Как приобрести трудовую книжку организации

Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем

“Бухгалтерия и кадры”, 2008, N 2

Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками – от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.

В трудовой книжке в хронологическом порядке отражена вся трудовая биография человека: его профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.

Трудовая книжка – это обязательный кадровый документ.

Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Форма трудовой книжки, Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”. А Инструкция по заполнению этого документа утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Наша справка. Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:

– он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;

– он поступает на работу на условиях совместительства;

– его трудовая книжка потеряна или повреждена.

На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ).

Примечание. Ни в коем случае нельзя покупать бланки трудовых книжек с рук у случайных людей – рискуете заплатить деньги за фальшивку. Приобрести бланк работодатель может только у официальных распространителей Гознака.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей – рискуете заплатить деньги за фальшивку.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них – это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения Гознак Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с Гознаком, и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н “О трудовых книжках”).

Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО “СпецБланк”, ГУП “Главснаб Правительства Москвы”, ЗАО “Разносбыт”, ООО “Буква”, ООО “Имидж”, ООО “Моя Компания Поволжье”. То есть приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей Гознака.

Чистые бланки – как зеницу ока.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее – это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также стоимость.

Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку, а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела “Сведения о работе”, – заплатить за вкладыш.

Наша справка. За нарушение трудового законодательства организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. Кроме того, ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции и для должностных лиц компании.

Размер платы определяют расходами на приобретение бланков. Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225).

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них списывают по акту.

Действующие книжки: кадровики в ответе

Трудовая книжка – это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен отдел кадров предприятия, где человек работает. Кадровики ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма также утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Заметим: если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Наказание по этой статье может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.

Выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день оформления приказа об увольнении. В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) выдают лишь копию трудовой или выписку из нее. Сделать это отдел кадров обязан в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления N 225).

Что и как напишем в трудовой

Трудовая книжка состоит из трех частей:

– раздела “Сведения о работе”;

– раздела “Сведения о награждении”.

В пределах разделов “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” каждой записи присваивают свой порядковый номер.

Обратите внимание: сведения о взысканиях в книжку не заносят!

У каждого из разделов есть свои особенности заполнения. Расскажем о них.

Предположим, кадровик заводит трудовую книжку новому сотруднику, у которого ее нет. Обычно заполнение титульного листа сложностей не вызывает. Обратим ваше внимание лишь на то, что фамилию, имя и отчество работника, а также дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, “Иванова Лидия Петровна”, а не “Иванова Л.П.”. Или “10 января 1983 г.”, а не “10.01.1983 г.”.

На основании диплома, аттестата или другого документа об образовании делается запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.). Далее указывают его специальность (как в документе об образовании). Работник обязательно должен проверить, все ли данные внесены правильно. Если ошибок нет, то он ставит свою подпись. Кадровик тоже ставит свою подпись. Обязательна печать предприятия, поскольку без нее трудовая книжка недействительна.

Сведения о работе.

Записи дат в этом разделе делают арабскими цифрами, число и месяц – двузначными числами, год – четырехзначным (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69). Например, дату “25 февраля 2008 г.” нужно записать так: “25.02.2008”.

Наша справка. По желанию человека в его трудовую книжку (а она хранится по месту основной работы) можно внести сведения и о работе по совместительству. Для этого сотрудник по месту основной работы должен предъявить справку о совмещаемой работе. В справке должны быть указаны полное и сокращенное наименование совмещенной фирмы, должность работника, дата его приема на работу, основание приема. Документ должен иметь номер, дату выдачи, быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

А вот других сокращений в этом разделе быть не должно. Например, нельзя писать вместо “Трудовой кодекс Российской Федерации” – “ТК РФ”, вместо “статья” – “ст.”, вместо “Приказ” – “пр.”, вместо “распоряжение” – “распор.”, вместо “переведен” – “перев.” и т.д.

В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывают полное наименование организации (Закрытое акционерное общество “Луч”), а если по уставу есть и сокращенное – и его тоже (ЗАО “Луч”).

Далее вносят сведения, которые касаются текущего статуса работника:

– о приеме на работу (например: 16/03/2008 / Принят на должность экономиста / Приказ от 16.05.2007 N 4к);

– о переводе на другую постоянную работу (например: 27/08/2008 / Переведен на должность старшего экономиста / Приказ от 26.08.2008 N 18к);

– об увольнении (например: 22/11/2008 / Уволен по собственному желанию (ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации) / Приказ от 22.11.2008 N 33к).

В раздел о награждении вносят все сведения о поощрениях сотрудника за успехи в работе. Правила заполнения такие же, как и при оформлении “Сведений о работе”.

То есть дату пишут цифрами и другие слова не сокращают.

Примечание. В трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать.

В этот раздел может быть внесена такая информация (ст. 191 ТК РФ):

– об объявлении благодарности;

– о выплате премии;

– о награждении ценным подарком или почетной грамотой;

– о представлении к званию лучшего в профессии.

Этот список неисчерпывающий. Другие способы поощрения работника могут быть предусмотрены в трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, уставе и других внутренних документах компании.

Вносим изменения, исправляем ошибки

Если вы хотите внести какие-либо исправления в трудовую книжку, то помните главное правило: в трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать, а также что-либо зачеркивать в разделах “Сведения о работе” или “Сведения о награждении”.

Вообще все изменения и исправления в трудовую условно можно разделить на два вида: изменение сведений о работнике (записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, специальности) и изменение сведений о работе .

Подробный материал о правилах исправления записей в трудовой читайте в следующем номере журнала.

Сведения о работнике (титульный лист книжки) исправляют так.

Предположим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. По линейке одной тонкой чертой зачеркивают прежнюю фамилию (так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое) и сверху записывают новую. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Например: “Изменена фамилия Суливонская на Горобец на основании свидетельства о браке серии АВ N 376238, выданного Люблинским отделением ЗАГС г. Москвы, от 24.03.2008”. Эту запись подписывает кадровик (и расшифровывает свою подпись), после чего ставят печать компании.

Правда, данная процедура не распространяется на случаи, когда при заполнении титульного листа кадровик допустил ошибки в личных данных работника. Если же это все-таки произошло, исправлять титульный лист нельзя: бланк считается испорченным, и его нужно уничтожить.

Что касается сведений о работе и сведений о награждении, то еще раз отметим: в этих разделах зачеркивать ранее внесенные записи нельзя, даже если они неверны. Ошибки исправляют по особым правилам. Делают это таким образом. Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: “Запись за номером таким-то недействительна”. Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в Письме Роструда от 23 июня 2006 г. N 948-6.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом в книжке ставят штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указывают его серию и номер.

Как учесть бланки

Купленные бланки учитывают на счете 10 “Материалы” или 41 “Товары”. Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки – это документы строгой отчетности, не лишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности”. На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, один рубль за единицу).

По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.

Первое: – это реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст. 39 НК РФ). В данном случае выдачу бланков отражают как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).

Второе: – это возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав данный вариант учета, фирма не сможет зачесть “входной” НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, его придется восстановить. В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки – за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.

Пример. На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО “Волна” остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС – 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка – 10 руб. за штуку.

В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.

ООО “Волна” выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией. В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.

Дебет 41 Кредит 76

– 1695 руб. (33 руб. 90 коп. x 50 шт.) – оприходовано 50 бланков трудовой книжки;

Дебет 19 Кредит 76

– 305 руб. 10 коп. (1695 руб. x 18%) – отражен НДС со стоимости бланков;

– 500 руб. (10 руб. x 50 шт.) – приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;

Дебет 68 субсчет “Расчеты по НДС” Кредит 19

– 305 руб. 10 коп. – принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.

– 10 руб. – списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 90

– 40 руб. – отражена реализация бланка;

Дебет 90 Кредит 41

– 33 руб. 90 коп. – списана стоимость бланка;

Дебет 90 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”

– 6 руб. 10 коп. – начислен НДС со стоимости реализованного бланка;

Дебет 70 Кредит 73

– 40 руб. – удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.

Где и как можно купить трудовую книжку

В России документ был введен с приходом советской власти: первый документ появился еще в 1918 году. Активное распространение началось в 50-х годах, так как наличие трудовой позволяло упростить процедуру подсчета пенсии. С того времени выпускались разнообразные акты и образцы бланков, по которым книжка должна была заполняться.

Как получить новую легально

Обычно необходимость получить документ возникает при устройстве на работу: отсутствие работы и работодателей подразумевает отсутствие книжки.

В соответствии с Постановлением 225 ТК РФ первая трудовая книжка должна быть выдана самим работодателем, при этом приобретается она за счет средств компании. Для ее заполнения сотрудник обязан предоставить в отдел кадров:

1. Паспорт.
2. Документ о полученном образовании: диплом, справку, зачетную книжку. Последние два документа необходимы, если образование еще не окончено.
3. Дополнительные документы. Это может быть военный билет, диплом ВУЗа, если при поступлении на работы его не было, или справки с прошлых мест работы, если сотрудник оформляет дубликат взамен утерянного.

Сегодня трудовая книжка представляет собой документ, выполненный в виде небольшого (размером примерно с четверть альбомного листа) сшитого трудового «дневника». В нем отмечают:

1. Данные гражданина: ФИО, дату рождения, образование, профессию (специальность), дату заполнения.
2. Информацию обо всех местах работы: наименование организации, должность, дату принятия на работу, номер приказа.
3. Информацию об увольнении: дату увольнения, причину, подпись гражданина о том, что он ознакомлен с этой информацией.

Заполнением книжки занимается сам работодатель, точнее, назначенное его приказом лицо (обычно отдел кадров). Этот же сотрудник отвечает за хранение, ведение, учет и выдачу документов.

Сотруднику, устраивающемуся на первую работу, вообще не приходится ни о чем волноваться: работодатель должен сделать все сам. Работнику даже не нужно писать заявление на выдачу книжки, так как она первая и выдается в соответствии с законом.

Если же документ был утерян, сотрудник должен обратиться на место последней работы и написать заявление на выдачу дубликата. Это необходимо для контроля за использованием бланков в фирме.

Вторая трудовая

В некоторых случаях гражданину может потребоваться две трудовых: например, при устройстве на вторую работу. Закон не запрещает иметь две документа, но и не разрешает этого прямо. При устройстве на вторую должность сотрудник обязан сообщить об этом и принести заверенную копию имеющейся трудовой.

Второй работодатель не может принудить сотрудника принести оригинал.

В некоторых случаях вторая трудовая может понадобиться для обмана. Например, если женщина решает во время беременности устроиться на вторую работу, выйти в декрет и получать деньги сразу на двух местах. Это является мошенничеством.

Это же относится к ситуациям, когда сотрудник решает избавиться от трудовой, в которой отмечена неприятная причина увольнения (например, кража или выход на работу в пьяном виде). Для повторного заполнения трудовой ему придется принести справки со всех мест работы о том, что он работал у них. В справке будет указана причина увольнения.

Где можно купить чистый бланк

Необходимость приобрести чистую трудовую книжку обычно возникает у гражданина крайне редко. В основном ее приобретением занимается отдел кадров: он приобретает пустые бланки в канцелярском магазине и следит за их «расходом».

Но случается, что работодатель, по какой-либо причине отказывается тратить деньги на пустые трудовые. Вынуждает сотрудника купить ее самостоятельно. Ее можно приобрести в канцелярском магазине — такие бланки являются полностью легальными.

Трудностью может стать ее поиск: большинство производителей этого документа предпочитают сотрудничать с компаниями и продавать большими партиями. Второй сложностью является приобретение бланка установленного образца: в магазинах могут продаваться устаревшие варианты. При покупке необходимо проверить наличие водяных знаков и других средств защиты от подделки.

Можно ли обжаловать отказ в выдаче

Отказ работодателя выдать первую трудовую или ее дубликат при утере является нарушением Трудового Кодекса. В этом случае сотрудник может купить чистый документ и принести его работодателю, если не хочет скандала. Но также он вправе написать заявление в прокуратуру в связи с отказом выдать ему документ. Если после проверки выяснится, что работодатель виновен, он будет оштрафован, также возможно приостановление деятельности на три месяца.

Трудовая книжка является документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже владельца. Ее приобретением, заполнением и хранением обязан заниматься работодатель вне зависимости от того, является ли документ первым у сотрудника или дубликатом. Но также гражданин может легко купить незаполненную книжку в канцелярских магазинах.

Оптовая и розничная цена покупки

Если документ оформляется через работодателя, стоимость трудовой будет удержана из зарплаты сотрудника. Также его могут попросить произвести оплату в первый же рабочий день. При оптовом заказе ее цена составляет 110-200 рублей.

Но самостоятельная покупка также не сильно навредит кошельку. Цена за розничную продажу будет выше оптовой – до 350-400 рублей за штуку.

В данном видео содержится дополнительная информация по восстановлению трудовой книжки.

Как получить трудовую книжку для работника

На практике у многих организаций возникают вопросы:

– куда обратиться за получением трудовых книжек;

– какие для этого необходимы документы.

Особенно эти вопросы актуальны для небольших и недавно созданных организаций.

ШАГ 1. Оплатите бланк трудовой книжки или вкладыша к ней.

Бланками трудовых книжек и вкладышей к ним обеспечивают местные исполнительные и распорядительные органы по месту нахождения организации или по месту жительства, а в г. Минске – местные администрации районов по месту их нахождения или по месту жительства.

Расчетный счет, на который необходимо перечислить денежные средства за выдачу бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, как правило, можно найти на официальном сайте местного исполнительного и распорядительного органа, в который вам необходимо обратиться. При выдаче трудовой книжки, а также вкладыша к ней работник уплачивает стоимость соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.

– бланка трудовой книжки – 1 руб. 87 коп.;

– вкладыша к трудовой книжке – 90 коп.

ШАГ 2. Подготовьте пакет документов, необходимый для заказа бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.

Для получения чистого бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней в государственные органы необходимо представить:

– заявление (письмо) с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним);

– заверенные копии приказов о принятии на работу каждого из работников, на имя которых заводятся трудовые книжки;

– копию свидетельства о регистрации юридического лица;

– оригинал платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки и (или) вкладыша к ней;

– оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт);

– доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Заявление на выдачу трудовой книжки составляется на фирменном бланке организации-работодателя с просьбой о выдаче трудовой книжки на имя соответствующего работника или нескольких работников.

Заявление должно содержать:

– фамилию, имя, отчество работника (каждого из них, если трудовые книжки заводятся на нескольких работников);

– номер и дату приказа о приеме на работу;

– паспортные данные работника.

ШАГ 3. Подготовьте пакет документов, необходимый для получения бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.

При получении бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней необходимо наличие:

– оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении, или трудовой договор (контракт)), и печать – в случае получения трудовой книжки лично руководителем организации;

– доверенности на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней (товарно-материальных ценностей) – в случае получения трудовой книжки уполномоченным лицом. При этом наличие печати на доверенности обязательно.

ШАГ 4. Обратитесь в государственный орган за получением бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, представив пакет необходимых документов.

Как уже говорилось ранее, обращаться следует в местные исполнительные и распорядительные органы по месту регистрации организации, поскольку именно они обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

Распространенной на практике является ситуация, когда работник сам отправляется в местный исполнительный и распорядительный орган с целью получить трудовую книжку на свое имя. Логично, что со стороны местного исполнительного и распорядительного органа следует отказ в выдаче бланков. Работник, на которого организация получает трудовую книжку, сам не вправе получить ее. Это исключительная компетенция организации.

ШАГ 5. Получите бланк трудовой книжки либо вкладыша к ней и товарную накладную формы ТН-2.

При получении бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) получающее лицо должно представить пакет документов, необходимый при их получении, и оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт).

Бланки трудовых книжек выдаются по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58.

ШАГ 6. Обеспечьте учет и хранение бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме, закрепленной в приложении к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Книгу учета ведут кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания по ч. 4 ст. 9.19 КоАП.

Эвелина Дубовик, старший преподаватель кафедры финансового права и правового регулирования хозяйственной деятельности БГУ, управляющий партнер ООО «Юридическая компания Соломон»

Где и как купить трудовую книжку?

Устраиваясь на работу повторно, потенциальный сотрудник, обычно имеет на руках весь необходимый пакет документов. Рассмотрим, где купить трудовую книжку гражданину, если он намеревается начать официальные рабочие отношения впервые.

Где и как получить трудовую книжку

Ответ на вопрос, где и как легально получить трудовую книжку, зависит от того, какой по счету раз гражданин устраивается на работу. Если лицо намеревается заключить трудовой договор, работодатель затребует от будущего сотрудника целый ряд документов, трудовую книжку в том числе. Необходимость ее предоставить возникнет только в том случае, если сотрудник намеревается устроиться на работу уже не в первый раз.

Это значит, что при увольнении с прежнего места работы гражданину необходимо забрать свою трудовую книжку со всеми записями, касающимися расторжения договора и передать ее новому работодателю.

Если же на работу устраивается лицо, которое не имело в прошлом официальных трудовых отношений, новую книжку ему обязаны предоставить в отделе кадров. Обычно сотрудники, принимающие новых кадров, знают об этом правиле, и проблем не возникает, вся процедура проходит автоматически.

Но если работодателем, например, является индивидуальный предприниматель, который просто не знает о правилах, в таком случае стоит напомнить ему о ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Ст. II устанавливает обязанность для каждого работодателя оформить трудовую книжку не позднее, чем через неделю после приема на работу.

В книжку он должен внести следующую информацию:

1. ФИО нового сотрудника.
2. Дату рождения.
3. Данные об образовании, полученной специальности и особых навыках, необходимых для выполнения трудовой деятельности.
4. Дата принятия на работу с указанием номера Приказа на осуществление данного мероприятия.
5. Сведения о должности, на которую принимается гражданин, переводах внутри предприятия, о поощрениях или награждениях, если они осуществлялись согласно Приказу работодателя.

Никакой платы за предоставление трудовой книжки работодатель требовать не должен. Чтобы она была заполнена, у гражданина при устройстве попросят следующие документы:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. Документы, подтверждающие полученное образование: диплом или аттестат. При условии, что претендент еще не окончил учебное заведение, у него могут потребовать зачетную книжку.
3. Военный билет, если сотрудник – военнообязанный. Сведения о нем в трудовую книжку не вносятся, но оформить официально на работу без военного билета, преписного или справки военнообязанного по закону нет возможности.

В ряде случаев может потребоваться справка с предыдущего места работы. Но только, если трудовая книжка была утеряна или уничтожена. Плюс при такой ситуации по возможности обращаются на старое место работы с просьбой о выдаче дубликата. В таком случае пустую книжку, может потребоваться, покупать самостоятельно.

Заполнением трудовой книжки занимается или сам работодатель, или сотрудники отдела кадров.

Дополнительная трудовая книжка

Наличием двух, а то и трех мест работы сейчас никого не удивить. И большинство работодателей требуют оформление трудовой книжки, т.к. при ее отсутствии на начальника отдела кадров и директора налагается штраф, если факт будет установлен проверкой. Поэтому некоторые граждане заводят не по одной трудовой книжке.

В российском законодательстве отсутствует правовой акт, который прямо бы указывал на запрет иметь несколько трудовых книжек.

Имеется только косвенная ссылка в ст. 66 ТК РФ, где установлено, что если гражданин имеет несколько мест работы, то трудовую книжку необходимо хранить по основному из них. При желании владельца в документ разрешено вносить записи о наличии других мест работы. Т.е. указания на необходимость заводить вторую книжку при подобной ситуации не имеется.

Однако при наличии двух документов никакого наказания ни одному задействованному лицу не предусмотрено, как раз, по причине отсутствия норматива запрещающего деяние.

Но желательно избегать ситуаций, при которых у гражданина имеется две трудовые книжки. В любом случае нельзя будет представить их обе для начисления пенсии в ПФР, потребуется выбрать ту, что принесет больше денег.

Плюс, если владелец двух трудовых книжек получает какие-то пособия в качестве льготника, имеющего определенный доход, обнаружение второй книжки закономерно вызовет требование вернуть все денежные средства.

Где купить трудовую книжку

Ситуации, при которых работнику необходимо самостоятельно купить чистый бланк, крайне редки. Ответственные лица в отделе кадров закупают их массово особенно, если предприятие относится к категории крупных. Данный вид документов относится к бланкам категории строгой отчетности. Поэтому покупка их возможна только у продавцов, которым документы поставляют официальный производитель — Гознак.

Статья расходов, связанная покупкой трудовых книжек, отражается при составлении бухгалтерской отчетности на балансе фирмы. Если же приобретает книжку сотрудник, окажется, что сведения не только не отразятся в бухучете, но и не будут внесены в приходно-расходную книгу. В которую требуется вписывать данные обо всех трудовых книжках и вкладышах.

Сам работодатель покупает бланки документа и вкладыши к нему на основании договора купли-продажи с официальным поставщиком (Приказ Минфина № 117н). Поэтому, если сотрудники отдела кадров требуют от потенциального работника предоставить чистый бланк трудовой, их действия расцениваются, как неправомерные.

Но если потребность возникла, то купить пустую книжку можно легально в простом канцелярском магазине или в киоске Роспечати. Только следует удостовериться, что она не является устаревшей формы и имеет все степени защиты.

Цена трудовой книжки

Хотя работодатель не должен требовать деньги за выдачу книжки при поступлении на работу, это не значит, что получателю она обойдется бесплатно.

Стоимость бланка может быть вычтена из его первой заработной платы на новом месте. В среднем это от 100 до 200 руб.

Когда работнику приходится совершать покупку самостоятельно, в киоске Роспечать трудовая книжка в 2019 году обойдется по цене от 300 до 400 рублей.

О приобретении бланков трудовых книжек

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре “Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем” (лектор Журавлева И.В. – консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала “Кадровые решения”, автор и преподаватель курса повышения квалификации “Школа кадровика”).

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова “достаточный запас”, Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие “достаточный запас” трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек – бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Очень важный вопрос – где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое – это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения “ГОЗНАК”, находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением “ГОЗНАК” и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением “ГОЗНАК”, у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано “трудовая книжка”. Но назвать этот “документ” трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением “ГОЗНАК”, но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале “Главная книга.Конференцзал” 2013, № 03

Трудовая книжка: как ее получить и правильно заполнить

Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно ее заполнить, мы и расскажем в данном материале.

Как получить трудовую книжку

Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своем первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора. Далее ее следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.

Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашел ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.

Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.

Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах, в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.

Условия хранения трудовых книжек и их выдачи

Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.

Так, условия хранения документа должны быть следующими:

1. в шкафу среди важных документов;
2. в сейфе.

Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.

Условия выдачи книжки на руки ее владельцу такие:

1. при расторжении трудового договора;
2. по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдается копия документа) в ФМС или же прочие органы;
3. трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
4. при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.

Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения еще не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.

Теперь перейдем к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

1. постоянный штат официальных работников;
2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
3. сезонные работники;
4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
2. сведения о предыдущих местах работы;
3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

1. Ф.И.О.;
2. дата рождения;
3. образование;
4. дата заполнения книги;
5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
6. печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
2. дата приема на работу;
3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
5. причина и дата увольнения;
6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

1. номер записи;
2. дата присвоения поощрения;
3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

1. информация о повышении квалификации;
2. присвоение категории;
3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Если места в книжке больше нет

Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.

При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.

Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.

Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.

Источники:

http://hr-portal.ru/article/trudovaya-knizhka-pokupaem-oformlyaem-uchityvaem
http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/priem-na-rabotu/kupit-trudovuyu.html
http://jurk.by/solutions/kak-poluchit-trudovuyu-knizhku-dlya-rabo
http://alaws.ru/gde-kupit-trudovuyu-knizhku/
http://www.klerk.ru/law/articles/334933/
http://urhelp.guru/nedvizhimost/dokumenty/poluchenie-dokumentov/trudovaya-knizhka-kak-ee-poluchit-i-pravilno-zapolnit.html