Алгоритм приема на работу

Алгоритм приема на работу

Пошаговая процедура приема на работу

1.Заявление о приеме на работу.

2. ст.68. Ознакомить под роспись с должностной инструкцией.

3. ст.68. Ознакомить под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка.

4. ст.67. Заключение письменного Трудового Договора.

4а. п.2,ч.1, ст.243.Заключение Договора о полной материальной ответственности.

5. Издать приказ о приеме на работу.

6. ст.67. Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора.

Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

7. Заполнить «Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним».

8. Заполнить «Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».

9. Оформить личную карточку работника по форме Т-2.

10. Возможно прохождение медосмотра.

Пошаговая процедура приема на работу совместителя

1. Убедиться, что данный работник может быть принят на работу по совместительству и, что соответствующая работа может выполняться в порядке совместительства.

2.Получить от работника заявление о приеме на работу по совместительству.

3. ст. 68. Ознакомить под роспись с Должностной инструкцией.

4. ст. 68. Ознакомить под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка. (Познакомьте с иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности).

5.ст. 67. Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

6. ст. 67. Вручить работнику по роспись его экземпляр трудового договора.

7. Издать приказ о приеме на работу по форме Т-1.

8.Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

9.Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

10. Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11.Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

12. Трудовая книжка совместителя хранится у работодателя по основному месту работы.

13. Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.Поэтому, если работник принимается на работу на условиях внешнего совместительства, то рекомендуется сразу попросить его принести справку с основного места работы о том, когда ему будет предоставлен отпуск в текущем году.

Пошаговые процедур приема на работу несовершеннолетних

(При зачислении несовершеннолетних практикантов в штат, заключении с ними трудовых договоров работодатель должен учитывать особенности правового регулирования труда несовершеннолетних: сокращенная продолжительность рабочего времени, недопустимость установления срока испытания, обязательный предварительный медицинский осмотр, запрет на работы с вредными и (или) опасными условиями труда, запреты на привлечение к сверхурочным работам, работам в ночное время, выходные и праздничные дни, направление в командировки).

1. ст. 63. Уточните возраст будущего работника и определите перечень необходимых для приема на работу документов от иных лиц и органов, помимо документов, оформляемых работником и работодателем.

2. ст. 265. Проверьте, соответствует ли требованиям закона работа, выполнение которой планируется поручить будущему работнику.

3. ст.266. Обеспечьте прохождение несовершеннолетним медицинского осмотра (обследования).

4. Можно взять письменное заявление от работника о приеме его на работу.

5. ст. 68. Ознакомьте будущего работникам под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

6. ст. 67. Заключите с работником письменный трудовой договор (с учетом статей для несовершеннолетних – ст. 63, 70, 92, 94, 266, 267, 268, 269, 270, 271).

7. ст. 244. Если Вы хотите подписать с несовершеннолетним работником договор о полной материальной ответственности, избавьтесь от этих намерений.

8. Издайте приказ о приеме работника на работу.Приказ (распоряжение) издается по унифицированной форме № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

9.Зарегистрируйте приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

10. ст. 68. Ознакомьте работника с приказом (распоряжением) на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

11.ст.66.Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку.

13. Оформите личную карточку работнику, ознакомьте его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Унифицированная форма личной карточки № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

14. Оформите личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

15. Согласно Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 документами воинского учета, на основании которых ведется воинский учет, являются:

а) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников.

б) военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для военнообязанных.

Согласно Федеральному закону «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ (ред. от 8.12.2011г.) и Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 (ред. от 22.03.2012г.) первоначальная постановка на воинский учет граждан мужского пола осуществляется с 1 января по 31 марта в год достижения ими возраста 17 лет.

Поэтому работник, не достигший 17 лет, не будет иметь документа о воинской обязанности. Несовершеннолетний, имеющий удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, предъявляет работодателю данное удостоверение.

Пошаговая процедура приема на работу

1. Получить от работника о приеме на работу. заявление

Это не обязательный шаг, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. Тогда же он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

2. Ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать в данной Книге.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5. Издать приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6. Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

9. Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

10. Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11. Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Источник: “Электронная библиотека “Пакет Кадровика”

Оформляем на работу сотрудника (пошаговый алгоритм)

Предлагаем вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема отражает общий порядок оформления на работу. Также представлены текстовые пояснения к шагам алгоритма (под схемой).

Пошаговый алгоритм приема на работу: схема

Обращаем внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления: алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Скачать схему алгоритма приема на работу.

Комментарии к алгоритму приема сотрудника на работу

1. Проводим подготовительные мероприятия

Процесс трудоустройства начинается с выбора подходящего работника из соискателей. Когда кандидат определен, требуется провести целый ряд действий перед тем, как начинать процесс собственно оформления на работу.

1.1. Собеседование. Помогает определить наиболее предпочтительного кандидата из нескольких.

1.2. Получение документов и сведений, необходимых для оформления на работу. Важно помнить, что есть сведения, о которых может сообщить только сам работник. Например, информация о наличии права на вычеты по НДФЛ с будущей зарплаты или права на особые условия труда. Поэтому рекомендуется информировать нового работника о предоставлении таких данных уже на этом этапе.

1.3. Проверка полученных от работника документов и информации. Тоже важный этап, поскольку предоставление подложных сведений при трудоустройстве влечет за собой увольнение по ст. 81 ТК РФ, а также возможную уголовную ответственность для работника. Глубина и тщательность проверки обычно зависят от будущей должности, обязанностей и ответственности работника.

На этом же этапе анализируются специфические требования к работнику. Например, наличие медицинских заключений о пригодности к предлагаемой работе. И решается вопрос о необходимых мероприятиях. Например, о направлении работника на медосмотр.

2. Ознакомляем работника с локальными нормативными актами

Рекомендуется делать это под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА.

3. Заключаем трудовой договор

• Заполняется шаблон трудового договора.
• Работник знакомится с содержанием шаблона. Разъясняются и согласуются детали при необходимости. Например, испытательный срок и порядок его прохождения.
• Подписывается трудовой договор работодателем и работником.
• Регистрируется трудовой договор в Журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним.
• Вручается один экземпляр трудового договора работнику.
• При необходимости на этом же этапе заключается и договор о материальной ответственности.

Отдельно заключается договор о полной матответственности или о коллективной. Если должность работника не требует такой ответственности, работают соответствующие пункты трудового договора. Это так называемая ограниченная материальная ответственность, заключения отдельного договора не требующая.

4. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а.
• Подписывается у руководителя.
• Работник знакомится с приказом под роспись (в 3-дневный срок со дня фактического начала работы).
• Регистрируется приказ в Журнале регистрации приказов.

5. Оформляем личную карточку работника

Оформляется личная карточка работника (например, по унифицированной форме Т-2).

Данные о работнике и из карточки передаются в «заинтересованные» подразделения: учитывающие рабочее время, начисляющие зарплату, обеспечивающие работников предметами труда и СИЗ и т. п.

Если локальными НПА работодателя предусмотрено заведение личных дел работников, на данном этапе формируется и личное дело.

6. Оформляем трудовую книжку

А также вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если на момент трудоустройства трудовой книжки у нового работника нет, она заводится работодателем.

7. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы — в отношении граждан, которые за последние 2 года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы — в 10-дневный срок с даты заключения трудового договора.
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления — в отношении граждан, подлежащих воинскому учету.

Скачать описание пошагового алгоритма приема на работу

Алгоритм, представленный выше, вы можете скачать на нашем сайте, держать его под рукой и использовать в своей работе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели

В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.

1. Оформление на работу при отсутствии трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы.

Некоторые кадровики идут на поводу новым сотрудникам или своим коллегам, оформляя на работу новичка без трудовой, с расчетом, что человек в ближайшее время донесет книжку в отдел кадров. Вполне возможно, что так и происходит в большинстве случаев, но нередко возникает проблема — запись об увольнении в трудовой книжке предыдущим работодателем стоит позже даты приема сотрудника на новую работу. Чтобы не допускать таких документационных «накладок», не стоит рисковать.

2. Прием на работу без паспорта.

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, приведен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Допустим, паспорта у работника при себе нет, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке, которая выдается по административному регламенту ФМС? Конечно, нет. Потому что справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров.

В ст. 213 ТК РФ называются такие категории работников. Кроме того, в Приказе Минздравсоцразвития №302н приводится Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждает ст. 5.27.1 КоАП.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами, связанными с его трудовой деятельностью.

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под роспись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем роспись он ставит под каждым документом.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре.

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора. Недостающие условия «дополняются» приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Кадровый учет без проблем и ошибок

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место.

В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место. В ст. 209 ТК РФ, говорится, что «рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Что именно указывать в трудовом договоре с сотрудником при указании места работы, объясняет Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте в обязательном порядке включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. Разобраться в том, какие у него условия труда на рабочем месте, работодатель может только по итогам аттестации, если сроки ее действия не истекли, или спецоценки труда.

Как отразить условия труда в трудовом договоре, если спецоценка не проводилась, рассказывает эксперт Евгения Конюхова:

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо.

Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно указываться в трудовом договоре. Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора.

Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения.

10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право.

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

11. Неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре.

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок».

Комментарии по этому вопросу дает эксперт Евгения Конюхова:

13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора.

О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под роспись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты.

В трудовую книжку запись о примере на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.

15. Сотрудник не знает о вносимых в трудовую книжку записях.

Заполнение личной карточки Т-2 на нового работника — это важный заключительный этап процесса приема на работу. С записями, которые в нее вносятся, работодатель должен знакомить сотрудника под роспись.

Современное обучение для бухгалтера — главные темы и изменения

Прием на работу: от «А» до «Я»

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 9 марта 2017 г.

После принятия решения о приеме на работу нового сотрудника необходимо совершить ряд действий для оформления его в качестве работника. Рассмотрим основные действия нанимателя.

Этап 1. Принимаем документы

Соискатель по требованию нанимателя предъявляет следующие документы :

— паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на воинскую службу);

— трудовую книжку (кроме впервые поступающих на работу лиц и совместителей).

Принимая трудовую книжку, наниматель делает запись в книге учета движения трудовых книжек. Также он выдает работнику расписку о принятии трудовой книжки. Расписка составляется в произвольной форме. В ней указываются реквизиты организации и проставляется печать нанимателя. Работник ставит подпись в книге учета о получении такого документа .

— документ об образовании (об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение работы);

— направление на работу в счет брони (выдается инвалидам, детям-сиротам и иным категориям работников, определенным законодательством);

— индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

— декларацию о доходах и имуществе;

В случае если у работника нет страхового свидетельства, наниматель должен обратиться в ФСЗН. При этом наниматель представляет форму ПУ-1 (тип — регистрация (если свидетельство ранее не выдавалось) или восстановление (если свидетельство утеряно)). Сделать он это должен в течение 5 дней со дня принятия сотрудника на работу .

— медсправку о состоянии здоровья. Она выдается после прохождения медосмотра. Чтобы потенциальный работник его прошел, наниматель выдает направление в произвольной форме на бланке организации. На медосмотр наниматель должен направить:

лиц, не достигших возраста 18 лет ;

соискателей, устраивающихся на работу с вредными и (или) опасными условиями труда ;

соискателей, претендующих на должности (профессии), выполнение работ по которым связано с воздействием определенных законодательством факторов .

Помимо медосмотра кандидаты на некоторые должности (профессии) должны пройти обязательный наркологический осмотр. К таким работникам относятся бухгалтер, кассир и др. Отметим, что выдавать соискателю письменное направление на такой осмотр не нужно. Достаточно устно сообщить ему, что без соответствующей медицинской справки прием на работу невозможен .

— заявление о приеме на работу. Оформлять его не обязательно. Но наниматель может попросить соискателя его написать. В таком заявлении принимаемому работнику целесообразно выразить намерение заключить трудовой договор с нанимателем, указать должность (профессию), категорию (при наличии) и приблизительную дату приема на работу;

— другие документы, предусмотренные законодательством.

Этап 2. Оформляем документы

Заключение трудового договора

С работником, принимаемым на постоянную работу, наниматель заключает трудовой договор (контракт). Законодательством предусмотрена его примерная форма. Трудовой договор оформляется письменно в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами .

Стороны трудового договора сами определяют его условия с учетом требований законодательства.

С совершеннолетними работниками, трудовая деятельность которых связана с ценностями организации (кладовщик, кассир и т.д.), целесообразно заключить договор о полной материальной ответственности .

Ознакомление работника с локальными нормативными правовыми актами (далее — ЛНПА)

До или после заключения трудового договора наниматель должен ознакомить сотрудника с ЛНПА, действующими в организации и непосредственно связанными с его трудовой деятельностью . Законодательство не содержит исчерпывающего перечня таких ЛНПА. Ими, в частности, являются: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда, должностные (рабочие) инструкции.

Ознакомление работника с ЛНПА может подтверждаться его подписью на листе ознакомления или в самом ЛНПА.

Издание приказа о приеме на работу

После подписания трудового договора наниматель издает приказ о приеме сотрудника на работу .

Об ознакомлении с приказом работник ставит подпись. Это можно сделать в самом приказе либо в листе ознакомления.

Оформление (заполнение) трудовой книжки

Если у работника :

есть трудовая книжка — наниматель вносит в нее запись о приеме;

нет трудовой книжки — наниматель заводит трудовую книжку по заявлению работника и вносит в нее ряд сведений.

Бланк трудовой книжки организация может получить в местном исполнительном и распорядительном органе по месту регистрации (местной администрации района по месту нахождения — в г. Минске) .

Новая трудовая книжка заполняется не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу. Наниматель вносит в нее все необходимые сведения в присутствии работника . Трудовые книжки заполняются, только если сотрудник проработал у нанимателя более 5 дней .

Запись в трудовую книжку работающего по совместительству вносится только по его основному месту работы. Для этого совместитель может попросить нанимателя о предоставлении документа, подтверждающего его работу по совместительству, например выписки из приказа о приеме на работу, справки о месте работы, службы и занимаемой должности .

Заполнение личной карточки работника

В настоящее время заполнять личную карточку на работника не обязательно. Однако наниматель может сам разработать форму такой карточки, порядок ее заполнения и ведения. При разработке личной карточки можно воспользоваться формой Т-2.

На военнообязанных лиц личную карточку нужно вести обязательно .

Формирование личного дела

Наниматель обязательно заводит личное дело на работника, принятого на должность руководителя или специалиста .

При этом сотрудник должен заполнить личный листок по учету кадров и написать автобиографию . Далее наниматель формирует личное дело и регистрирует его в журнале (книге) учета личных дел .

Этап 3. Допускаем к работе

До допуска нового сотрудника к работе наниматель проводит с ним инструктаж по охране труда (далее — инструктаж):

— вводный инструктаж (проводится обязательно) ;

— первичный инструктаж на рабочем месте (необходимость его проведения зависит от характера работ. Служба охраны труда и профсоюз составляют перечень профессий (должностей), которые освобождаются от такого инструктажа. Вместе с тем законодательством установлены случаи, когда его проведение обязательно) .

Проведение любого инструктажа регистрируется в специальном журнале. Первичный инструктаж на рабочем месте вместо журнала может регистрироваться в личной карточке по охране труда .

Помимо этого, когда на работу принимается новый сотрудник, наниматель определяет, должен ли тот пройти стажировку по охране труда (далее — стажировка) или нет. Это происходит путем сверки с утвержденными в организации перечнями должностей (профессий) работников, которые обязаны проходить стажировку . Ее проведение оформляется соответствующим приказом .

После стажировки для окончательного допуска к работе наниматель издает приказ (распоряжение) или вносит запись в журнал регистрации инструктажа по охране труда . На практике чаще всего вносится запись в журнал, а отдельный приказ не издается. Какие-либо требования об оформлении допуска специалистов не установлены. Полагаем, что они могут допускаться к работе в порядке, установленном для рабочих, или путем внесения записи в личную карточку по охране труда (если она применяется).

Этап 4. Уведомляем соответствующие органы

При приеме на работу некоторых категорий лиц наниматель обязан уведомить определенные органы. Подробнее информацию о том, в отношении кого установлена такая обязанность, а также какие органы и в какой срок следует уведомить, рассмотрим в таблице.

Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу нового сотрудника.

Перед оформлением трудового договора – нужно проверить, что у него есть все нужные документы.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;

Свидетельство о присвоении ИНН;

СНИЛС – страховое свидетельство – зеленая карточка ИНН. Если его также не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;

Документы об образовании;

Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;

Прежде чем принять сотрудника, в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское обследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Порядок приема на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заявление на работу
Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником
Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале
Шаг 4. Приказ о приеме на работу
Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями
Шаг 6. Заполнение трудовой книжки
Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек
Шаг 8. Заполнение личной карточки
Шаг 9. Учет рабочего времени
Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

Шаг 1. Заявление на работу

Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявления о приеме на работу.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление не является обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него.

Это следует из того, что основанием для возникновения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор.

На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия.

Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.

Существенные условия договора

Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда.

Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:

1) место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

2) работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

3) дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период с указанием даты увольнения.

В случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такой контракт переводится в бессрочный.

Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (ч. 3 ст. 58 ТК РФ);

4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

5) режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

6) гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

7) условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

8) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

9) условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

10) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания.

Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком 6 месяцев.

Договоры, заключаемые вместе с трудовым договором

Также, помимо заключения трудового договора, возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами).

Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями.

Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

В частности, обязательными для ознакомления являются следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.

Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.

Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в последствии, организация имела возможность доказать, что этот трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.

Шаг 4. Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1, который должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.

Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-1.

В приказе следует отразить:

дату поступления на работу;

условия приема на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);

должность и и отдел;

оклад в соответствии с трудовым договором;

срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).

Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно прописать такие обязанности в должностной инструкции.

Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

• приложением к трудовому договору;
• отдельным документом.

После ознакомления с должностной инструкцией ставится печать и дата ознакомления, и должностная инструкция распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности относятся к группе лиц или являются типовыми, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию, с указанием их фамилий и дат подписания.

Шаг 6. Заполнение трудовой книжки

После того, как оформлен приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты подписания трудового договора, следует произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.

Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этого Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Ведется в бухгалтерии организации и предназначена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серии и номера;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:

• в кадровой службе организации;
• в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных от работников трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Шаг 8. Заполнение личной карточки

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 “Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Личная карточка является обязательным документом кадрового учета.

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные данные.

Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:

приказа (распоряжения) о приеме на работу;

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Таким образом, личная карточка заводится в момент поступления и ведётся на протяжении всего срока.

После этого в личной карточке отражаются все события, касающиеся работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

То есть, прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а затем записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.

Шаг 9. Учет рабочего времени

В ходе деятельности предприятия и посещения его сотрудниками необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника.

Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Форма № Т-12 может использоваться, если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.

Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

После оформления наемных сотрудников – необходимо зарегистрировать организацию в фондах в качестве работодателя.

Для этого установлены определенные сроки:

Пенсионный фонд – 30 дней;

Оформление иностранных работников

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу).

Разрешение на работу – это документ, который подтверждает право иностранного гражданина на временное осуществление на территории РФ трудовой деятельности.

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Источники:

http://studopedia.ru/15_43594_algoritm-priema-na-rabotu.html
http://hr-portal.ru/article/poshagovaya-procedura-priema-na-rabotu
http://blogkadrovika.ru/priem-na-rabotu-poshagovoe-oformlenie/
http://kontur.ru/articles/4342
http://ilex.by/priem-na-rabotu-ot-a-do-ya/
http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/885352.html