Заявление на копию трудовой книжки образец

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

• данные о компании, в которой трудится человек,
• должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
• просьбу о выдаче копии,
• дату,
• подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

• один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
• второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Заявление на копию трудовой книжки

zayavlenie_na_kopiyu_trudovoy_knizhki.jpg

Похожие публикации

Необходимость получить копию трудовой книжки может возникнуть у ее собственника в различных целях – для произведения перерасчета пенсии или оформления социальных пособий и выплат, получения кредита в финансовой организации, подачи жалобы в Инспекцию по труду, для подтверждения стажа работы в конкретной должности, и проч.

Как получить копию трудовой книжки, кто уполномочен заверять документ, в какой форме владельцу нужно написать заявление на копию трудовой книжки, и в течение какого срока работодатель обязан предоставить требуемый документ, читайте в этом обзоре.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя. Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

причина выдачи копии ТК;

дата подачи заявления;

реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец написания при утрате и для подтверждения стажа

Как установлено Правилами, чтобы работодатель мог выдать нужный документ, работнику недостаточно просто указать «Прошу выдать копию трудовой книжки», заявление нужно написать в соответствии со стандартами деловой переписки, и указать причину, по которой владельцу ТК понадобилась ее копия.

Приведем два примера написания заявления о выдаче копии ТК.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

• предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

• В шапке документа указывают:
• полное наименование организации;
• Ф.И.О. и должность руководителя;
• должность и Ф.И.О. заявителя.

• В основной части прописывают стандартную формулировку заявления: «Прошу выдать копию трудовой книжки…».

• Далее необходимо поставить дату обращения и подпись заявителя

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

• обычной почты;
• электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

Заявление на копию трудовой книжки

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при трудоустройстве книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее заверенная ксерокопия.

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки – это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Как заверяется документ?

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Срок действия заверенной ксерокопии бланка

Заверенная ксерокопия имеет ограниченный срок действия. Например, чаще всего срок действия копии трудовой книжки для банка – месяц после ее оформления. Другие организации, которые могут затребовать документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

В случае, если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней была указана актуальная информация. Для этого ее нужно будет взять на новом месте службы.

Как составить заявления на копию трудовой книжки?

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, который несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. Его главное назначение – фиксировать трудовую деятельность работника для оформления будущих пенсионных выплат. Также этот документ может пригодиться, например, для подтверждения занятости при выдаче банковского кредита или при подаче заявления на загранпаспорт.

Далеко не всегда у работников есть возможность предъявить оригинал книжки. Почти во всех случаях для подтверждения стажа необходима ее копия. В данной статье мы расскажем, в каких случаях ее нужно сделать, а также рассмотрим порядок составления и подачи заявления на ее выдачу. Кроме того, дадим несколько советов, как вести себя при отказе работодателя в предоставлении дубликата.

Основания для получения

Сведения о периодах работы могут понадобиться каждому человеку в совершенно разных ситуациях. Вы можете подтвердить их с помощью вашей трудовой книжки. Как правило, данный документ находится у работодателя, поэтому часто приходится делать его ксерокопию. Так, дубликат трудовой книжки может пригодиться в следующих случаях:

• Для оформления пенсии в ПФР;
• При получении визы для поездки в другую страну;
• Для оформления загранпаспорта;
• Чтобы составить резюме;
• Для получения кредитных займов;
• В случае утери документа;
• Для усыновления ребенка.

Этот список ситуаций, конечно, далеко не исчерпывающий. Обычно копию требуют в различных государственных учреждениях или крупных финансовых организациях. Более того, она может быть востребована при втором трудоустройстве, например, для работы по совместительству.

Как получить дубликат?

Получить необходимое количество копий трудовой книжки довольно просто. Обращаться с данной просьбой следует непосредственно к своему руководителю, либо к уполномоченным лицам компании – сотруднику кадрового отдела, секретарю или главному бухгалтеру. Для этого необходимо придерживаться следующей инструкции:

• Составить заявление и подать его руководителю компании;
• Получить приказ о выдаче копии;
• Написать в правом верхнем углу титульного листа фразу «Дубликат»;
• Поставить дату выдачи копии;
• Заверить подписями владельца и уполномоченного сотрудника кадрового отдела.

Выдать копию бланка работнику должны не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Она должна быть заверена такими записями, как «Копия верна». Кроме того, ее нужно заверить официальной печатью организации. Такой штамп должен находиться на подписи, а также затрагивать часть текста. К тому же, на последней странице дубликата необходимо внести запись «работает по настоящее время». Это нужно для того, чтобы подтвердить факт работы в данной организации. Обратите внимание, что заверенная копия трудовой имеет строго ограниченный период действия. Так, вы можете распоряжаться ее дубликатом лишь в течение месяца после выдачи документа.

Правила составления обращения

Для получения копии необходимо составить письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя работодателя. Именно это обращение и станет основанием для ваших дальнейших действий. Специальной формы составления подобных документов не существует, но к их оформлению предъявляют несколько важных требований. Итак, заявление должно содержать следующую информацию:

• Сведения об организации, в которой работает человек;
• ФИО и должность заявителя;
• Просьбу о выдаче копии;
• Дату составления;
• Подпись сотрудника.

Образец

Что делать при отказе?

Если организация по какой-либо причине отказывает вам в предоставлении дубликата трудовой книжки, ее руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с п. 5.27 КоАП РФ. За подобные нарушения ему грозит штраф до 50 тысяч рублей. К тому же, по требованию подчиненного, суд может взыскать с него и компенсацию морального вреда.

Более того, каких-либо ограничений на выдачу дубликатов трудовой книжки не предусмотрено. В том случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, необходимо пожаловаться на начальника в соответствующие инстанции. Сделать это можно несколькими способами: подать претензию непосредственно руководителю организации, обратиться в государственную инспекцию труда или составить исковое заявление в суд.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Источники:

http://assistentus.ru/forma/zayavlenie-na-vydachu-kopii-trudovoj-knizhki/
http://spmag.ru/articles/zayavlenie-na-kopiyu-trudovoy-knizhki
http://glavkniga.ru/forms/561
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zayav-na-vydach-kopii-trud-knizh.html
http://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kopiya-trudovoy-knizhki
http://trudinsp.ru/zayavleniya-na-kopiyu-trudovoj-knizhki.html