Где должна находиться трудовая книжка работника

Где в организации обычно хранятся бланки трудовых книжек?

Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики.

Что нужно знать о трудовой книжке?

1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя. Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.
4. В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Также указывается увольнение и его причина.
5. Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
6. Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.

Каковы правила ведения трудовых книжек?

Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек. Даже небольшая ошибка в будущем может создать человеку большую проблему с документами.

Ведение трудовой книжки

Работник, устраиваясь на работу впервые, не имеет трудовой книжки. После пяти дней работы – не позднее недели – работодатель обязан сделать своему новому сотруднику трудовую книжку (ее стоимость, которая составляет от 250 до 300 р., будет вычтена из первой зарплаты работника). В трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике.

• ФИО и дата рождения (выписывается из паспорта или свидетельства о рождении)>
• образование (при наличии соответствующего документа об образовании).

В трудовую книжку запрещено вносить сокращенные записи. Обязательно вносятся поощрения, но не записываются выговоры, если ошибка не стала причиной увольнения. Записи о премиях, которые выплачиваются регулярно, в трудовую книжку не вносят, поэтому по ней нельзя судить о доходах сотрудника, в связи с чем многие депутаты считают трудовую книжку документом, бесполезным при начислении пенсии.

В каких случаях в трудовую книжку вшивается вкладыш?

Если страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены все до единой, в нее вшивают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет так же, как и трудовую книжку. При добавлении каждого вкладыша в документе ставится печать, подтверждающая наличие вкладыша. Вкладыш, представленный отдельно от трудовой, недействителен.

Где хранить трудовые книжки?

Трудовые книжки хранятся либо непосредственно у работодателя, либо в отделе кадров. На руки владельцу их отдают лишь в случае увольнения. Когда сотрудник хочет устроиться на дополнительную работу, начальник которой требует трудовую книжку, он имеет возможность написать заявление. Согласно этому заявлению, работодатель должен выдать копию трудовой книжки на руки ее владельцу. Не выдавать копию трудовой работодатель права не имеет.

Где должна храниться трудовая книжка

Чтобы вести учет трудовых книжек и их бланков, в организации хранятся следующие книги:

1. Приходно-расходная книга для учета бланков и вкладышей трудовых книжек.
2. Книга для учета движения трудовых книжек и их вкладышей.

В приходно-расходную книгу для учета бланков и вкладышей трудовых книжек записываются операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых организацией. Обязательно указывается номер и серия каждого бланка. Записи ведутся бухгалтерией.

Книга для учета движения трудовых и их вкладышей ведется либо кадровой службой, либо другим структурным подразделением, в обязанности которого входит оформление трудовых книжек и их выдача при увольнении. Здесь регистрируются все оформленные трудовые книжки и трудовые, принятые от работников, недавно поступивших на работу.

Ответственность, предусмотренная за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственность за оформление, ведение, хранение, учет и выдачу полностью ложится на работодателя, у которого и находится трудовая книжка в течение всего того времени, пока сотрудник продолжает работать в его организации. Как вариант, руководитель может назначить специально уполномоченное им лицо для оформления, ведения, хранения, учета и выдачи трудовой.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых

Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя). Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

Оформив трудовую книжку при помощи документа, удостоверяющего личность, сотрудник отдела кадров хранит ее как документ строгой отчетности, лучше – в несгораемом сейфе.

Трудовая книжка и увольнение

При увольнении работника все записи, сделанные на данном месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или сотрудника, ответственного за трудовые книжки, печатью организации и подписью самого владельца трудовой.

В день увольнения работодатель должен выдать сотруднику заверенную трудовую книжку на руки. Эта трудовая книжка будет передана уволенным (или уволившимся) сотрудником в руки другого работодателя на следующем месте работы.

Если в день увольнения передать документ работнику невозможно в связи с его отказом от получения на руки трудовой или отсутствием, работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление, чтобы тот явился за трудовой книжкой или дал свое согласие на пересылку ее по почте. Работодатель не имеет права без согласия владельца книжки отправлять ее по почте.

Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Где хранится трудовая книжка работника? Таким вопросом чаще всего интересуются сотрудники частных кампаний, которые боятся того, что данный документ может быть утерян в отделе кадров предприятия. Так вот, сразу же хочется сказать о том, что трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода профессиональной деятельности сотрудника. Находятся данные документы под особым контролем. Поэтому для хранения трудовых книжек сотрудников в организации должен быть предусмотрен несгораемый сейф или металлический шкаф, который будет закрываться на ключ. Подробнее обо всем этом читайте ниже.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина. Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия. Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Для справки

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ “О трудовых книжках” от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан. Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года. Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост. После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации. В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат. 62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии. В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника. Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Ответственность

Где хранятся трудовые книжки работников организации? По закону документы должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, который обязательно закрывается на ключ. Если сотруднику требуется копия трудовой для получения кредита, то специалист по кадрам выдает такую копию и заверяет ее надлежащим образом (ставит свою подпись и печать).

Что ожидает виновного сотрудника в случае порчи или утери трудовой книжки сотрудника? В данном случае нужно обратиться к нормам административного законодательства. Согласно статьи 5.27 КОАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие санкции:

• на должностных лиц – предупреждение или штраф в сумме от 1000 до 5 тысяч;
• на лиц, которые осуществляют деятельность без образования юридического лица – штраф от тысячи до пяти;
• для организаций – только штраф в сумме от 30 до 50 тысяч.

Тем не менее, если работодатель ранее уже нарушал нормы трудового законодательства, то штрафные санкции будет значительно выше. По части 2 статьи 5.27 КоАП, штраф уже будет от 10 до 20 тысяч на должностное лицо, а на юридическое – от 50 до 70 тысяч. Также, может быть применена дисквалификация уполномоченного лица от года до трех лет. Это нужно знать всем гражданам, чьи документы были утеряны работодателем.

Дополнительная информация

Выдача трудовых книжек работникам осуществляется работодателем на основании действующего законодательства. Для этих целей в каждой организации существует специальный журнал. Он называется “Книга движения и учета трудовых книжек”. В день увольнения сотрудник обязан получить свою трудовую и расписаться в журнале.

Работодатели боятся ответственности за утерю или порчу трудовых книжек и поэтому относятся к их хранению с максимальной ответственностью. Именно поэтому документы должны находиться в сейфе или специальном металлическом шкафу. И всегда под контролем должностного лица.

Что планируется?

Законодатели уже давно рассматривают вопрос о введении электронных трудовых книжек в России. Сначала это планировалось сделать в 2017 году. Но в настоящее время в России все еще действуют бумажные трудовые книжки. Минтруд также заявил о том, что нужно более детально изучить вопрос о переводе граждан нашей страны на электронные трудовые документы. Потому что, по мнению многих специалистов, это позволит уменьшить количество пересылки бумажных документов.

Для информации

Выдать трудовую книжку работнику в отделе кадров организации обязаны в двух случаях:

• когда это необходимо сотруднику в целях социального страхования;
• при увольнении из учреждения.

Во всех остальных случаях сотрудник имеет право лишь на получение копии данного документа. Если сотрудник скончался, трудовую книжку может получить его супруга или другие родственники, но только под расписку.

Здесь же хотелось бы сказать еще о том, что работодатель должен приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним только в специальных печатных центрах, а также следить за тем, чтобы они соответствовали государственным требованиям. Ведь на каждого молодого сотрудника организация самостоятельно заводит трудовую книжку, в которую вносит сведения о первом месте профессиональной деятельности гражданина. Последний не обязан приобретать ее самостоятельно.

В заключение

При увольнение работника запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа руководителя. Никаких сокращений в документе быть не должно. Иначе такая запись будет считаться недействительной. Многие специалисты по кадрам не знают этого и допускают существенные нарушения при заполнении трудовой.

Если гражданин устраивается на работу по совместительству, он не обязан предоставлять в данную организацию трудовую книжку. В данном случае достаточно будет копии с нее, которую можно взять в отделе кадров по основному месту служебной деятельности.

Выдать трудовую книжку на руки работнику работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника, но только в случаях, предусмотренных законом.

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

• 8 (800) 600-36-07 –Регионы
• +7 (499) 110-86-72 –Москва
• +7 (812) 245-61-57 –Санкт-Петербург

Правовое регулирование вопроса

Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, бланки книжек и вкладышей должны храниться как бланки строгой отчётности.

Требования к месту хранения БСО (бланков строгой отчетности) определены Положением о наличных денежных расчётах, утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

• охрана или охранная сигнализация;
• решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
• исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника. Из ст. ст. 66, 80 и других Трудового кодекса, Правил ведения и хранения вытекает, что в период работы книжка должна находиться по основному месту занятости человека, но никаких конкретных требований к организации хранения не установлено. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам.

Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя, ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.

Выдача трудовых книжек на руки

Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать заверенную копию документа или выписку из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.

Работодатель выдаёт книжку:

1. В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения пенсии, если трудовые отношения продолжаются). Работник обязан в трёхдневный срок с момента возврата ему книжки из органа соцобеспечения передать её работодателю ( ст. 62 Трудового кодекса).
2. При увольнении независимо от основания в последний день работы (ст. 80 Трудового кодекса).

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Каждый работодатель несет личную ответственность за обеспечение правильных условий хранения личной документации сотрудников. За ненадлежащее выполнение данных обязательств, повлекшее утрату или порчу архива, работодатель может быть подвергнут административным или штрафным санкциям. Именно руководитель производства является гарантом сохранности основных документов персонала, в том числе трудовых книжек.

Значение трудовой книжки для работников и служащих

Впервые данный документ был введен в повсеместную практику в конце тридцатых годов прошлого века. Вплоть до 2002 года трудовая книжка оставалась важнейшим документом, в котором фиксировался весь трудовой стаж человека.

Позже, когда вступили в силу изменения, связанные с пенсионной реформой, произошла корректировка терминологии. В частности, в настоящее время актуально понятие страховой, а не трудовой стаж. Тем не менее значимость документа, как основного подтверждающего фактора отработанных лет, не утрачена и сегодня.

Работодатель по-прежнему является гарантом сохранности книжек, как и всей документации.

Начиная с 2017 года в обществе активно обсуждается вероятность повсеместного внедрения электронного документооборота. Замена бумажной трудовой на электронный аналог, возможно, оптимизирует работу сотрудников архивных отделов.

Электронный архив, в свою очередь, нуждается в создании определенных условий. Для него требуется достойная материальная база. Кроме того, не все работодатели приемлют тотальную цифровизацию, поскольку имеет место технический риск. Электронный архив может быть утерян или выведен из строя гораздо быстрее, чем обычный, бумажный.

При этом следует понимать, что под порчей подразумевается не только удаление каких-то важных файлов, но и изменение информации, содержащейся в них. В этом отношении бумажный аналог книжки, как ни странно, является более надежным. Его, как минимум, нельзя изменить: «следы» обязательно будут заметными.

Таким образом, индивидуальная трудовая — это по-прежнему важный фактор начисления пенсии по старости. Она заводится в момент первичного трудоустройства и впоследствии продлевается при помощи вкладышей. Ввиду большой значимости этого документа существуют специальные нормативные акты, которые обусловливают правила хранения и заполнения.

Правила хранения трудовых книжек

Итак, вся ответственность по хранению книжек, а также всех вкладышей, вменяется в обязанность руководителю предприятия, организации или учреждения, согласно Постановлению Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Все бланки строгой отчетности, к которым относятся и трудовые, должны находиться в тех офисных помещениях, техническое обеспечение которых исключает саму возможность их порчи.

Для хранения часто используются:

• металлические сейфы;
• металлические шкафы;
• металлические стеллажи.

Работодатель обязан обеспечивать сохранность подлинника трудовой книжки на весь период действия трудового договора с работником. Выдача на руки допускается непосредственно в момент увольнения. В случае смерти работника, с которым наниматель состоит в трудовых отношениях, книжка выдается под расписку ближайшему родственнику.

В отдельных случаях даже после свершившегося факта увольнения трудовая остается невостребованной. В этом случае ответственность работодателя за ее сохранность не снимается. Она продолжает находиться в архиве вплоть до того момента, когда понадобится уволенному сотруднику.

Согласно ФЗ №125 от 22 октября 2004 года, сроки хранения оригинала трудовой книжки составляют:

• 50 лет — для поступления в архив, начиная с 2003 года;
• 75 лет — для документов, делопроизводство по которым было прекращено до 2003 года.

Таким образом, подлинник трудовой книжки находится в архиве предприятия, на котором трудоустроен сотрудник.

Что должен делать руководитель, если трудовая потеряна или испорчена

Стопроцентной гарантии сохранности любой документации, в том числе и бланков строгой отчетности, не может обеспечить никакая система хранения. Поэтому изредка на разных производствах имеют место случаи, в которых трудовые портятся или теряются. Это может произойти по вине самого сотрудника или же по вине работника кадровой службы (то есть, работодателя).

Независимо от причин утраты, по письменному заявлению сотрудника работодатель должен подготовить дубликат. Кроме того, на предприятии может произойти форс-мажорная ситуация, по факту которой утрачивается весь архив. Если имеет место массовое уничтожение документов, по решению регионального органа власти формируется комиссия, которая скрупулезно работает над восстановлением документов. Главная задача работодателя в этом случае — точно восстановить трудовой стаж каждого сотрудника.

Если установлено, что документ утрачен по вине нанимателя, то на весь период восстановительных работ сотрудник имеет право на заработную плату.

Ответственность работодателя за ненадлежащие условия хранения книжек

Представители Государственной трудовой инспекции могут в любой момент осуществить выход на предприятие с проверкой правил хранения архива. Если обнаруживаются какие-либо нарушения в этой области, то инспектора готовят предписание на имя руководителя предприятия или организации. В нем обязательно перечисляются обнаруженные недочеты. Кроме того, инспектора предлагают комплекс мероприятий по их устранению.

Руководство предприятия или организации не имеет права игнорировать предписания проверяющих от ГИТ. Через какое-то время они повторяют рейд на предприятие для контроля над выполнением оформленного ранее предписания для руководства.

Согласно ст. 13.25 КоАП, в случае обнаружения игнорирования требований, проверяющий имеет право подвергнуть руководителя штрафным санкциям:

• от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб. для должностных лиц;
• от 200 тыс. до 300 тыс. руб. для организаций.

Кроме того, если работодатель отказывается выполнять свои обязанности по восстановлению дубликата после порчи, сотрудник имеет право обратиться в судебные инстанции. В этом случае работодателя обяжут не только восстановить рабочую книжку в минимальные трудовые сроки, но и возместить сотруднику и материальный, и моральный ущерб.

Таким образом, оригинал трудовой книжки хранится исключительно в оборудованном архиве учреждения или предприятия, а на руки выдается только в момент увольнения.

Где хранится трудовая книжка работника по закону

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.
Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.
В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

• Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
• Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

• на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
• на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

• Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
• Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
• Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

1935 24 августа 2010 в 20:30

Сестра 24 августа 2010 в 20:40

Татьяна Васильевна 24 августа 2010 в 21:35

в соответствии с п.42 Правил — бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
А в силу п.6.2 “Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете” (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

П. 45 — ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

п.43 что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм “Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним”, в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа. НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть.
Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Где хранятся трудовые книжки работников организации?

Главная » Трудовое право » Где хранятся трудовые книжки работников организации?

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.

Где и как они должны храниться

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

Места для хранения бланков ТК

Сотрудникам, которые устроились работать на предприятие, оформляют трудовые книжки (ТК). Для этого используют абсолютно новые чистые бланки. Так как бланк ТК не имеет большой ценности, никаких особых условий его хранения не предусмотрено.

В каких условиях хранятся бланки ТК? Место для хранения подобной документации определяет руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров. Ущерб от того, что бланки по какой-то причине испортятся, будет минимальным. Предприятие просто приобретет вместо них новые бумаги.

Но такие моменты не исключают необходимости в правильном выборе места хранения. Сотрудник, который отвечает за сохранность бланков, должен сделать все возможное, чтобы место хранения всегда было чистым.

Также важно предпринять меры для того, чтобы у неблагонадежных лиц не возникло желание позаимствовать этот документ для использования его в неправомерных деяниях.

Важно! Если бланки были испорчены, их не просто выбрасывают. Ответственный сотрудник составляет специальный акт на списание и уничтожает их.

Правила учета

Установлены специальные Правила ведения трудовых книжек. Так как работники предприятия часто меняются, кто-то оформляется на работу, а кто-то увольняется, необходимо вести учет трудовых книжек.

Для этого используются:

• приходно-расходные книги;
• журнал учета выдачи и приема ТК.

В приходно-расходной книге регистрируются полученные и использованные бланки.

Ответственный работник бухгалтерии заносит в книгу реквизиты бланков, а также другие сведения, которые к ним относятся.

За ведение журнала учета отвечает сотрудник отдела кадров, который занимается процедурой оформления новых работников, а также увольнением.

В данном документе должны быть данные обо всех оформленных и выданных книжках. Кроме того, в нем регистрируются книжки, которые при оформлении представили новые сотрудники.

Важно! И приходно-расходная книга, и журнал учета в обязательном порядке прошиваются, страницы нумеруются и заверяются печатью компании.

Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе. Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу. Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение. Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными.

Чтобы получить бланки, работнику отдела кадров или ответственному лицу нужно запросить их в бухгалтерии. По окончании месяца потребуется составить отчет о наличии бланков.

Если при заполнении ТК была испорчена, ее нужно уничтожить, но только по приказу руководителя. Хранение испорченных документов запрещено.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК. Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению.

Книжки уволенных работников не должны оставаться на прежнем месте работы. Их выдают сразу же в день увольнения вместе с денежными выплатами. Кроме того, книжки умершего работника могут передать под расписку его родственникам. В случае отказа от получения ТК работодатель направляет ее владельцу по почте.

Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек

Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.

Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. 04.2003 г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.

Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.

Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.

Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.

Приказ о назначении лица, ответственного за документ

Не всегда в компании есть кадровик или менеджер по работе с персоналом.

В этом случае руководитель фирмы может предпринять следующие действия:

• заняться трудовыми книжками сотрудников лично;
• назначить ответственным за их ведение и хранение любого выбранного им сотрудника.

Приступить к работе человек сможет только после издания приказа, в котором указывается ФИО, а также должность ответственного сотрудника.

Приказ передается работнику на ознакомление и подпись (как подтверждение факта ознакомления). Данные документа заносятся в книгу приказов. Назначенный руководством сотрудник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, указанной в приказе.

Обратите внимание! Если руководитель самостоятельно занимается книжками сотрудников, издание приказа не предполагается. Дело в том, что его должность уже предусматривает общую ответственность за организацию производственных процессов на вверенном ему предприятии.

Срок хранения

Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.

Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:

• в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал;
• такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале;
• документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.

С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.

Невостребованные ТК, согласно инструкции, хранятся 2 года. Далее их передают на хранение в архив предприятия. Там она останется на 50 лет.

Действия работодателя в случае утери

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

• виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК);
• произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

Ответственность за несоблюдение правил хранения

Периодически представители Трудовой инспекции проводят проверку условий хранения документации. Если будут обнаружены какие-то недостатки, инспектор выдаст предписание их устранить.

Если же эти предписания не выполнены, будут наложены соответствующие санкции (пункт 2 статьи 13.25 КоАП РФ):

• штраф должностному лицу составит от 2500 до 5000 руб.;
• штраф, выписанный компании, составит от 200000 до 300000 руб.

Обратите внимание! Если работник подал в суд на руководство организации в связи с порчей или потерей ТК, должностные лица могут понести уголовную ответственность:

• за неправомерный отказ в выдаче трудовой книжки или иных документов предусмотрен штраф до 200000 руб. или штраф, размер которого равен заработку за 1,5 года. Кроме того, осужденного могут дисквалифицировать на срок от 2 до 5 лет (статья 140 УК РФ);
• за преднамеренное внесение должностным лицом некорректных записей в документы сотрудника (в корыстных целях) предусмотрен штраф до 80000 руб. или в размере заработка за полгода. Также могут назначаться исправ. или принудительные работы или арест до 6 месяцев. Самое серьезное наказание по данной статье – тюремный срок до 2-х лет (статья 292 УК РФ);
• за похищение личной документации сотрудника могут назначить штрафы (идентичные штрафам, предусмотренным статьей 292 УК РФ). Также вместо штрафа могут определить исправ. работы или арестовать на период до 3-х месяцев (часть 2 статья 325 УК РФ).

Посмотрите видео. Компенсация за задержку трудовой книжки:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно ! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

8 (800) 551-71-02

Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

Источники:

http://hr-portal.ru/article/gde-v-organizacii-obychno-hranyatsya-blanki-trudovyh-knizhek
http://fb.ru/article/458903/gde-hranitsya-trudovaya-knijka-rabotnika-i-kto-neset-za-nee-otvetstvennost
http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/vydacha-na-ruki.html
http://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/gde-dolzhen-nahoditsya-podlinnik-trudovoj-knizhki.html
http://kalibr20.ru/urkons/gde-hranitsja-trudovaja-knizhka-rabotnika-po/
http://potreb-prava.com/trudovoe-pravo/gde-dolzhny-xranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov-i-kto-neset-otvetstvennost-za-nix.html