часы, приходящиеся на отпуск;
максимально возможный фонд;
явочный плановый фонд.

«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:

Табельные значения берутся из графика работ конкретного специалиста. Например, в декабре 2015 г 31 календарный день. Отнимаем праздники – получаем 28. Сорокачасовая рабочая неделя, пятидневка – 20 рабочих дней или 160 рабочих часов.
Количество «отпускных» дней берется из графика отпусков. Если у работника на анализируемый период запланирован отпуск, то для расчета максимально количества рабочих часов из табельных значений отнимаются плановые отпуска.
Плановый отпуск сопоставляется с рабочими днями по графику. В таблице отражаются дни и часы, приходящиеся на рабочие смены.
Чтобы рассчитать явочное время, необходимо спрогнозировать неявочные дни. Максимально точно это сделать невозможно. Поэтому возьмем средний процент неявок за предыдущий квартал. Полученное значение вычтем из максимально возможного фонда. Результат – плановый явочный фонд.

Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Скачать баланс рабочего времени Скачать табель учета рабочего времени

Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.

Баланс рабочего времени одного среднесписочного рабочего за год

При упрощенных расчетах общая потребность в персонале определяется по нормам выработки:

Чпл = Qпл / Впл, (4.1)

где Чпл – среднесписочная плановая численность рабочих; Qпл – планируемый объем выпуска продукции; Впл – плановая норма выработки на одного рабочего.

Плановая численность (Чпл) рабочих-сдельщиков и рабочих повременщиков, занятых на нормируемых работах, определяется с использованием данных о трудоемкости производственной программы по формуле:

Чпл = [Тпр / Фпл] × Ксп, (4.2)

где Тпр – трудоемкость производственной программы; Фпл – полезный фонд времени одного рабочего (определяется из баланса рабочего времени); Ксп – коэффициент пересчета явочной численности в списочную (в прерывных производствах определяется отношением номинального времени к явочному, в непрерывных – отношением календарного к явочному).

Расчет численности рабочих, занятых обслуживанием оборудования, его наладкой, ремонтом и другими подсобными работами проводится по нормам обслуживания по формуле:

Чпл = [(О × С) / Но] × Ксп, (4.3)

где О – число единиц оборудования; С – количество смен; Но – норма обслуживания (сколько единиц оборудования может обслужить один рабочий).

Пример. На предприятии имеется 1000 ед. оборудования. Норма обслуживания одного слесаря-ремонтника – 100 ед. за смену. Предприятие работает в две смены. Номинальный фонд рабочего времени – 265 дней, реальный – 230 дней. Численность слесарей-ремонтников рассчитывается следующим образом:

Чпл = [(1000 × 2) / 100] × (265 / 230) = 23 чел.

Применительно к работам, по которым не устанавливаются их объемы и нормы выработки, численность рабочих может быть определена непосредственно по рабочим местам :

Чпл = n × С × Ксп, ((4.4)

где n – число рабочих мест.

Пример.В цехе имеется четыре крана. Каждый из них обслуживается крановщиком и двумя стропальщиками. Цех работает в две смены. Данные по фонду рабочего времени – как в предыдущей задаче. Соответственно, необходимое количество крановщиков составит:

Чпл = 4 × 2 × (265 / 230) = 9 чел.;

Чпл = 4 × 2 × 2 × (265 / 230) = 18 чел.

Расчет по нормативам численности осуществляется, когда производственный объект или оборудование обслуживаются группой рабочих, и не предопределяется их расстановка внутри объекта. Норматив численности определяется на основе нормы обслуживания или нормы времени обслуживания по формуле:

Нч = (Р / Но) × Ксп, (4.5)

где Р – объем работы; Но – норма обслуживания (в тех же единицах, что и объем работы).

При определении численности административно-управленческого персонала можно использовать формулу Розенкранца . Она служит для проверки соответствия фактической численности необходимой, которая задается загрузкой данного подразделения или предприятия в целом:

где Ч – численность административно-управленческого персонала определенной профессии, специальности, подразделения и т. п.; n – количество видов организационно-управленческих работ, определяющих загрузку данной категории специалистов; mi – среднее количество определенных действий (расчетов, обработки заказов, переговоров и т. п.) в рамках i-гo организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например за год); ti – время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i-гo организационно-управленческого вида работ; T – рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах; Кнрв – коэффициент необходимого распределения времени; Кфрв – коэффициент фактического распределения времени; tp – время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (Кнрв) рассчитывается следующим образом:

Кнрв = Кдр × Ко × Кп, (4.7)

где Кдр – коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее неучтенные во времени, необходимом для определенного процесса

как правило, в пределах 1,2 ≤ Кдр ≤ 1,4; Ко – коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня, как правило, устанавливается на уровне 1,12; Кп – коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени (Кфрв) определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко времени, рассчитанному как

Опыт

Пример планирования

Для определения численности персонала руководство автомобильного холдинга Major использует несколько способов. Когда открывается новый дилерский центр, формируется его штат на основе опыта иностранных автомобильных компаний. Объем обязательных работ, приходящийся на один центр в первые месяцы его развития, примерно одинаков, поэтому для каждого из них предусмотрено около 40 стандартных должностных позиций. Они распределяются по типовым подразделениям: дирекция (директор центра и 2 секретаря), салон продаж автомобилей (руководитель, администратор и 4 продавца-консультанта), отдел продаж запчастей (менеджер и три продавца), сервисная служба (5 главных менеджеров и 12 механиков), склад (руководитель и 2 сотрудника) и проч.

Со временем число клиентов дилерского центра растет (когда и как оно увеличится, в компании приблизительно знают исходя из собственных исследований рынка), поэтому типовой штат нуждается в пополнении. Например, чтобы определить, сколько нужно нанять дополнительных технических сотрудников, в Major используется показатель нормы выработки, который указывает, за какое время один сотрудник должен выполнить определенный объем работы. База нормы выработки составляется исследовательскими подразделениями поставщиков – автомобильных компаний. Например, согласно этим нормам, механик в дилерском центре Nissan должен успеть заменить воздушный фильтр за 0,2 ч, масло двигателя – за 0,4 ч, а передние колодки – за 0,6 ч. Сравнивая эти показатели с прогнозируемым объемом заказов, делается вывод, справится ли с ним штат службы или нужны дополнительные механики.

В компании Major проводится также и функциональный анализ, чтобы выяснить, не появляются ли у сотрудников со временем новые задачи, которые их отвлекают от выполнения основных. Например, резко выросли продажи автомобилей в кредит. Все вопросы, связанные с оформлением документов по таким покупкам, решали продавцы-консультанты. Вскоре выяснилось, что из-за работы с бумагами у них остается меньше времени на то, чтобы выполнять свою основную функцию – общаться с клиентами и продавать машины. Чтобы разгрузить продавцов, во всех дилерских центрах ввели новую должность – кредитного менеджера.

(По материалам журнала «Секрет фирмы»)

К математико-статистическим можно отнести следующие методы планирования потребности в персонале.

Метод экстраполяции– перенесение сегодняшней ситуации (пропорций) в будущее. Привлекательность этого метода состоит в его общедоступности; ограниченность – в невозможности учесть изменения в развитии организации и внешней среды. Поэтому метод подходит для краткосрочного планирования и для организаций со стабильной структурой, действующих в стабильной окружающей среде. Многие организации пользуются методом скорректированной экстраполяции, который учитывает изменения в соотношении факторов, определяющих численность сотрудников – повышение производительности труда, повышение цен и т. д.

Метод регрессионного анализа– установление зависимости между численностью персонала и влияющими на нее факторами. При линейной регрессии (т. е. Y = а + bХ) прогнозы основываются на корреляции между уровнем занятости и таким бизнес-критерием, как объем продаж. Поскольку ни один фактор не может полностью отразить потребность в персонале, такие прогнозы имеют мало шансов оказаться точными, за исключением, быть может, использование его в небольших фирмах, находящихся в очень стабильной окружающей обстановке. Соответственно для расчета состояния спроса в будущем может понадобиться ввод расширенного множества факторов, что приведет к множественному регрессионному анализу (т. е. Y = b0 + b1x1 + b2x2 + b3x3 + b4x4 +…). Коэффициенты b рассчитываются так, чтобы отделить направление и величину воздействия, которое оказывает на спрос на человеческие ресурсы каждая переменная. После этого полученные оценки независимых переменных вводятся в уравнение для расчета потребности в персонале.

Методы линейного программированияпозволяют путем решения системы уравнений и неравенств, связывающих ряд переменных показателей, определять их оптимальные величины во взаимном сочетании. Это помогает по заданному критерию выбрать наиболее подходящий вариант функционирования или развития объекта управления, например распределения работников, позволяющего, с одной стороны, наиболее полно обслужить всех клиентов, а с другой стороны, сделать это при минимальных затратах и т. д. Однако возможности применения этого метода в сфере кадрового планирования ограничены.

Читать еще: Благодарственное письмо первому учителю от родителей

Метод экспертных оценокоснован на использовании мнений специалистов для определения потребностей в персонале. Такими специалистами в организации являются, прежде всего, руководители подразделений. Служба управления персоналом занимается сбором и обработкой оценок. В зависимости от размеров организации и числа линейных руководителей для этого могут использоваться различные методы – групповое обсуждение, письменный обзор (когда каждому руководителю предлагается ответить на подготовленный службой управления персоналом вопросник), метод Дельфи – письменный диалог между службой персонала и группой экспертов. Кадровая служба разрабатывает вопросник относительно потребностей в персонале и направляет его экспертам, затем обрабатывает их ответы и возвращает обобщенные результаты экспертам вместе с вопросами. Эта процедура повторяется до тех пор, пока эксперты не достигнут соглашения в отношении потребностей в рабочей силе.

Преимущество метода экспертных оценок – участие линейных руководителей, знания и опыт которых придают плану дополнительную весомость в глазах высшего руководства. Недостатки метода – трудоемкость процесса сбора и обработки мнений экспертов, а также субъективность их суждений.

В целях оптимизации численности персонала также может использоваться метод бенчмаркинга.[89]Для этого компании используют открытые или коммерческие информационные источники. При этом в качестве «образца для подражания» могут использоваться прямые конкуренты или отдельные подразделения успешно работающих фирм. Однако этот метод дает лишь приблизительные ориентиры. Кроме того, в большинстве случаев прямое копирование не является корректным и приходится использовать ряд дополнительных показателей (издержки на одного сотрудника; соотношение численности персонала и объема выполняемых работ; доля товарооборота или прибыли компании, приходящаяся на одного сотрудника).

Задачи по планированию потребности в персонале

Задача 1. На основе исходных данных рассчитать численность необходимого персонала по нормам обслуживания.

Количество агрегатов – 8.

Режим работы агрегатов – 2 смены.

Количество агрегатов, работающих в 1-ю смену – 8.

Количество агрегатов, работающих во 2-ю смену – 4.

Полезный фонд времени 1 работника за смену – 7 ч.

Время на дополнительное обслуживание агрегата за смену – 1,4 ч.

Коэффициент пересчета явочной численности в списочную – 1,15.

Задача 2. На основе имеющихся данных рассчитать численность производственного персонала для каждого вида работ по трудоемкости.

Задача 3. Планом развития фирмы в прогнозируемом периоде (следующий год) повышение объема производства продукции предусмотрено только за счет роста производительности труда, без увеличения численности.

Из анализа показателей установлено, что 40 % работников, достигающих пенсионного возраста, остаются работать на фирме.

Доля работников, для которых пенсионный возраст наступит в плановом периоде, – 6 % от общей численности персонала.

Доля убыли работников в связи с инвалидностью и смертностью составляет 3 % от общей численности персонала.

Численность уволенных в ряды вооруженных сил ожидается в районе 60 человек, в связи с направлением на учебу – 40 человек.

Доля увольнений в связи с естественной убылью, уходом на учебу, призывом в армию составляет примерно 60 % планируемой убыли.

Коэффициент текучести персонала предполагается снизить в плановом периоде с 14 до 10 %.

Вновь привлекаемый персонал после службы в армии составляет 10 % от численности работников, уволенных в вооруженные силы.

Задание: определить общую численность персонала компании и численность работников, которых необходимо привлечь из внешних источников.

Делопроизводство

Как составляется баланс использования рабочего времени?

Каждый руководитель стремится оптимизировать простои, для чего пытается использовать различные методики, позволяющие контролировать использование рабочего времени.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для выявления резервов, способных максимально увеличить производительность труда, специалисты, по поручению дирекции, составляют баланс использования времени (рабочего).

Что это за показатель?

Баланс использования времени (рабочего) составляется как в человеко- часах, так и в человеко-днях.

При его составлении специалисты используют следующие элементы анализа:

Показатели, которые используются при составлении отчета, анализируются не только в коэффициентах, но и в абсолютных величинах:

Время (фактическое) / Время (максимально возможное).
Явочное время / Максимально возможное время.
Неявки / Табельное время (максимально возможное).

Для чего требуется?

Баланс рабочего времени составляется при планировании труда в коммерческих и государственных организациях.

Он представляет собой систему показателей, способных дать максимально точную характеристику ресурсов времени (рабочего) штатных сотрудников. Также эти показатели позволяют контролировать процесс распределения временных ресурсов по затратам, в частности, их рациональное использование.

Многие руководители, изучив данные из отчета принимают решение об изменении численности работников, из-за того что рабочий коллектив физически не справляется с поставленными задачами.

Баланс рабочего времени обычно составляют для каждого структурного подразделения частной или государственной компании. После завершения всех необходимых исчислений специалисты сравнивают значение фактического времени с плановым.

В результате можно утверждать, что перед таким балансом ставятся следующие задачи:

Определить численность специалистов (плановую).
Максимально повысить эффективность и продуктивность фонда времени (рабочего).

Составляющие отчета

Баланс, который составляют для учета рабочего времени, состоит из 2-х разделов:

Ресурсы времени (рабочего). В эту категорию включаются следующие показатели: табельный, календарный и максимально возможный фонд времени; неявки на работу из-за праздников или отпусков.
Использование времени (рабочего). В этот раздел включаются показатели, которые позволяют охарактеризовать структуру фонда (максимально возможного) времени.

Баланс учета времени (рабочего) имеет вид таблицы, в которую специалисты вносят соответствующие показатели.

Такие отчеты могут создаваться как в условиях одного работника, так и целого коллектива, в масштабах глобального производства. Показатели рассчитываются не только за календарный год или отчетный месяц. При необходимости специалисты могут сводить отчет за неделю или за один рабочий день.

Балансы бывают нескольких видов: нормативные, плановые и фактические.

Фактический

При составлении фактического отчета субъектам предпринимательской деятельности удается с максимальной точностью определять все показатели использования времени работы.

Параллельно специалисты могут получить полное представление о возможном росте производительности труда, за счет устранения некоторых показателей.

Плановый

При составлении планового отчета специалисты учитывают только некоторые элементы.

От этого отчета субъект предпринимательской деятельности может получить представление о среднем числе отработанных часов за год в разрезе одного штатного сотрудника.

Благодаря плановому балансу руководство имеет возможность бронировать необходимое количество рабочих мест, для более эффективной деятельности компании.

Нормативный

Для составления этого вида отчета специалисты используют специальные временные нормативы не только на подготовку к выполнению работниками своих профессиональных обязанностей (в том числе на обслуживание рабочего места, личные надобности, обед и отдых), но и на заключительный этап производства.

Каковы причины дефицита рабочего времени руководителей? Смотрите здесь.

Как правильно составить баланс рабочего времени?

Чтобы правильно составить отчет времени работы субъект предпринимательской деятельности должен в первую очередь проанализировать возможность изменять при расчетах количество полезного времени.

При этом специалист, которому поручен данный процесс, должен учитывать то, что из-за неявок сотрудников на рабочие места могут изменяться некоторые показатели.

Общие правила планирования

При планировании времени (рабочего) штатных сотрудников каждый субъект предпринимательской деятельности должен оперировать такими понятиями:

«фактическое»;
«явочное»;
«календарное»;
«максимально возможное»;
«табельное время».

Особенности и этапы составления

При составлении отчета специалисту понадобятся данные из следующих документов:

штатное расписание;
правила трудового (внутреннего) распорядка;
календарь (производственный);
табель учета времени (рабочего).

Баланс рабочего времени должен состоять из нескольких разделов:

Потери времени (рабочего).
Время, которое было использовано штатными сотрудниками на выполнение своих профессиональных обязанностей.
Рабочее время, которое не было использовано по прямому назначению сотрудниками вследствие уважительных причин.

Составлять отчет специалист должен в определенной последовательности:

Составляется прогнозируемый баланс времени (рабочего). В первом разделе должны быть указаны все периоды, в течение которых штатный сотрудник фактически работал. Второй раздел предназначается для отражения данных по отпускам (не включаются прогулы и простои).
В плановый баланс нужно включить периоды временной нетрудоспособности, которые ожидаются руководством.
Средняя продолжительность рабочего дня должна определяться методом умножения фактической продолжительности рабочего дня на число рабочих дней в отчетном периоде.
Составляется отчетный баланс, в котором должны быть все те разделы, которые присутствуют в прогнозируемом отчете. К ним следует добавить еще один раздел – простои и прогулы.
Сравниваются балансы и выявляются отклонения от плана и факта.

Годовой плановый

Годовой баланс рабочего времени должен составляться субъектами предпринимательской деятельности для каждой группы работников, для которых организуются специальные условия труда.

В нем отражаются данные за один год, учитываются планируемые невыходы на работу и специальные коэффициенты.

Фактический одного среднесписочного рабочего

Фактический баланс времени (рабочего) на одного среднесписочного сотрудника представляет собой отчет, при помощи которого руководителю удастся определить предпосылки к росту производительности труда.

При проведении исчислений специалистами учитывается количество часов, которые должен отработать один штатный сотрудник в течение отчетного периода, используемого для расчета.

Какова периодичность трехступенчатого контроля по охране труда? Узнайте тут.

Достоинства и недостатки методов оценки персонала вы найдете здесь.

Пример расчета

В качестве примера будет рассматриваться баланс времени (рабочего) на одного работника Мебельной компании на 2020 год.

В производственном цехе работникам устанавливаются отпуска с разной продолжительностью:

20 % сотрудников уходят в отпуск на 24 дня (рабочих);
80 % работников отправляются в отпуск на 27 дней.

В первую очередь нужно исчислить среднюю продолжительность отпуска: 20,00% х 24 + 80,00% х 27 = 26,40 дней (рабочих)

Исчисляется процент потерь на плановые отпуска: 26,40 / 249 х 100,00 % = 10,60%

Для расчета номинального фонда времени (рабочего) следует задействовать формулы:

Тном = Ткал – tвых – tпразд, где

Тном — номинальный фонд времени (рабочего), в днях;
Ткал — календарный фонд времени (рабочего), в днях;
tвых – количество выходных дней;
tпразд – количество праздничных дней.

БРВ = (Тном – Тном х П%) х tсм, где

БРВ – баланс рабочего времени;
Тном — номинальный фонд времени (рабочего);
П% — процент потерь времени (рабочего);
tсм – средняя продолжительность рабочего дня.

Проводятся исчисления:

Тном = 365 – 104 – 12 = 249 дней

БРВ = (249 – 249 х 13,40%) х 8 = 1 725 часов

После этого исчисляется коэффициент использования времени (рабочего), для чего задействуется формула:

КИСП = (100% — П%) : 100

КИСП = (100 – 14,10) : 100 = 0,85

По итогу проведенных расчетов на мебельном предприятии планируется недоиспользование рабочего времени в размере 14,10 %.

Заключение

Каждый субъект предпринимательской деятельности перед тем, как рассчитать показатели для составления отчета рабочего времени, должен провести комплекс аналитических мероприятий.

Используя формулы и коэффициенты, специалисты смогут определить, будет в следующем году недоиспользование или перерасход рабочего времени. Полученная информация позволит принять действенные меры для организации рабочего процесса и привлечения к нему интереса сотрудников.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
- Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
- Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники:

http://owenural.ru/balans-rabochego-vremeni/
http://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/kadrovyj-uchet/kak-rasschitat-balans-rabochego-vremeni/
http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=35761782
http://exceltable.com/otchety/balans-rabochego-vremeni
http://studopedia.ru/5_110353_balans-rabochego-vremeni-odnogo-srednespisochnogo-rabochego-za-god.html
http://kadriruem.ru/balans-rabochego-vremeni/

голоса

Рейтинг статьи