10 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержание

Срок хранения графика отпусков

График отпусков 2019: срок хранения

Относится ли график к документам организации по личному составу и если относится, то какой срок установлен действующим законодательством для его хранения? С какого момента исчислять срок, установленный законом? Поговорим обо всем, что касается хранения графика отпусков: о сроках, порядке, правилах.

Зачем составлять график отпусков?

Штатные работники организации (или ИП) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В то же время персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые впоследствии будут заменены денежной компенсацией. Подробности — в этой статье.

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть как работник, так и администрация.

Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск создаст для компании серьезные проблемы. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка, и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен, например, в связи с производственной необходимостью. Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)». Соответствующее изменение должно найти отражение и в графике отпусков.

Какой срок хранения у графика отпусков?

Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.

Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения графика отпусков 2019 установлен поз. 693 п. 8.1 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов…», утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год.

Срок хранения графика отпусков — 1 год после прекращения его действия. Согласно абз. 3 п. 1.4 вышеуказанного Перечня, исчисление срока хранения графика отпусков начинается 1 января года, следующего за годом окончания соответствующего делопроизводства.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков ТК РФ устанавливает крайний срок, когда этот документ должен быть утвержден. Делается это не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года (ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2020 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2019 года. Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2020 год».

Пример расчета срока хранения графика отпусков

Итак, процедура составления и хранения графика отпусков выглядит следующим образом:

  • За 2 недели до очередного календарного года график заполняем и утверждаем.
  • С 1-го января нового года график вступает в силу и действует он до 31 декабря текущего года.
  • С 1-го января следующего года данный график перестает действовать. Именно с этой даты и считают 12-месячный срок его хранения.

Пример

Организация до 17.12.2019 утвердила график отпусков на 2020 год. Документ вступил в силу 01.01.2020, а окончил действовать 31.12.2020. Таким образом, с 01.01.2021 года начинается срок хранения, который истечет 01.01.2022.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Порядок, сроки и особенности хранения графика отпусков в организации по истечении срока его действия

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

  • 8 (800) 600-36-17 –Регионы
  • +7 (499) 110-33-98 –Москва
  • +7 (812) 407-22-74 –Санкт-Петербург

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса). Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

  1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
  2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
  3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
  4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
  5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
  6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
  7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Читать еще:  Интервью с кандидатом на вакантную должность

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения. Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков. Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год. Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы. Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Срок хранения графика отпусков в организации (2019 — 2020)

Сколько хранится график отпусков?

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

Согласно п. 453 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 3-х лет после окончания своего действия. Исходя из положений п. 4.1 Инструкции по применению Перечня (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237), за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2020 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2024.

ВНИМАНИЕ! До 18.12.2020 сроки хранения документов устанавливал приказ Министерства культуры от 25.08.2010 № 558, согласно которому график отпусков надо было хранить 1 год (п.693 приказа). Пока нет официальных разъяснений о периоде хранения документов, срок хранения которых изменился, рекомендуем применять максимальные сроки.

Как составить график отпусков на 2020 год см. здесь.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлые годы?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыха за прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогодних графиков предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедшие годы в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Приказ составляется в свободной форме. Пример приказа можно скачать по ссылке ниже.

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения.

Подробнее об уничтожении документов читайте в нашем материале.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки с 2020 года

Что изменилось

Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации с 18.02.2020 регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

  • график отпусков – 3 года, а не год;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
Читать еще:  Учебный отпуск второе высшее образование

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  • уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Срок хранения графика отпусков

Ежегодный трудовой отпуск наемного персонала в основном регламентируется графиком отпусков, который составляется на 1 год. Этот документ позволяет нанимателю планировать расходы на оплату труда и избежать одновременного отсутствия ключевых сотрудников.

Срок хранения графика отпусков в организации

Действует график отпусков в течение одного календарного года. Затем его нужно хранить определенное время. Им пользуются при определении очередности выхода в трудовой отпуск для составления графика на следующий год.

Кроме того, бухгалтерия или финансисты на основе этого документа создают резервы на оплату отпусков.

График отпусков может понадобиться и для разрешения каких-либо спорных ситуаций, например, в случае жалобы работника на отказ во внеочередном предоставлении трудового отпуска.

Срок хранения этого документа, в первую очередь, устанавливается законодательно (Приказ Минкульта № 558). В этом нормативном акте установлен срок хранения графика отпусков в 1 год.

Например, график отпусков на 2019 год прекращает свое действие 31 декабря. Соответственно, срок его дальнейшего хранения начинается с 1 января 2020 года. Следовательно, уничтожить этот документ можно только в 2021 году.

При составлении внутренних документов организации, регламентирующих внутренний документооборот и сроки хранения документации, руководство компании может продлить сроки хранения документов. Делается это исходя из целесообразности их использования.

После того, как обязательная форма этого документа была отменена, появилась возможность создавать график отпусков и утверждать его в электронном виде.

Электронный документ можно использовать если:

в компании существует электронный документооборот;

  • все работники фирмы могут подтвердить (установленным во внутренних документах образом) ознакомление с этим документом;
  • у работников и руководителей, которые согласовывают и утверждают график отпусков, есть квалифицированные цифровые подписи.
  • Хранение и уничтожение графика отпусков

    Хранить график отпусков, как действующий, так и прошлогодний, нужно с соблюдением всех необходимых мер защиты, предусмотренных для кадровой документации.

    Это связано с тем, что график отпусков содержит сведения, позволяющие идентифицировать конкретного человека (персональные данные). Поскольку разглашение такой информации может нанести вред ее владельцу, необходимо предпринимать особые меры по ее сохранности.

    При составлении графика на бумажном носителе нужно обеспечить ограничение доступа к нему. Для этого хранят документ в закрытых (железных) шкафах или сейфах, ключи от которых имеют только начальник кадрового подразделения и исполнитель, ответственный за составление и ведение такой документации.

    При использовании электронного графика отпусков на компьютер, где хранится этот документ, устанавливают дополнительные меры защиты.

    По окончании сроков хранения документы уничтожают. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия (на разовой или постоянной основе). Она уполномочена производить уничтожение документов.

    Комиссия делает это с составлением акта определенного образца. Документы на бумажном носителе уничтожают путем измельчения или сжигания. Электронные графики отпусков можно уничтожить путем стирания их с носителя информации, где они были записаны.

    График отпусков действует в течение одного календарного года, затем его нужно сохранять на аналогичный срок. Вместе с тем, исходя из производственной необходимости, руководитель организации может увеличить срок хранения этого документа.

    График отпусков срок хранения

    Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

    Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

    В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

    Как рассчитать срок хранения графика отпусков

    • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
    • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
    • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

    Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

    1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
    2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
    3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
    4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

    Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

    Для чего производится хранение графика отпусков

    Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

    Таблица. Цель хранения бланка отпусков

    Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

    Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

    При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

    Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

    При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

    В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

    При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

    При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

    Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

    При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

    Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

    Где должен храниться график отпусков

    График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

    Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

    Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

    Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

    • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
    • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.
    Читать еще:  Отпуск на выходные дни законодательство

    Сколько хранится график отпусков

    Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

    Скачайте документы из статьи

    Сроки хранения документов: шпаргалкаDOC файл Пример заполнения графика отпусковDOC файл Форма № Т-7XLS файл Приказ о подготовке графика отпусковDOC файл Приказ о его утвержденииDOC файл Акт об уничтоженииDOC файл

    Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

    Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

    А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

    Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

    • График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
    • Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
    • Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
    • По истечении этого периода документ можно уничтожить.

    Отпуск запретят делить на части

    Ежегодный оплачиваемый отпуск запретят делить на части, ведь период продолжительностью меньше 28 дней не дает полноценного физического и морального отдыха от работы. Подробнее об этой инициативе депутатов и о том, когда примут закон, читайте в журнале «Справочник кадровика».

    Цели хранения

    В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

    • спор между сотрудником и руководством;
    • ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;
    • неверный расчет отпускных, выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

    Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

    В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

    Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график

    Какие вопросы поможет решить

    Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр.

    Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.

    При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха.

    Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.

    Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными.

    Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.

    При составлении нового расписания на следующий год.

    Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.

    При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год.

    Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

    Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

    Этот локальный акт компании может храниться:

    • В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
    • В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

    Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

    ► Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

    Способы хранения

    Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

    Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год. Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год. Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

    ► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

    Приказ об уничтожении графика отпусков

    График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

    В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

    Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов .

    ► Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

    Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

    У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

    • название предприятия;
    • состав комиссии с ФИО и должностями;
    • основания для утилизации – приказ об уничтожении;
    • перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
    • вес или объем ликвидируемых бумаг.

    После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

    Источники:

    http://blogkadrovika.ru/grafik-otpuskov-srok-xraneniya/
    http://pravo.team/trudovoe/otpusk/hranenie-grafika.html
    http://nsovetnik.ru/otpusk/srok_hraneniya_grafika_otpuskov_v_organizacii/
    http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/skolko-hranit-kadrovye-dokumenty-novye-sroki-s-2020-goda.html
    http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html
    http://owenural.ru/grafik-otpuskov-srok-hraneniya/

    Ссылка на основную публикацию
    Статьи c упоминанием слов:

    Adblock
    detector