8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержание

Приказ в целях упорядочения документооборота

Приказ об утверждении графика документооборота

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  • Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  • Планирование сроков обработки бумаг.
  • Планирование сроков рассмотрения документации.
  • Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

  • Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  • Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  • Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  • Наличие подписи директора.
  • Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

  • Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  • Сроки вступления локальных актов в силу.
  • Порядок исполнения документов.
  • Способы ведения и хранения бумаг.
  • Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  • Правила составления и оформления.
  • Сроки проверки формы и содержания документов.
  • Порядок утверждения бумаг.
  • Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  • Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Приказы по основной деятельности — обязательный элемент документооборота организации

Каждая организация обязана вести приказы по личному составу, отпускам, командировкам, а также приказы по основной деятельности. Все они имеют утвержденную унифицированную форму и являются обязательными в общем документообороте.

Предназначение приказов

Приказы по основной деятельности предназначены для упорядочения работы организации посредством осуществления документального оформления контроля над исполнением поставленных задач. Их формулировка может быть самой разной. Она связана, например, с возложением определенных обязанностей на сотрудника, открытием доступа к информационному ресурсу, созданием инвентаризационной комиссии и т.д. В некоторых организациях приказы о дисциплинарных взысканиях относят не к личному составу, а к основной деятельности.

Основные этапы издания приказов

Существует стандартный алгоритм издания данных приказов:

— Первый этап – подготовка проекта приказа. Как правило, данная обязанность закрепляется за руководителем структурного подразделения (отдела, сектора). Подобный подход является наиболее приемлемым в связи с тем, что именно руководитель, например, отдела, владеет максимальным объемом информации по подведомственному подразделению. Особенно это актуально для организаций с большим штатом сотрудников, где приказы по основной деятельности предприятия незаменимы.

— Третий этап – печать одобренного варианта документа на фирменном бланке. Стандартный бланк обязательно включает в себя следующие элементы:

— Номер и дата издания приказа.

— «Тело» документа состоит из названия приказа, преамбулы, слова «приказываю» и пунктов, отражающих суть документа, а также закрепляющих контроль над исполнением. В правом нижнем углу указывается ФИО исполнителя и контактные телефон.

Фирменные бланки

Они являются документами строгой отчетности, каждый имеет свой регистрационный номер. В случае их порчи создается комиссия, подтверждающая факт их уничтожения. Приказы по основной деятельности обязательно регистрируются в специальном журнале, который предварительно прошнурован, пронумерован и скреплен печатью и подписью директора предприятия.

Очевидная важность приказов

Приказы по основной деятельности подшиваются в общую папку ответственным лицом (как правило, это секретарь), а их копии предоставляются в соответствующие подразделения для исполнения. Срок хранения данных приказов устанавливается внутренними нормативными документами организации и варьируется от 3 до 10 лет. В организациях с небольшим штатом работников алгоритм работы с данным видом приказов может быть несколько упрощен. Наверняка приказы по основной деятельности ДОУ имеют свои тонкости. Но функция контроля над достижением поставленных целей остается основополагающей. Правильная организация работы предприятия зависит от грамотной постановки задач, сроков их исполнения и своевременного контроля.

Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец

О введении в действие Положения о документообороте

г. ____________ «___» ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

— провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

— возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

Генеральный директор _____________________(Ф. . )

от «___» _______ 200__г.

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1. 1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1. 2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу — ГОСТ Р 6. 30-97 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определение».

1. 3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1. 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1. 5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1. 6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1. 7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1. 8. Содержание поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1. 9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

Читать еще:  Образец оформления приказа по основной деятельности

1. 10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

— организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

— регистрация входящих и исходящих документов;

— передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

— контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

— хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1. 11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

— подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

— согласование подготовленных документов;

— представление информации по документам и снятие их с контроля;

— хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1. 12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.

Образец журнала регистрации входящих документов Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.

Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т. . .
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф. . . создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве. ранит информацию о просителе: Ф. . , возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

В целях упорядочения документооборота между отделами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «В целях упорядочения документооборота между отделами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Стандартизация – это: 1) сверка документов учреждения с требования ГОСТ; 2) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве; 3) сверка документов учреждения с фактическим наличием соответствующих материальных благ; 4) комплекс положений, определяющих организацию документов на предприятии. 6.

Бесплатые презентации Powerpoint

Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [8].

Делопроизводственная операция предварительного рассмотрения документов, которая закрепляет основы маршрутизации документопотоков, организуется на основе базового классификатора вопросов и участков деятельности (направлений деятельности и функций) организации.

Для построения функциограммы необходимо изучение схемы организационной структуры и обследование фактических функций, выполняемых сотрудниками организации.
На первом этапе председа­тель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

Следует четко регламентировать порядок согласования и визирования документов в инструкции по делопроизводству. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда все исходящие документы подписывает только руководитель учреждения.

В состав грифа утверждения входят слово «утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта.

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Положение о документообороте организации. пример документооборота в организации

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

В. Романченко, руководитель проекта по организации единого документооборота ООО «Компания БКС» В прошлой статье [прим ред.

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

О том, что такое документооборот — его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п.

Читать еще:  Приказ о объявлении благодарности образец

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Упорядочение дел постоянного хранения

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Важно! Все представленные Тесты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ПРИКАЗ от 14 февраля 2003 г. N 5-20/3 ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В целях улучшения работы с документами и повышения ответственности за их подготовку, своевременного и качественного исполнения приказываю: 1.

На подпись начальнику Управления представляются приказы и распоряжения по Управлению, ответы и инициативные письма в вышестоящие организации, в органы федеральной власти, ответы депутатам Государственной и городской Дум, членам Правительства Москвы, а также письма стратегического, концептуального и финансового характера, кадровой политики. 7.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров.

Компания «Архив Гарант» предоставляет комплексные услуги по упорядочиванию документов предприятий всех форм собственности. Мы работаем быстро, качественно и аккуратно, поэтому присутствие наших сотрудников вы заметите только по результатам их труда!

Вопрос 28. Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного — подго­товка заседания, и основного — заседание.

График документооборота может быть оформлен в двух вариантах — в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Упорядочивание документов: самый тяжёлый вид архивной работы

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [9].

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

На наш взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.

Приказ о соблюдении документооборота

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

В целях упорядочения документооборота между отделами

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. 2.6.6.

Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель подразделения).

1.8.
Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись.

Приказ о сдаче документов в бухгалтерию срок

ПРИКАЗ В целях организации рационального документооборотаПРИКАЗЫВАЮ:1.

Приказ о соблюдении документооборота

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

— провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

— возложить ответственность за организацию и состояние

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб.

  • Номер документа — в соответствии с внутренней нумерацией, принятой на данном предприятии.
  • Дата издания приказа.
  • Место издания приказа — указывается населенный пункт.
  • Собственно распоряжение уполномоченного лица: «утвердить положение о служебных командировках», «признать утратившими силу соответствующие локальные акты» (при необходимости). Кроме того, в приказе обычно указываются ответственные за его исполнение и контроль над его исполнением лица.

Добиться сдачи первичных документов в бухгалтерию поможет специальный приказ

Авторизация Поиск по сайту Журнал «Кадровик-практик» Подписка 1500 руб./год До 30 апреля в подарок книга! Бесплатно подписчики получают доступ к:

  • справочной базе,
  • «книжной полке»,
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Переченьпланируемыхплатежей 1 Главныйбухгалтер Руководитель Главныйбухгалтер Старшийбухгалтер Ежедневно, непозднее 12.00 Старшийбухгалтер 1 годс датысоставления Платежноепоручение 1 Старшийбухгалтер Руководитель,главныйбухгалтер Старшийбухгалтер Операционистбанка Ежедневно, непозднее 15.00 Старшийбухгалтер 5 летс 1 январягода,следующегоза годомсоставления Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Приказ о сроках сдачи документов в бухгалтерию

Из-за позднего получения первички бухгалтерии приходится корректировать уже сданную отчетность. Это может привести к доплате налога с пенями и штрафам.
То есть компания теряет деньги. Сбор первичных документов — непростое дело для главбуха. Особенно в конце года.

Добиться, чтобы с первичкой было все в порядке, поможет особый приказ.

Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  • определяет порядок создания и движения первичной документации;
  • позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  • определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться.

А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота.

Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец – ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Персонал и руководство коммерческих организаций, как правило, к данному вопросу подходят намного проще:.

В бюджетных организациях или в компаниях с присутствием государственного капитала – все намного более формализовано. Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ выглядит примерно следующим образом:.

В положении отражены следующие моменты: — прием на работу; — испытательный срок; -оформление приема на работу; — личное дело работника; — персональные данные; — регистрация трудовых договоров; — изменения трудового договора; — служебные командировки; — табельный учет; — график отпусков; — листок временной нетрудоспособности; — полисы обязательного медицинского страхования; — должностные инструкции; — правила внутреннего трудового распорядка; — увольнение работника;.

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ.

  • прием и первичная обработка
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  1. отправка
  2. разработка, оформление
  3. регистрация
  1. разработка, оформление
  2. регистрация
  3. контроль исполнения
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов
  1. учет и анализ объемов документооборота.

Образцы основных документов делопроизводства

Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются.

Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело.

Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность.

Организация документооборота ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, кон­троль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Помещено в тему: Образцы приказов и распоряжений В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах.

Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации.

В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Положение о документообороте организации

Образец приказа по документообороту

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами.
Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ.

В-третьих, для исключения случаев «потерь» документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О.

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок.

voennpravo.ru

Sokolieds.ru

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника. Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.О.В.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК).

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Виды приказов в организации Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу.

За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров.

Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам.

Образец приказа об утверждении документооборота

Актуально на 9 января 2020 В основе функционирования любого предприятия лежат организационные и распорядительные документы.

Один из основополагающих – это приказ о документообороте в компании в 2020 году. Как его организовать с нуля, подготовив такой приказ? Рассказываем и приводим подробный образец.Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать.

Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии


Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности.

Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня. Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на: совершенствование организационной

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

12 ноября 2008 г.

16:13 Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на: совершенствование организационной структуры предприятия;

Приказ по утверждению инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству при идеальном положении дел разрабатывается, а затем утверждается руководителем в каждой организации, независимо от ее размеров и формы собственности. Инструкция по делопроизводству включает:

  1. правила внутренней работы с документацией, которые составляются в соответствии с настоящим законодательством и нормативно правовыми актами;
  2. ответственность за работу с офисной документацией.

Последний пункт обуславливает и то, что данная инструкция предназначается не только делопроизводителям, но и всем сотрудникам, работающим с документами.

Утверждение инструкции о ведении делопроизводства в организации происходит путем издания приказа. Он может быть составлен, в частности, по представленному образцу.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПУГОВКА» (ОАО «Пуговка») «16» июня 2013 г.

№ 46 г. Омск Об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по документообороту в организации образец

Содержание Процесс внутреннего документооборота предприятия состоит из целого комплекса процедур (подготовка, заполнение, копирование и передача служебной информации). Фактически это отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени.

Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне в компании. Сейчас налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

  1. Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
  2. Чем может грозить неправильная организация работы с документами.
  3. Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
  4. Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.

Прежде всего необходимо определить, кто на предприятии будет заниматься инструкцией по делопроизводству.

Источники:

http://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-dokumentooborota/
http://www.syl.ru/article/114576/prikazyi-po-osnovnoy-deyatelnosti—obyazatelnyiy-element-dokumentooborota-organizatsii
http://russia-ukraine.com/prikaz-o-dokumentooborote-vhodjashhej-i-p07/
http://membase.ru/pravovye-stati/3140-v-celyakh-uporyadocheniya-dokumentooborota-mezhdu-otdelami.html
http://zhaluzi48.ru/prikaz-o-soblyudenii-dokumentooborota
http://voennpravo.ru/prikaz-ob-uporjadochenii-dokumentooborota-na-predprijatii-28373/

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector