Приказ о передаче документов в архив образец

Подготовка документов к архивному хранению

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

• прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
• пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
• составить внутреннюю опись документов — оглавление;
• подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

• оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Подготовка документов к архивному хранению

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились .

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет . Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации .

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается .

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством . Например, дело «Приказы по личному составу за 2017 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2019, но не позднее 31.12.2019.

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия :

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо :

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте .

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила :

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) .

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела :

— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов ;

— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела .

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела .

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела .

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью :

— количество пронумерованных листов;

— количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» ;

— наличие литерных и пропущенных номеров листов;

— номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле .

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело .

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что :

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

На заметку
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома .

Шаг 3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года .

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела :

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила :

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

— из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;

— года, за который дела включаются в опись.

Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» .

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2019 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить :

— соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

— правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

— нумерацию листов дела;

— наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

— наличие и правильность оформления заверительной надписи.

На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 91 Правил работы архивов).

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров .

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) .

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

Количество листов в деле/документе

Наличие дела/документа в электронном виде

Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года

В наличии на локальном компьютере

В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа

Положение об Общем собрании акционеров

от 15 января 2011 года, редакция № 2

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Макарова Н.Т. Макарова

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● наименование вида документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

●заголовок к тексту документа.

● отметку о наличии приложения.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

konsulan.ru

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

1. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
2. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
3. тарификационные ведомости — 25 лет;
4. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
5. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

Передача дел в архив организации

Можно оформить передачу дел в архив и через год.

Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива. График приема-передачи дел В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику.

Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Когда дело передают в архив

Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве.

Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе.

При необходимости специалист архива может сообщить коллегам свои рекомендации по устранению ошибок и улучшению оформления.

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

1. машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
2. стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
3. стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
4. гигрометр психрометрический ВИТ-2.
5. 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией.

Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

Передала О.Г. Стефаницкая Приняла С.Н. Черкинзон Председатель комиссии Л.Б.

Приказ о назначении ответственного за архив

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет. В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность.

Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся). Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов. Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Приказ о сдаче документов в архив образец

Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е.

Дела группируются по срокам следующим образом:

постоянное хранение временное хранение предназначенные к уничтожению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями.

номенклатура хронология дата географический признак алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив: Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.

Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.

Приказ о передаче документов

Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам.

При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги. Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем).

Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Скачать Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ ).Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям.

Нормами запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника.

А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.Важно!

Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Необходимость сдачи документов на хранение

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство. У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

• В случае перемещения внутри организации
• В случае отсутствия места для их хранения
• При создании на предприятии электронного архива
• При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

• постоянное хранение
• временное хранение
• предназначенные к уничтожению

Готовим документы к хранению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями.

Документы, предназначенные к передаче, можно группировать по следующим признакам:

• номенклатура
• хронология
• дата
• географический признак
• алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив:

1. Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.
2. Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.
3. На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов.
4. Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру (например, старинная рукопись), такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.
5. Если заголовок дела не отображает содержание, то используют внутреннюю опись.
6. При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии. Данные документы являются материальными ценностями.
7. Обложки дел формируются с учетом ГОСТ.
8. Составляется опись. Каждое дело пронумеровывается и вносится в опись. На документацию, связанную с сотрудниками предприятия, формируются отдельные описи.

Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения. Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты. В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.

Что делать после сдачи в архив?

Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива. Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства. При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

1. Название акта.
2. Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
3. Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).
4. В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
5. Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос. архив.

Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности. В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.

Вариантов хранения документов два:

• Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
• Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.

Примерный образец акта приема-передачи документов в архив, вы можете посмотреть здесь:

Документооборот играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет. Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки. А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена. Держите документы в порядке!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Передаем документы кадровой службы в архив

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2009, N 5

Передаем документы кадровой службы в архив

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. 9.7.1 Правил: при ликвидации организации без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Кому и какие документы передавать?

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:

– приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

– личные дела уволенных сотрудников;

– личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);

– документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

– протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

– книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

– журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);

– книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

– невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);

– лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;

– акты о несчастных случаях.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

– документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

– каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;

– в дело формируются документы одного календарного года;

– дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):

– приказы (распоряжения) по личному составу;

– списки личного состава;

– карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);

– личные дела (при отсутствии отдельной описи);

– лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

– невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

– акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября – номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например:

Источники:

http://clubtk.ru/podgotovka-dokumentov-k-arkhivnomu-khraneniyu
http://ilex.by/gotovim-kadrovye-dokumenty-k-sdache-v-arhiv-organizatsii/
http://www.profiz.ru/sr/4_2012/priem_del_i_dok/
http://konsulan.ru/prikaz-o-peredache-dokumentov-v-arhiv-34341/
http://pravodeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-akta-priema-peredachi-dokumentov-v-arhiv.html
http://hr-portal.ru/article/peredaem-dokumenty-kadrovoy-sluzhby-v-arhiv