Аудит рабочего времени

Аудит эффективности использования рабочего времени

Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.

Задачами аудита рабочего времени являются:

· Определение общей структуры затрат рабочего времени;

· Выявление причин простоев и перерывов в работе, в том числе организационно-технических и по вине работников;

· Разработка предложений по оптимизации трудового процесса и улучшению использования рабочего времени.

По оценке эффективности использования рабочего времени проводят следующие мероприятия:

1. Изучают должностные инструкции, а также, документы, регламентирующие работу сотрудников подразделений;

2. Актуализируют функционал сотрудников подразделений;

3. Выявляют в деятельности сотрудников функциональные роли и возможности их сочетания;

4. Выявляют основные источники потерь рабочего времени и возможности для оптимизации трудовых процессов с помощью моментных наблюдений;

5. Проводят исследования структуры рабочего времени с помощью фотографии рабочего времени.

· Фотография рабочего времени (сплошная и выборочная)

· Метод моментных наблюдений

Что дает аудиторская проверка рабочего времени:

· дает возможность спланировать и реализовать мероприятия, по повышению эффективности работы подразделения;

· организовать эффективное взаимодействие между подразделениями компании.

· позволяет обнаружить и устранить источники потерь рабочего времени сотрудников, а также выявить резервы повышения производительности труда;

· дает аргументы для проведения работ по разработке норм численности персонала подразделений;

· позволяет оптимизировать трудовые процессы.

· позволяет оптимизировать трудовые процессы и снизить напряженность труда, при этом повысив его эффективность;

· обеспечивает прозрачность и определенность требований к результатам труда.

Аудит эффективности использования рабочего времени персонала ресторана «Золотой Петух»

Я работаю в ресторане «Золотой Петух». В нашем ресторане систематически проводиться внутренний и внешний аудит. Внутренний аудит проходит каждую неделю, его осуществляет бухгалтер (ревизия), руководитель (проверяет и оценивает частоту рабочих мест, подготовленность к работе и т.д.). Также раз в год осуществляется более широкая проверка со стороны – инспектирование – внешний аудит.

Есть множество методов, но эффективнее применяется метод моментных наблюдений (ММН).

ММН — это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени персонала.

Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, руководитель может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Метод моментных наблюдений (ММН) — это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

· Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.

· Низкая трудоемкость проведения наблюдений.

· Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.

· Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений).

· Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.

· Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.

· Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.

· Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Первый этап: постановка целей. Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.).

Второй этап: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной.

На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно-заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).

Третий этап: подготовка бланков моментных наблюдений и начало наблюдений.

Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня).

Четвертый этап: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Excel. Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего.

После проведения аудита рабочего времени у нас в ресторане часто выявляются нарушения и со стороны руководителя, и со стороны работника. Руководители нарушают рабочий день сотрудников, задерживают их на работе уже после рабочего дня или вызывают на работу в выходные дни. Происходит это чаще из-за того, что не хватает рабочей силы в организации.

Также работник нарушает режим труда и отдыха. Когда нет посетителей в зале, чаще всего официанты ничего не делают. Хотя работы у них хватает. Делают себе незапланированные перерывы, поэтому не успевают обслужить посетителя (особенно это касается обеденного перерыва, когда у посетителей время ограничено), в результате ресторан теряет клиентов, а как следствие и выручку.

Для повышения эффективности работы необходимо разделить обязанности таким образом, чтобы все официанты были задействованы в работе, а лишние шли на выходной.

Аудит рабочего времени

Среднесписочное количество работников, чел.

Количество отработанных дней, челч

Неявки на работу (дней) в том числе по причинам: очередные отпуска, учебные отпуска, болезни, и другие неявки, разрешенные законом или администрацией, прогулы

Среднесписочная продолжительность рабочего дня, час

Среднее количество часов работы одного работника, час

Количество отработанных часов работниками, челчас.

Среднее количество дней работы одного работника, час

Все эти показатели рассчитываются как отклонение плана и факта в процентах.

Более детальную характеристику использования рабочего времени в организации дает анализ баланса рабочего времени одного среднесписочного работника.

Эффективность использования рабочего времени определяют возможным сокращением численности работников и величиной недопроизведенной продукции за счет потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

Аудит укомплектованности персоналом

Аудиторская экспертиза заполнения штатных должностей начинается с получения информации, какого рода обязанности выполняет работник (описание должности) и каковы должны быть его знания и навыки для этого (специфика должности).

При анализе штатных должностей целесообразно использовать количественные методы: функциональный анализ рабочего процесса; анкетирование.

Функциональный анализ рабочего процесса применяется для характеристики сущности рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для формулировки требований к работникам. Достоинство метода в получении количественных оценок рабочего процесса. С его помощью все рабочие процессы могут быть классифицированы, например, в целях установления уровня заработной платы работника.

При использовании должностного анкетирования для количественной оценки должностей используется стандартизированная анкета. Её заполняет сам аудитор. Разделы анкеты условно можно разделить на следующие:

1. Источники служебной информации: откуда и как исследуемое должностное лицо получает необходимые для его работы данные?

2. Умственная работа: какого рода решения, аналитические или проектно-планировочные процедуры, выполняет работник, занимающий данную должность?

3. Затраты физического труда: какие физические затраты и какие инструменты необходимы для данного рабочего процесса?

4. Контакты с другими людьми: какого рода взаимодействия с окружающими необходимы для выполнения работы данным должностным лицом?

5. Условия на рабочем месте: в каких физических и социальных условиях трудится работник?

Существуют компьютерные программы для количественной оценки рабочих должностей. Используются семь основных параметров: характер принимаемых решений, взаимосвязи, ответственность, необходимость рабочих навыков и обучения, наличие и характер затрат ручного труда, использование оборудования и транспортных средств, обработка информации.

Эти оценки позволяют кратко описать рабочее место (должности) и проводить сопоставление различных процессов.

Достоинство метода анкетирования в его апробированности, недостаток – большие затраты времени и труда. Анкетный опрос дает только самую общую картину рабочей должности.

Аудитор оценивает сложность труда. В отечественной практике для установления разряда сложности работ оцениваются следующие функции: расчеты, подготовка рабочего места или работы, ведение рабочего процесса, управление оборудованием, ответственность в работе. В зависимости от степени значимости этих функций для выполнения той или иной работы они могут быть определены как простая, средняя и сложная. Каждая степень сложности работы имеет максимальную и минимальную оценку. Общая оценка сложности работы определяется суммированием оценок по всем функциям с помощью балльной оценки.

Далее аудитор оценивает сочетание индивидуального и коллективного труда в организации. Для этого он изучает сведения о количественной оценке личного трудового вклада каждого работника в конечный результат и о количественной оценке вклада каждого работника в конечный результат и о количественной оценке вклада конкретного трудового коллектива в общий результат работы предприятия.

Первый показатель – коэффициент трудового участия – учитывает производительность труда работника, качество работы, соблюдение трудовой дисциплины, отношение к своим служебным обязанностям. Эффективность его использования зависит от зрелости коллектива, гласности, принципиальности и активного участия всех членов коллектива в решении вопросов морального и материального стимулирования.

Второй показатель – коэффициент трудового вклада – учитывает значимость производственной деятельности данного подразделения для всего технологического процесса предприятия, численность работающих, объем выпускаемой продукции (работ), качество продукции, состояние трудовой дисциплины.

Аудитор оценивает правильность применения этих показателей с позиции развития демократических начал в управлении, укрепления трудовой и технологической дисциплины, воспитания сознательного отношения к труду. Правильное применение этих показателей способствует формированию мотивационного ядра личности, соответствующего современным условиям и поставленным задачам.

Методы контроля рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Аудит рабочего времени сотрудников

Существует большая разница между тем, как Вы проводите свое время и тем, как Вы думаете, что проводите его.

Особенно актуально это для рабочего времени. Ведь одно дело, если Вы провели свободный вечер в свое удовольствие. И совсем другое — потерять рабочий час. Тогда страдает вся команда и проект.

Как же определить эту разницу? Лучше понять, куда уходит Ваше время, поможет аудит рабочего времени.

10 причин задуматься об аудите рабочего времени

Каковы масштабы потерь рабочего времени? Посмотрим результаты исследования международного кадрового портала hh.ua. Аналитики изучали главные факторы, на которые отвлекаются офисные сотрудники.

В десятку главных поглотителей рабочего времени попали:

1. Первое место заняла а банальная личная переписка. 51,76% офисных сотрудников изучают личную почту в рабочее время.
2. Просмотр новостей — 43,95%
3. Переписка в ICQ, QIP, Skype и других месенджерах — 34,11%
4. Социальные сети оказались лишь на 4-м месте — 31,24%
5. Сайты по интересам — 17,98%
6. Сайты по поиску работы — 15,55%
7. Онлайн-покупки — 12,13%
8. Чтение и написание блогов — 7,52%
9. Компьютерные игры — 5,45%
10. Туристические сайты — 4,9%

При этом реже одного раза в день отдаются на растерзание пожирателям рабочего времени только 11,84% тружеников.

Такое положение вещей имеет негативные последствия: снижает эффективность работы всего предприятия и приносит прямые убытки. Ведь сотрудники получают зарплату за работу, а тратят рабочее время на что угодно, кроме работы. Плюс к этому увеличивается плата за Интернет, есть риск заражения компьютеров вирусами.

Аудит использования рабочего времени

Компании обычно используют такие формы аудита:

• хронометраж рабочего дня;
• фотография рабочего дня;
• табель учёта рабочего времени;
• видеонаблюдение;
• биометрические системы;
• сервисы автоматического учёта рабочего времени. Позволяют получить подробную информацию по каждому сотруднику.

Автоматический или ручной аудит?

Одна из форм аудита — ведение записей своего времени, что отражает реальную историю работы. Сюда входит перечень посещенных сайтов и запущенных программ, и время проведенное на них. Таким образом можно определить политику использования Интернета и программ для каждого сотрудника или отдела.

Вести такие записи вручную — трудозатратно. От сотрудника требуется постоянно записывать время начала-окончания работы над задачей. Легко забыть, да и нарушает привычный ритм работы.

К примеру, сервис Yaware.TimeTracker помогает определить, насколько грамотно сотрудники распоряжаются своим рабочим временем.

Чтобы начать работу с сервисом Yaware.TimeTracker, необходимо зарегистрироваться, скачать небольшую программу-клиент и установить на компьютеры сотрудников.

После этого Вы узнаете всю правду об эффективности Ваших работников:

• приходят ли они вовремя на работу;
• как часто устраивают перерывы и сколько времени уходит на отдых;

• какие программы чаще всего используют в течение дня;
• какова продуктивность разных сотрудников и отделов за неделю, месяц и т.д.

Вся аналитика отображается в форме простых для понимания графиков и отчётов. Даже одного взгляда достаточно для быстрого анализа ситуации.

Помните: аудит рабочего времени сотрудников поднимает их продуктивность минимум на 10%. А значит и увеличивает общие доходы!

Направления, этапы и методы проведения аудита в трудовой сфере

Основные направления аудита конкретизируются для каждого отдельного предприятия и зависят от целей аудита, от того, что хотелось бы знать ревизорам государственных органов и руководству предприятия для принятия управленческих решений. Ввиду наличия множества направлений анализа в экономическом и социальном плане, учитывая экономические показате­ли, можно выйти как на организационные, экономические, технологические, так и на собственно социально-психологические реше­ния. Поэтому аудит в области трудовой сферы, как правило, проходит по трем классическим направлениям: экономическому, организационному и техническому, в том числе технологическому. Классический набор аудиторских проверок может включать такие направления, как анализ:

• результативности и эффективности использования и функ­ционирования персонала с точки зрения его потенциала;

• уровня организации труда (рабочего места, распределения работ);

• динамики производительности труда;

• состояния нормирования труда и влияния конкретных норм на рост выработки, обоснованности применяемых методов оценки труда и норм;

• эффективности использования рабочего времени;

• рациональности использования социально-трудовых отноше­ний;

• методов и систем повышения мотивации к труду;

• эффективности систем оплаты и форм труда;

• других направлений в сфере труда.

Аудит трудовых показателей осуществляется по плану и состоит, как правило, из четырех стандартных этапов: подготовительный этап(разработка внутрифирменного документа — приказа, распо­ряжения, — намечающего сроки, задачи, исполнителей и участни­ков аудита, а также разработка плана предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации); сбор информации(на­блюдения, замеры, опросы, обработка статистических данных, ком­поновка бухгалтерских и иных данных); обработка информации(со­ставление таблиц, графиков, введение информации в ЭВМ и раз­работка алгоритмов анализа); обобщение и предоставление оценочных результатов, выводов и рекомендаций заказчику. В зависимости от целей аудита могут ис­пользоваться различные сочетания методов и приемов анализа.

Источниками для аудиторского рассмотрения и анализа являют­ся данные отделов труда и заработной платы, планового отдела, бух­галтерии, акты ревизий, проверок, отчеты, справки обследования, документы отдела кадров — объяснительные записки, протоколы производственных совещаний, письма, выговоры, заявления и жалобы трудящихся, а также опросы, интервью и социологические те­сты.

Инфраструктура аудита в трудовой сфере включает:

• аудит эффективности управления персоналом;

• аудит эффективности использования персонала;

АУДИТ ВРЕМЕНИ

Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня. Попробуйте записывать с точностью до одного часа, чем вы занимались. В идеале попробуйте вести записи в течение 2-3 недель, но для анализа «Куда уходит мое время?» достаточно 7 дней. Желательно подробно вести запись своей деятельности. Если вы приехали на работу, то напишите, чем вы занимались на работе.

Это будет выглядеть так:

9.00 -10.00 смотрю почту.

10.00 – 11.00 отчет

11.00 — 12.00 совещание

12.00 – 13.00 обед

15.00 – 16.00 … и т.д.

Выписываете каждый час, чем вы занимались. Точно так же ведите записи своей деятельности до и после рабочего дня. Желательно подготовить такое расписание заранее или использовать свой ежедневник. Лучшими помощниками для отслеживания, чем вы занимаетесь, оказываются элементарный будильник в телефоне, который настроен звонить каждый час, или напоминания в календаре. Перечислите кратко деятельность, которой вы занимались в течение часа. Не увлекайтесь процессом и не впадайте в перечисление всех своих мелких действий. Вам нужно данное расписание для понимания, на какие действия вы тратите больше всего времени.

Следующим вашим шагом будет анализ вашей деятельности за неделю. Лучше использовать для этого следующую таблицу.

Выпишите все действия, которые вы упомянули в расписании. Затем подсчитайте количество времени, потраченное на то или иное ваше действие. Здесь вас могут поджидать неожиданные открытия. Оказывается, что милые разговоры с коллегами, казавшиеся вам так быстро проходящими, в течение недели забрали у вас 5 часов вашего времени. Ставшая ритуалом проверка электронной почты забирает 7 часов общего времени. Просмотр телевизора занимает более 16 часов в неделю! Это два ваших рабочих дня. Задумайтесь, может ваша настоящая работа заключается в том, чтобы смотреть телевизор? Исследования показывают, что среднестатистический человек 12 лет тратит на просмотр телевизора.

Суммируйте итоги – посмотрите, на что вы тратите львиную долю своего времени. На чем вы сконцентрированы? Кому вы уделяете внимание? А кому хотели бы уделять больше своей энергии? Заметьте, что иногда вы чувствуете себя после работы как выжатый лимон. Но если посмотреть на расписание дел, которые вы проделали, там не будет каких-то энергозатратных дел, больше повседневных скучных мелочей.

Домашнее задание: проведите аудит своего времени. Или можно сказать по-другому: поиграйте в детектива, который расследует кражу вашего времени. Ему дано задание: каждый час отчитываться в том, что вы делаете, и после недели пристального исследования составить подробный отчет. Через неделю подведите итоги вашего расследования.

Выявите те области, которые забирают у вас время, но для вас они не важны. Подумайте, как вы можете сократить время, которое вы тратите на эти дела. Может, вы сможете кому-то их делегировать или выделить строго определенное время на выполнение этих действий. Определите дела и людей, которым вы бы хотели уделять больше внимания. Подумайте, каким образом вы можете это сделать.

Источники:

http://studbooks.net/1321222/buhgalterskiy_uchet_i_audit/audit_effektivnosti_ispolzovaniya_rabochego_vremeni
http://studfile.net/preview/3172087/page:6/
http://searchinform.ru/kontrol-sotrudnikov/uchet-rabochego-vremeni/metody-kontrolya-rabochego-vremeni/
http://timetracker.yaware.com.ua/blog/audit-rabochego-vremeni/
http://studopedia.ru/5_127874_napravleniya-etapi-i-metodi-provedeniya-audita-v-trudovoy-sfere.html
http://www.artcoach.biz/2013/04/audit-vremeni/