Как опломбировать журнал учета трудовых книжек фото

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

• пронумерован;
• прошит;
• подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

• уникальным номером;
• логотипом организации;
• наименованием организации.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (ТК)?

Некоторые документы, относящиеся к документам повышенной отчётности, требуют более пристального внимания и особо бережного хранения.

Кроме этого к ним применимы меры, определённым образом защищающие их от воздействия внешнего вмешательства с целью внесения изменений в имеющиеся записи. К таким документам относится и книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Про ведение, хранение и учет подробно мы рассказывали здесь.

Предъявляемые к её хранению требования являются не голословными. Плановые проверки документа, проводимые инспекторами ГИТ, зачастую начинаются с поиска недостатков оформления и заполнения обозначенного документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

Основные требования

Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.

В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.

Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ.

Книга имеет формат А-4, объём по количеству листов должен быть рассчитан на её ведение в течение нескольких лет. В соответствии с этим, а также с тем, что длительность её хранения в архиве составляет многолетний срок, обложка должна быть плотной.

Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов.

В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.

В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

1. Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
2. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
3. Книгу необходимо прошить и опломбировать.

Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.

Пошаговая инструкция: как прошить журнал?

Вначале необходимо переплести журнал, если переплёт тонкий. Дело в том, что журнал может ещё не закончиться, в нём останутся свободные страницы для ведения записей, а обложка истреплется.

Это нарушение исправить будет практически невозможно и инспектора при каждой проверке могут вам указывать на один и тот же недочёт и повторять своё замечание с вытекающими последствиями.

После того как бланк журнала приведён в порядок, заполняем титульный лист по всем правилам и нумеруем страницы. Нумерация страниц должна быть сквозная – каждая следующая страница будет иметь номер на единицу больше, чем на предыдущей странице.

После проведённой нумерации, проверьте все порядковые номера на страницах журнала. Их правильность очень важна. Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов.

Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить. Из этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно.

После подготовки журнала, готовим материалы и инструменты для процедуры прошивания журнала. К ним относятся:

• шило;
• нитки;
• некоторые применяют иглу или вязальный крючок.

Качество этих предметов, в соответствии с целями применения и имеющимися вариантами, нужно рассмотреть отдельно.

Некоторые опытные кадровики вместо шила пользуются особо прочным дыроколом. Если у вас получится пробить им толщу бумаги журнала вместе с обложкой – вам повезло.

В стандартных случаях пользуются шилом. Оно представляет собой очень прочную спицу с заострённым концом, наподобие иглы с одной стороны, а с другой стороны завершается прочной ручкой. Крепко держась за ручку можно остриём пробить отверстия в бумаге даже при достаточно большой толщине слоя.

Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала.

Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки.

Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям.

Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью. Естественно, такой журнал истреплется, не успев закончиться, что также чревато серьёзными проблемами.

При использовании ниток десятого номера вам придётся воспользоваться иглой. В некоторых случаях продёрнуть нить поможет вязальный крючок, которым скрученную нить легко можно поддеть с другой стороны журнала за её краешек, загнутый в виде петельки.

Можно использовать канцелярский клей или лак для ногтей, смазав кончики нити для большей жёсткости. Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки.

После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал. Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:

Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа.

Как правильно оформить лист для закрепления ниток

Оставшиеся концы нитей:

• аккуратно вытягиваются до отказа;
• заворачиваются за край обложки;
• приклеиваются изнутри.

Приклеивать конец нити нужно особым образом, с использованием небольшого листика бумаги, который должен быть подготовлен заранее следующим образом:

1. Вырежьте из обычной бумаги квадрат со сторонами приблизительно 8 см.
2. Напишите на нём «журнал прошит» и поставьте нужную дату, используя арабские цифры.
3. Пусть руководитель организации распишется под этой подписью.
4. Приклейте листочек на внутреннюю сторону задней части обложки, пропустив через него нить.
5. Поставьте печать организации.

Наклеенный листок – первая и самая элементарная ступень защиты прошитого журнала от постороннего вмешательства. Он соединяет 3 фрагмента:

Наклеенный листок играет важную роль в дальнейшем процессе, при опломбировке.

Правила опломбировки и выбор пломбы

Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется?

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Пломбы делятся на два типа:

Они имеют разное назначение, утверждённое ГОСТ 31282 -2004. К силовым пломбам относятся свинцовые пломбы, для снятия которых потребуется применить большую силу. На документах, о которых идёт речь, свинцовые пломбы не используются.

Но при желании или по определённым причинам, использоваться могут. Сегодня изготавливаются красивые маленькие свинцовые, металлические и неметаллические пломбы, пригодные для книги учёта (о приходно-расходной книге см. тут).

В данном случае часто используют контрольную пломбу, которая является аналогом сургучной печати или свинцовой пломбы, но не содержит в себе силы сопротивления, напоминая её лишь по форме. Она служит лишь для того, чтобы обнаружить вмешательство в записи журнала, указывая на нарушение целостности.

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные. Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы.

Установленные критерии законодательством

Положения ГОСТ 31282 -2004 определяют критерии пломб, установленные законодательством. К ним относятся:

1. Наличие идентификационного номера.
2. Одноразовый характер использования, невозможность воспроизведения.
3. Защита от возможного доступа путём силового удержания и (или) индикации.

Критерии выбора

Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:

1. С логотипом организации.
2. В виде металлической печати.
3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

• изделия из свинца;
• из пластика;
• металлический контролёр МК-1;
• металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?

Для опечатывания или опломбировки журнала вам понадобится по выбору:

• оттиск и сургуч;
• плёночная номерная пломба;
• пломба из другого материала.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч. Если вы желаете воспользоваться этим способом защиты, которым пользовались издавна, то вам нужно:

1. Растопить небольшое количество сургуча.
2. Аккуратно вылить горячий сургуч на внутреннюю сторону обложки журнала в место, где скрепляется нить с листом, которым она была приклеена к обложке.
3. На не остывший сургуч поставить оттиск.
4. Дать остыть, после чего можно пользоваться.

Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки. Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.

Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы.

Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.

Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить. При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
2. Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются.
3. Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.

Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей. Поставьте номер.

А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать.

Заключение

Прошить и опломбировать журнал учета трудовых книжек необходимо. Однако при творческом подходе этот процесс может стать не только обязанностью, но и творческим процессом.

А инспекторы ГИТ, которые любят начинать проверку с правильности оформления журнала, получат эмоциональное удовольствие, что также немаловажно.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек — образец на видео ниже:

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Учёт трудовых книжек на предприятии

Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.

Скрепление сургучной печатью

Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:

• сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную>
• купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.

При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться. Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться. В этом случае контролирующие органы могут усмотреть в разрушенной пломбе несанкционированное ее вскрытие, что повлечет за собой штрафные санкции.

Опломбирование учетных книг

Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.

Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными. На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы. Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.

Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.

Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

1. Книга должна иметь формат А-4.
2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

• Журнал должен быть подписан лично руководителем.
• Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
• Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

• Прошивают слева на полях журнала.
• Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
• Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
• Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
• Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
• Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

1. Крепко затянуть нити.
2. Завернуть на край обложки.
3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

• Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
• Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
• Получить подпись руководителя на нем.
• Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
• Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

• Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
• Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
• Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

1. Идентификационный номер.
2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

• Сургуч и оттиск.
• Номерная пломба пленочного типа.
• Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

1. Растопить сургуч.
2. Вылить его на место постановки пломбы.
3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

1. Данные о руководителе.
2. Реквизиты компании.
3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Журналы учета трудовых книжек: что это такое, кто ведет и как вести журнал правильно?

Журналы учёта трудовых книжек и их бланков – документы, обязательные к ведению на каждом предприятии (организации) и каждым предпринимателем, использующим наёмный труд. Порядок ведения журналов регламентирован законодательством.

• 8 (800) 600-36-07 –Регионы
• +7 (499) 110-86-72 –Москва
• +7 (812) 245-61-57 –Санкт-Петербург

Правовые основы

Трудовая книжка – важнейший документ для каждого человека, необходимый на протяжении всей трудовой жизни. Бланки трудовых книжек приравнены к бланкам строгой отчётности. Обязанность по первоначальному оформлению и ведению книжек лежит на работодателе. На каждом предприятии (организации) должны быть в наличии пустые бланки на случай трудоустройства работника впервые. В связи с этим законодательством установлены определённые требования к порядку учёта заполненных трудовых книжек и бланков.

Основными нормативными актами в этой сфере являются:

К обязанностям работодателя отнесено ведение:

• приходно-расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей в неё;
• книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё.

Общие требования

Указанные книги должны быть:

1. Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
2. Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
3. Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
4. Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки “хвостиков” ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.

Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:

• количество прошитых листов;
• наименование должности первого руководителя;
• подпись и расшифровку.

Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга учитывает движение пустых бланков трудовых книжек и вкладышей и ведётся бухгалтерией работодателя. Обязанность по ведению книги закрепляется за конкретным сотрудником.

Информация в книгу вносится в табличной форме по графам и строкам:

• в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
• в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
• в гр. 5 указывается наименование лица, от которого получены бланки (продавец, в т. ч. продавец-изготовитель) и лицо, которому они переданы (обычно кадровый работник, оформляющий трудовые книжки);
• в гр. 6 приводится основание получения бланков (накладная, акт и т. п.);
• в гр. 7-9 указываются соответственно количество полученных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серий и номеров (при получении бланков с идущими подряд номерами можно указывать через дефис) и уплаченные за бланки суммы;
• в гр. 10-12 указываются соответственно количество переданных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серии и номера и их стоимость.

Хранение приходно-расходной книги осуществляется наряду с прочей бухгалтерской документацией.

Книга учёта движения

Книга учёта движения трудовых книжек ведётся кадровой службой (сотрудником, ответственным за кадровую работу).

Книга также ведётся в табличной форме:

• в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
• в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
• в гр. 5 записывается полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки или вкладыша;
• в гр. 6 серия и номер трудовой книжки или вкладыша;
• в гр. 7 указывается должность, профессия или специальность владельца трудовой книжки, по которой он был принят на работу (произошедшие впоследствии изменения не отражаются);
• в гр. 8 приводятся первоначальные сведения о работе, определённые при приёме сотрудника;
• в гр. 9 указываются реквизиты документа о приёме (приказ, распоряжение);
• в гр. 10 расписывается лицо, ответственное за оформление трудовых книжек;
• в гр. 11 отражается сумма, полученная от сотрудника за предоставленный ему бланк и первоначальное оформление книжки (если плата не взимается, проставляется прочерк);
• в гр. 12 указывается дата выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудовых отношений);
• в гр. 13 получивший трудовую книжку уволенный сотрудник должен расписаться.

Книга учёта движения находится в кадровой службе работодателя или ответственного за кадровое делопроизводство лица.

При уничтожении бланков и/или вкладышей в связи с их порчей составляется соответствующий акт.

Ведение учётных книг обычно не вызывает затруднений, но их отсутствие или допущенные при оформлении нарушения могут повлечь применение мер ответственности к работодателю со стороны правоохранительных органов или трудовой инспекции.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно!

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек: фото

Журнал учета трудовых книжек — это документ, ведение которого на предприятии является обязательным и подчиняется целому руду правил.

Одно из них — наличие внутри данной книги пломбы, которая удостоверяет, что с момента последнего доступа к нему лица, имеющего соответствующие полномочия, отсутствовало событие несанкционированного доступа (для ознакомления либо внесения правок).

Значение процедуры

Ведение учета трудовых книжек относится к безусловным обязанностям всех работодателей. Осуществление данной функции предполагает, что организация оформляет журнал учета трудовых книжек. В свою очередь последний документ необходимо пломбировать.

Пломба имеет две основные функции. Она предотвращает получение доступа к информации, в данном случае к сведениям о трудовых книжках персонала, содержащихся в соответствующем журнале учета.

Также она гарантированно позволяет определить, что подобный недозволенный доступ к этим данным имел место, и что лицо, которому не разрешается с ними знакомиться, изучало их.

Таким образом, благодаря пломбе невозможна ситуация, когда данные журнала учета оказываются доступны тем, кто не имеет на это права, а отвечающие за их сохранность лица остаются в неведении.

В настоящее время существуют весьма многочисленные виды пломб, которые могут использоваться в журнале учета трудовых книжек.

Порядок опломбирования

Контрольная пломба представляет собой элемент, который обеспечивает защиту от доступа к этому документу лиц, которые не имеют соответствующего разрешения.

Существует целый ряд разновидностей данной процедуры, одной из распространенных является использование сургучной печати.

Оно, строго говоря, не относится к опломбированию, а представляет собой альтернативу данному действию, поскольку в законодательстве предусмотрено именно требование либо опломбировать журнал учета трудовых книжек, либо скрепить данный документ сургучной печатью.

Если ответственное лицо на предприятии выбирает именно второй вариант, то ему необходимо изготовить металлическую печать, в стандартном случае ее выполняют из латуни, в том числе заказав ее у специалиста.

Далее требуется приобрести сам материал (сургуч), который доступен в канцелярских магазинах, также эту основу можно найти на почте. Следом при необходимости сургуч растапливают и выполняют сам реквизит — печать.

Следует иметь в виду, что подобная печать не слишком удобна при использовании. Так как она рельефная, листы над этой печатью будут приподняты, тем самым поверхность страницы в этом месте будет неровной.

В дополнение сам данный материал сравнительно ломкий, и эта его характеристика усугубляется со временем.

В результате пломба через определенный период после ее исполнения может оказаться частично поврежденной, если от нее открошится определенная ее часть.

Этого будет достаточно, чтобы сотрудник проверяющего ведомства мог счесть, что печать повреждена и присудить предприятию штраф. Если же этот элемент полностью рассыплется, то таких санкций не избежать,

Другой распространенный способ опломбирования — с использованием полоски бумаги.

В этом случае ответственный сотрудник производит нумерацию страниц журнала учета, после чего они сшиваются с использованием плотных ниток, концы которых вытаскиваются на последнюю страницу книги.

Далее их крепят с использованием клея к этой последней странице, накладывая на нитки упомянутую полоску бумаги, однако не на их кончики, а таким образом, чтобы эти кончики оставались незакрепленными.

После этого на этой полоске, которая таким образом становится пломбой, руководителем от имени предприятия указывается, какое количество страниц внутри этого журнала получило номер и было прошито. Также он приводит свои инициалы и фамилию, указывает должность и ставит подпись.

Кроме того, на эту страницу ставится печать. Это выполняют с таким расчетом, чтобы она частично располагалась на данной полоске бумаги, а именно в том ее месте, где стоит подпись ответственного сотрудника. А частично попала на свободные концы ниток, крепящих пломбу.

Стоит отметить, что, хотя на практике опломбирование с помощью полоски бумаги встречается достаточно часто, формально оно считается недопустимым.

Наконец, более эффективным способом защиты данных о трудовых книжкам и контроля попыток несанкционированного доступа к такой информации являются пленочные контрольные пломбы. Основой для них может служить как однослойный, так и многослойный материал, в любом случае на одной из его сторон должна быть клейкая поверхность.

Этой поверхностью он крепится концы ниток, выведенных на последнюю страницу, к соответствующей странице таким же образом, как полоска бумаги, как это было описано выше. Различие состоит в том, что как материал данной пленочной пломбы, так и ее поверхность содержат знаки и надписи идентификационного назначения.

В частности она имеет собственный уникальный номер, который контрольная пломба получает в процессе изготовления (эти реквизиты выпускаются промышленным способом).

Дополнительно на задней странице последнего листа ставится заверительная надпись, в которой указывается уникальный номер контрольной пломбы.

Наряду с ним также приводятся данные о количестве листов, которые были пронумерованы и прошиты, а также опломбированы данным образом. Также эта надпись включает фамилию и подпись руководителя.

На данной пленочной пломба при ее повреждении лицом, осуществляющим несанкционированное ознакомление с журналом учета ТК, появляется слово «вскрыто».

Стереть его невозможно, поэтому в ходе очередной проверки лица, ответственные за ведение журнала, узнают, что данный факт имел место. Это существенное достоинство такой пломбы по сравнению с предыдущими, наряду с ним она обладает тем плюсом, что она абсолютно плоская.

По этой причине писать текст на странице в месте, располагающемся поверх данного элемента, будет удобно из-за отсутствия неровности.

Правила оформления журнала движения трудовых книжек

При оформлении журнала движения трудовых книжек необходимо соблюсти целый ряд правил.

Сама книга должна обладать твердой обложкой, которая не придет в негодность в течение как всего срока ее ведения (который истечет, лишь когда окажутся заполнены все листы бланка), так и периода, пока ее необходимо хранить. Установлено, что журнал движения ТК должен оставаться доступным до 75 лет.

Требуется пронумеровать этот документ. Существуют два варианта, а именно нумерация листов либо же нумерация страниц, в настоящее время они оба считаются допустимыми.

Основное значение имеет гарантия того, что количество этих элементов, листов (и соответственно страниц) останется неизменным, то есть в журнал в процессе его заполнения не будет добавлен ни один лист и ни один же не будет из него изъят.

Помимо этого книгу прошивают.

Также требуется выполнить заверительную надпись на задней обложке документа, правила ее оформления были изложены в предыдущем разделе. При этом право подписи на заверительной надписи имеет только первое лицо компании (или сам индивидуальный предприниматель в ИП).

Подобная прерогатива не дается ни заместителю руководителя, ни сотруднику, который ведет сам журнал движения ТК, ни лицу, которое руководитель на это уполномочил своим решением. Таким образом, подпись должна принадлежать гендиректору либо другому сотруднику, занимающему аналогичную должность.

Наконец, ключевое правило предусматривает обязательность опломбирования данного документа, ему и посвящена эта статья.

Кто отвечает за ведение отчетности

Лицо, ответственное за ведение журнала учета, назначается решением генерального директора. Это в большинстве случаев специалист по кадрам. Если же организация небольшая, и отдел персонала в ней отсутствует, то данная функция может быть поручена главному бухгалтеру либо же ее может взять на себя сам руководитель. В ИП данную функцию также выполняет непосредственно индивидуальный предприниматель.

По административному праву РФ ответственность за отсутствие на предприятии данного документа либо же его ведение ненадлежащим образом предусмотрена как для должностных лиц соответствующей компании, так и для самой этой организации как юридического лица.

На сотрудника может быть наложен штраф в диапазоне от 500 до 5 тысяч рублей. На предприятие аналогичная санкция накладывается в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Подробнее о порядке учета трудовых книжек смотрите ниже на видео.

Источники:

http://naim.guru/trudovaya-knijka/zhurnal-ucheta-dvizheniya/proshit-i-oplombirovat.html
http://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta/proshit-i-oplombirovat.html
http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-oplombirovat-knigu-ucheta-trudovyh-knizhek
http://kadrovyhdel.ru/trudovaya/kak-oplombirovat-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-obrazec.html
http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/zhurnal-ucheta.html
http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/oplombirovka-zhurnala-ucheta.html