Архивное делопроизводство это

Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила. Методические рекомендации по архивному делопроизводству

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей нормативной базой, регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

Методические рекомендации по архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

1. Источников.
2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

1. Подразделения предприятия.
2. Физлица.
3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются сроки хранения материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

1. Типовой.
2. Примерной.
3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной – как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с информационными носителями необходимо соблюдать следующие требования:

1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

• личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
• материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
• бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
• театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
• истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения – в другую.
5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

1. Переплет/подшивку папки.
2. Нумерацию листов.
3. Составление страницы-заверителя.
4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
5. Внесение уточнений в реквизиты титульного листа. Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство – вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

1. Количество листов с нумерацией.
2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле “Примечания”. В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

• документационное обеспечение (ДОУ);
• архивное дело (АД);
• документ (официальный, электронный, архивный);
• подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
• сроки хранения документов;
• многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлена информация об электронной цифровой подписи).

Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

• заказом на выдачу;
• актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании номенклатуры, оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Архивное делопроизводство: организация, нормативы, нюансы

Современное предприятие сложно представить без адекватной системы архивного делопроизводства. Под этим термином принято понимать процесс учета, приема и хранения документов в архиве. Его составляющими являются:

• экспертиза ценности документов;
• создание номенклатуры дел;
• формирование дел в организации;
• составление и оформление описей дел;
• комплектование архива;
• учет документов в архиве;
• обеспечение сохранности;
• исполнение запросов к документам архива;
• утилизация документов с истекшим сроком хранения.

Любая организация осуществляет архивное хранение документов. Это позволяет не только систематизировать рабочий процесс, но и повысить эффективность и работоспособность персонала.

Многие эксперты сходятся во мнении, что архивацию бумаг стоит относить к особому виду делопроизводства. Помимо передачи на хранение архивное делопроизводство решает и многие другие задачи, с которыми сталкивается предприятие в профессиональной деятельности, в том числе:

• автоматизированная регистрация отдельных документов, дел и томов;
• автоматизированная разбивка дел на тома;
• систематизация документов в пределах организации;
• форматирование сдаточных описей дел и внутренней описи документов и другие задачи.

Термины, обязательные для использования во всей материалах по делопроизводству и архивному делу содержатся в ГОСТ Р 51141-98. Он регламентирует понятия в сфере организации работы с документами, архивном деле и обеспечении сохранности документов. Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, а архивное делопроизводство как отрасль деятельности, ответственную за хранение и использование архивных материалов.

Документирование – это запись сведений на различные носители по установленным правилам. В результате этого процесса появляется документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизит является обязательным при оформлении официальных материалов. Совокупность файлов по одному вопросу или участку работы, помещенных в отдельную папку, называется делом. Перечень дел с указанием сроков хранения составляют номенклатуру.

Автоматизация архивного делопроизводства

Автоматизация любых процессов повышает эффективность работы. На сегодняшний день создано немало автоматизированных систем, которые упрощают работу с электронными документами. Современные решения в этой области – это надежная и общепринятая платформа, которая позволяет говорить об интеграции САДД и ПО-архива. Программный комплекс позволяет выстроить стройную и юридически корректную систему хранения документации. Автоматизация архивного делопроизводства открывает перед сотрудниками широкие возможности, а именно:

• экспертиза ценности документов по заданным критериям;
• загрузка информации на базе разработанных образцов документов;
• группировка документов с использованием различных структурных и хронологических схем;
• создание новой номенклатуры для предприятия или подразделения на основе ранее введенной номенклатуры.

Автоматизация работы с архивами имеет ряд неоспоримых преимуществ – это легкий для понимания интерфейс, возможность адаптации под конкретные задачи, конфиденциальность данных в системе.

Преимущества работы с компанией ОРБ

Компания ОРБ – это 7 лет успешной работы в области архивного делопроизводства. Обращаясь к нам, клиенты получают квалифицированную помощь. Мы гарантируем снижение потерь рабочего времени и предоставление эффективных решений для вашего бизнеса. Риск безвозвратной потери данных сведен к нулю. Составление дел ведется в соответствии с корпоративными нормами. Скорость обработки и предоставления информации максимальна. И наконец, мы подходим к каждому клиенту индивидуально и ведем гибкую ценовую политику.

Правила ведения архивного делопроизводства

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

• делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
• под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
• документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
• архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
• под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
• документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
• номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
• под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

• организационная структура и штатное расписание предприятия;
• разработанные в предыдущие годы реестры дел;
• описи дел временного и постоянного хранения;
• при наличии — типовые номенклатуры дел;
• правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
• перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Лекция 6. Краткий обзор законодательства по информации, делопроизводству и архивному делу

Деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ) на предприятиях регулируется нормативно-правовыми актами, которые различаются по юридической силе следующим образом:

· Конституция РФ, Федеральные конституционные законы (ФКЗ), международные договоры, конвенции;

· федеральные законы РФ (кодексы и отдельные законы), законы субъектов РФ;

· подзаконные нормативно-правовые акты органов исполнительной власти РФ и субъектов РФ (указы Президента РФ; постановления, распоряжения, поручения Правительства РФ; приказы, инструкции, указания министерств, ведомств);

· локальные нормативно-правовые акты организаций (уставы, положения о структурных подразделениях, инструкции).

Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ. Правовая система РФ построена с учетом международных норм. В случае противоречия международных договоров законодательству РФ применяются нормы международных договоров (ст. 15 Конституции РФ). Международные договоры. и конвенции, подписанные и ратифицированные РФ (СССР) публикуются в официальном издании «Бюллетень международных договоров».

Конституция РФ закладывает основы и общие принципы работы с информацией, документацией. Гарантируется свобода слова, печати, отсутствие цензуры, доступ человека к информации, содержащей сведения о нем. В статье 23 гарантируется неприкосновенность частной жизни, личной тайны, право на защиту чести и достоинства. Материальные носители информации имеют статус вещи, имущества. Статья 35 устанавливает, что «никто не может быть лишен имущества, иначе, как по решению суда». Данная статья очень важна при защите права собственности на ценную историческую и научную документацию. Положения Конституции развиты в законах и подзаконных актах.

Гражданский кодекс (ГК) устанавливает виды и формы документов, создаваемых в целях фиксации гражданских правоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения или изменения. В ст. 1 ГК «Основные начала гражданского законодательства» перечислены основные принципы, по которым строится вся система гражданского законодательства: юридическое равенство участников гражданских отношений, неприкосновенность собственности, свобода договора, недопустимость вмешательства в частные дела, необходимость беспрепятственного осуществления гражданских прав, обеспечение восстановления нарушенных прав, их судебная защита. Статья 51 и последующие определяет документы, необходимые при регистрации, реорганизации, ликвидации юридического лица. Статья 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования к ней; статья 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны в пользу другой; статьи 420-453 содержат общие положения о договоре, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора. В ст. 128 ГК информация перечислена как один из объектов гражданских прав. Из этой статьи следует, что информация, содержащаяся в документах, а также сами документы и связанные с ними работы и услуги, в том числе и интеллектуальная собственность, находятся под защитой ГК. К этим объектам могут быть применены способы защиты гражданских прав, указанные в ст. 12 ГК и в главе о собственности.

При документировании трудовых отношений основным источником является «Трудовой кодекс» и «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». При заключении трудовых договоров, оформлении приказов и заполнении трудовых книжек все формулировки должны в точности соответствовать этим документам.

Новый Уголовный кодекс РФ, введенный в действие с 01.01.1997 предусматривает уголовную ответственность за неправомерные действия с документацией и информацией:

ст. 138 – Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых и иных сообщений;

ст. 140 – Отказ в предоставлении гражданину информации;

ст. 180 – Незаконное использование товарного знака;

ст. 183 – Незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну.

ст. 243 – Уничтожение или повреждение памятников истории и культуры;

ст. 272 – Неправомерный доступ к компьютерной информации;

ст. 284 – Утрата документов, содержащих государственную тайну;

ст. 292 – Служебный подлог;

ст. 324 – Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград;

ст. 325 – Похищение или повреждение документов, штампов, печатей;

ст. 327 – Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков.

Специальное законодательство, регламентирующие работу с информацией

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации, и защите информации», вступивший в силу 20.02.95.

В статье 2 закона даны основные понятия.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах независимо от формы их представления.

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Указанный закон конкретизирует ст. 23 Конституции РФ, предусматривающую неприкосновенность частой жизни, личной, семейной тайны, защиту чести. В соответствии со ст. 21 закона защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу. В законе содержится норма о том, что не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, о тайне переписки, телефонных переговоров и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Юридические и физические лица, владеющие информацией о гражданах в силу своего служебного положения, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

2. Федеральный закон «Закон о связи» // Собрание законодательства РФ, 1995 № 8 ст. 600.

В законе указано, что прослушивание, ознакомление, осмотр и выемка почтовых отправлений и документов, получение сведений о них разрешается только на основании судебного решения. Информация должна выдаваться только отправителям и адресатам или их законным представителям.

3. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993.

4. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552. – М.: Государственная архивная служба России, 1994.

В этих двух последних источниках указано, что установленные государством правила ведения делопроизводства являются обязательными для всех предприятий, независимо от формы собственности. Персональную ответственность за организацию делопроизводства и сохранность документов несут руководители предприятий. В составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Отнесение документов к составу Архивного государственного фонда РФ осуществляется Государственной архивной службой РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. При этом следует руководствоваться методическими рекомендациями:

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД,1993.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов (Положение об Архивном фонде, с. 10)

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целях архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами архивной службы, а при смене собственника или места хранения необходимо информировать архивную службу о новом месте хранения или о новом владельце. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на государственное хранение в учреждения архивной службы.

В соответствии с «Основами законодательства об Архивном фонде РФ и архивах» органы государственного управления на местах имеют право принимать меры по улучшению работы с документацией в организациях и устанавливать штрафные санкции.

5. Законы «О стандартизации», «О техническом регулировании».

Устанавливают основные положения, принципы, понятия, порядок организации работ в области стандартизации. В соответствии с законом деятельность по стандартизации заключается в установлении норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции (работ, услуг) технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, в целях обеспечения единства измерений качества продукции (работ, услуг) и экономии всех видов ресурсов, включая обеспечение обороноспособности страны. Государственное управления работами по стандартизации осуществляет ГОССТАНДАРТ РФ. Установлены следующие функции и права Госстандарта установление правил и порядка работ по стандартизации, методическое руководство, координация деятельности технических комиссий, научно-технических управлений по стандартизации, утверждение ГОСТов, государственная регистрация нормативных документов, государственный контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов во всех областях, где применяются установленные стандарты. государственный контроль и надзор осуществляется ГОССТАНДАРТОМ через его территориальные (региональные ) органы, центры стандартизации, метрологии и сертификации. В Москве таким органом является «РОСТЕСТ», в Санкт-Петербурге – «ТЕСТ – Санкт-Петербург». Главным должностным лицом является Главный государственный инспектор по надзору за ГОСТ, ему подчиняются главные государственные инспекторы республик, краев, областей, городов, которым в свою очередь подчиняются государственные инспекторы по надзору за ГОСТ.

Основная нормативно – методическая документация

На каждом предприятии при организации службы ДОУ желательно иметь основную нормативно – методическую документацию, к которой относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

2. Государственная система документационного обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно- распорядительных документов. – М.: ВНИИДАД,1991.

Эти два источника (коротко их называют ЕГС ДОУ) являются основными нормативными документами (одними из первых) в этой системе, они издавались дважды: в 1973 и 1991 гг. ЕГС ДОУ закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации службы ДОУ и содержит учебные формы основных ОРД и описание документооборота на предприятии. Основные положения этого документа были развиты в последующих многочисленных инструкциях по делопроизводству, в постановлениях Совета Министров, в распоряжениях Правительства, Госналогслужбы, Росархива и др.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92 в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 24 июня 1992 года № 1118 – р. (более новая версия инструкции содержится в справочно-консультационных базах данных «Кодекс», «Консультант +», «Гарант»)

В этой инструкции устанавливается порядок приема, учета подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. Содержит требования к оформлению документов, описание 30 реквизитов и их расположения на документе.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: Главархив СССР,1987.

6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Главное архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД. – М., 1989. (более новая версия перечня содержится в справочно-консультационных базах данных «Кодекс», «Консультант +», «Гарант»).

Этот перечень необходим для составления номенклатуры дел, для установления сроков хранения документов. Это издание является единственным, где определены сроки хранения документов. В перечень отдельными законами вносятся изменения, которые следует учитывать. Например, увеличились сроки хранения бухгалтерской документации и документации, образующейся в деятельности Сбербанка РФ и Центрального банка РФ, появился новый перечень для управленческой документации. Поэтому кроме вышеуказанного перечня необходимо смотреть следующие источники:

7. Перечень документов, образующихся в деятельности ЦБ РФ с указанием сроков хранения,1994.

8. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его систем,1995.

9. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986. – № 1.

Эта инструкция применяется в части, не противоречащей новому законодательству. Содержит правила документирования трудовых правоотношений (прием, увольнение, распределение, перемещение, учет кадров, переподготовку и повышение квалификации). С появлением нового законодательства значительно устарела, но более новых официальных документов по данному вопросу не издавалось.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .

Смотреть что такое “АРХИВНОЕ ДЕЛО” в других словарях:

архивное дело — Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика

АРХИВНОЕ ДЕЛО — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов … Юридическая энциклопедия

архивное дело — 2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Архивное дело в РФ — 1) архивное дело в Российской Федерации (далее также архивное дело) деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов… … Официальная терминология

Архивное дело — («Архивное дело»,) журнал, издававшийся центральными архивными органами СССР и РСФСР в 1923 41 (за исключением 1934). Вышло 58 номеров. В нём публиковались постановления и инструкции по архивному делу, освещалось состояние архивов в СССР… … Большая советская энциклопедия

“АРХИВНОЕ ДЕЛО” — журнал, издававшийся центр. архивными органами СССР и РСФСР в 1923 41, с перерывом в 1933 34. Вышло 58 номеров. В А. д. публиковались постановления и инструкции по архивному делу, освещались состояние и орг ция архивов в СССР и за рубежом,… … Советская историческая энциклопедия

Архивное дело — Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93 N 5341 I, ст.1 … Словарь юридических понятий

Архивное дело в Вооруженных Силах — деятельность воинских частей и организаций в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;. Источник: Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 (ред. от 30.05.2009) Об утверждении Наставления по… … Официальная терминология

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Военно-архивное дело — ВОЕННО АРХИВНОЕ ДѢЛО, оборудованіе воен. архивовъ и ихъ служба, находится въ Россіи въ не вполнѣ благоустроен. видѣ, что является отголоскомъ общаго архивн. нестроенія въ Россіи и малаго вниманія нашего воен. міра къ памятникамъ прошлаго. Изв.… … Военная энциклопедия

Источники:

http://fb.ru/article/265293/arhivnoe-deloproizvodstvo-organizatsii-gost-instruktsiya-dokumentyi-pravila-metodicheskie-rekomendatsii-po-arhivnomu-deloproizvodstvu
http://clubtk.ru/arkhivnoye-deloproizvodstvo-i-nomenklatura2017
http://orbrm.ru/articles/arhivnoe_deloproizvodstvo/
http://ppt.ru/news/143158
http://studopedia.ru/7_188838_lektsiya–kratkiy-obzor-zakonodatelstva-po-informatsii-deloproizvodstvu-i-arhivnomu-delu.html
http://clerical_work.academic.ru/46/%D0%90%D0%A0%D0%A5%D0%98%D0%92%D0%9D%D0%9E%D0%95_%D0%94%D0%95%D0%9B%D0%9E