Можно ли дыроколить больничные листы
Вопрос: Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться? (ответ Тверского регионального отделения Фонда социального страхования РФ, сентябрь 2017 г.)
Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться?
Листок временной нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам. Следовательно, листок временной нетрудоспособности является первичным учетным документом, подтверждающим расходы работодателя на выплату работнику указанных пособий и обосновывающим расходование работодателем средств обязательного социального страхования.
В соответствии с ч. 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Пунктом 4.21 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях” установлено, что документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.
Учитывая изложенное, работодатель должен обеспечить такое хранение листков нетрудоспособности, которое обеспечивает их защиту от изменений (утраты часть информации) и возможность свободного чтения. Брошюрование с помощью дырокола не рекомендуется, но не препятствует возможности предъявить проколотые листки нетрудоспособности для возмещения расходов в случае, если сохранена вся информация, то есть, если места проколов располагаются на свободном поле и не затрагивают заполненных ячеек листка нетрудоспособности.
Тверское региональное отделение
Фонда социального страхования РФ
4 сентября 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на официальном сайте Тверского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации (http://r69.fss.ru)
Дата обращения к информационному ресурсу – 04 сентября 2017 г.
Можно ли применять дырокол при хранении документов? (Фимина Н.В.)
Дата размещения статьи: 04.07.2016
С вопросами хранения документов сталкивается, по сути, любая организация. При этом на практике достаточно часто документы подшивают в папки-скоросшиватели, предварительно сделав на документах отверстия при помощи дырокола. Нарушение требований законодательства в части хранения документов чревато штрафами в случае проверки деятельности организации. Поэтому важно разобраться, не грозят ли проблемы тем специалистам, которые используют дырокол.
В структурных подразделениях предприятий или учреждений хранятся разные типы документов. Требования законодательства применительно к данным документам различаются. Поэтому вопрос их надлежащего хранения также стоит рассмотреть в разрезе основных разновидностей документов.
Заявления, объяснительные и иные документы от сотрудников
Проколы с применением дырокола довольно часто нарушают текст соответствующего документа, особенно если не соблюдены требования к его оформлению. Например, сотрудник написал соответствующее заявление от руки, не сделав необходимый отступ слева.
Однако если текст не нарушен (документ можно полностью прочитать), то нет никаких препятствий для подобной организации хранения документа.
Приказы по личному составу
К приказам по личному составу относятся распорядительные документы по вопросам регулирования трудовых правоотношений между сотрудниками и администрацией организации. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Запрета на прокалывание данных документов (в том числе с помощью дырокола) нормы законодательства не содержат. Однако существует общая рекомендация, которой довольно часто пренебрегают: все страницы документа пробиваются дыроколом симметрично по высоте листа на одном уровне. Если эта рекомендация не выполнена, заинтересованные лица могут даже поставить вопрос о подложности документа.
Так, по материалам одного из дел сотрудник организации пытался обжаловать в суд незаконные, по его мнению, действия администрации работодателя. Один из аргументов истца заключался в том, что работодатель не ознакомил его с приказом по личному составу. Когда представитель работодателя предъявил соответствующий приказ с подписью сотрудника, последний настаивал, что приказ является подложным. Ведь отверстия от дырокола на последнем листе (с подписью работника) не совпадали с отверстиями на 1-м и 2-м листах. Хотя в данном случае суд указал, что названные обстоятельства не являются бесспорными доказательствами подложности приказа (см. Определение Липецкого областного суда от 01.06.2011 N 33-1542/2011), лучше избежать подобных спорных моментов при организации хранения документов, тем более что судебной практики федерального уровня по данному вопросу нет.
Некоторые суды более внимательно относятся к изучению отверстий от дырокола на отдельных листах документа. Так, в Решении Заводского районного суда г. Орла от 23.11.2015 N 2-2503/2015 суд посчитал факт подлога листа документа доказанным на том основании, что лист с подписями, в отличие от остальных страниц документа, не имел отверстий, сделанных дыроколом, что, по мнению суда, свидетельствовало о его отдельном изготовлении.
Листки нетрудоспособности
Листок нетрудоспособности представляет собой документ, удостоверяющий факт наступления заболевания, травмы или иного страхового случая, являющегося основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
К листкам нетрудоспособности нормами действующего законодательства РФ предъявляются особые требования. Если больничный лист будет оформлен неправильно, проверяющие из ФСС поставят под сомнение обоснованность выплаты пособия по временной нетрудоспособности и его возмещения из средств Фонда. Поэтому актуальным является вопрос о том, не возникнут ли подобные претензии, если в целях хранения документов специалист сделает на листке нетрудоспособности отверстия при помощи дырокола.
Обратите внимание! В законодательстве нет прямого запрета на прокалывание листков нетрудоспособности дыроколом или скрепление их степлером. Однако из разъяснений специалистов ФСС следует, что лучше этого избежать.
Справедливости ради стоит отметить, что на законодательном уровне подобные рекомендации не закреплены. Нормативно-правовые акты не содержат в качестве основания для признания неправильно оформленным или выданным с нарушением установленного порядка листка нетрудоспособности то обстоятельство, что при организации его последующего хранения в соответствующей папке-скоросшивателе был использован дырокол (см., например, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.12.2011 N А40-113835/2011).
Поэтому лучше хранить больничные листы в архивных папках на веревочных завязках или завести папку-скоросшиватель, в которую вкладывать прозрачные файлы-вкладыши с листками нетрудоспособности.
Существуют и другие варианты организации хранения документов. Так, в соответствии с п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, к больничному листу прилагается расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, который производится страхователем на отдельном листе. При помощи дырокола можно прокалывать данный расчет, а к нему прикалывать (например, скрепкой) сам листок нетрудоспособности. Таким образом, все листки будут подшиты в папке-скоросшивателе. При этом важно защитить от сминания края листков нетрудоспособности, которые будут выступать относительно края папки-скоросшивателя.
Исполнительные листы
На хранении в организации исполнительные листы могут находиться, например, в связи с наличием сотрудников, с доходов которых удерживаются алименты на содержание несовершеннолетних детей или платежи в рамках погашения задолженности.
В соответствии с п. 6.3 Методических рекомендаций о порядке приема, учета, хранения, использования и уничтожения бланков исполнительных листов (утв. Судебным департаментом при ВС РФ 30.10.2009) испорченный бланк исполнительного листа должен быть погашен. Для этого исполнительный лист (все его листы) перегибается пополам и прокалывается дыроколом около линии сгиба таким образом, чтобы образовалось четыре симметричных отверстия. Все листы бланка перечеркиваются по диагонали (от правого верхнего угла к нижнему левому углу) красным маркером, вдоль линии перечеркивания ручкой выполняется надпись “Погашено”, указываются дата погашения исполнительного листа, фамилия, имя, отчество ответственного лица, осуществившего погашение листа, и ставится его подпись.
Итак, прокалывание дыроколом применяется в рамках подтверждения недействительности исполнительного листа. Поэтому, хотя четких законодательных норм в отношении учета и хранения исполнительных документов в Законе об исполнительном производстве не содержится, лучше избежать использования дырокола в рассматриваемой ситуации.
——————————–
Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ “Об исполнительном производстве”, действует в редакции от 30.03.2016.
Что же делать, если сотрудники организации все-таки сделали отверстия на исполнительном листе? Рассмотрим примеры из судебной практики.
Так, по материалам одного из дел в судебный орган поступило заявление федерального государственного бюджетного учреждения о выдаче дубликата исполнительного листа, мотивированное совершением прокола с помощью дырокола с левой стороны при подшивке к документам по делу для хранения исполнительного листа.
Согласно ч. 1 ст. 323 АПК РФ, ч. 1 ст. 430 ГПК РФ в случае утраты исполнительного листа суд, принявший судебный акт, может по заявлению взыскателя выдать дубликат. Следовательно, основанием для выдачи дубликата исполнительного листа является утрата подлинника документа. При этом заявитель должен доказать факт утраты.
В рассматриваемом деле оригинал исполнительного листа (с отверстиями от дырокола) был приложен к заявлению о выдаче дубликата. Как указал суд, прокол дыроколом с левой стороны не является основанием для выдачи дубликата исполнительного листа (см. Определение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.03.2015 N А75-9281/2011).
Вместе с тем на практике возможна ситуация, когда применение дырокола фактически нарушает текст документа. В таком случае решение будет иным.
Например, в Определении Ахтубинского городского суда Астраханской области от 22.11.2013 N 13-220/2013 суд посчитал необходимым удовлетворить заявление о замене исполнительного листа, поскольку после использования дырокола документ был испорчен. В месте указания суммы, подлежащей взысканию, было пробито отверстие, в связи с чем читаемая сумма не соответствовала отраженной в решении суда ко взысканию. Данное обстоятельство препятствовало повторному предъявлению исполнительного листа к исполнению.
Копии документов для представления проверяющим
В тех случаях, когда требуется подготовить пакет копий документов для представления соответствующим контролирующим органам, нужно учитывать следующее. Нормативных требований к оформлению пакета копий таких документов в настоящее время нет. Если отсутствует возможность уточнить у проверяющих особенности представления запрошенных сведений, можно воспользоваться, в частности, Письмом Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. В нем содержатся рекомендации по сшиву копий бумажных документов, представляемых в налоговые органы.
При этом указано, что все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. Соответственно, можно прокалывать копии дыроколом (с двумя отверстиями).
Есть такие, кто дыроколит больничные?
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:12
Есть такие, кто дыроколит больничные?
Кто-нибудь дыроколит больничные или хотя бы степлером прикалывает к ним лист расчета?
Коллеги, не отпускает меня эта тема. Уже достаточно времени мы работаем с новыми бланками, и наверное у каждого появилась система их хранения, поделитесь, а? Так чтобы рационально, удобно и ФСС не придралось к дыркам.
не могу смотреть на свой бардак в шкафу с больничными 
Аноним сказал(-а): 21.05.2014 10:29
Кто-нибудь дыроколит больничные или хотя бы степлером прикалывает к ним лист расчета?
Коллеги, не отпускает меня эта тема. Уже достаточно времени мы работаем с новыми бланками, и наверное у каждого появилась система их хранения, поделитесь, а? Так чтобы рационально, удобно и ФСС не придралось к дыркам.
не могу смотреть на свой бардак в шкафу с больничными
Calm сказал(-а): 21.05.2014 10:38
Аноним сказал(-а): 21.05.2014 10:39
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:42
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:44
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 10:45
Аноним сказал(-а): 21.05.2014 10:47
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 11:00
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 11:47
Olga_bu сказал(-а): 21.05.2014 12:03
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 12:06
Olga_bu сказал(-а): 21.05.2014 12:10
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 12:12
Olga_bu сказал(-а): 21.05.2014 12:22
Елена_Ш сказал(-а): 21.05.2014 12:34
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 12:38
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 12:40
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 13:00
Крысавица сказал(-а): 21.05.2014 13:03
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 13:21
Аноним сказал(-а): 21.05.2014 13:24
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 13:28
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 14:17
CaT-CaT сказал(-а): 21.05.2014 14:34
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 14:39
Крысавица сказал(-а): 21.05.2014 14:43
Arhimed0 сказал(-а): 21.05.2014 14:58
я говорил про скоросшиватель
на размеры дыры внимание обратите
про папку с кольцами
возможно тоже получиться может, я не пробовал
потому что в отличия от дырокола который ВЫРЕЗАЕТ на бумаге дырку вернуть уже нечего получается
а когда я ручкой дырявлю то я получается рву бумагу и края дыры просто подгибаются, они не уничтожаются насовсем
снял разгладил краешки и орг техника даже не заметит повреждений: все надписи сохранены оказываются
(а они на б/л черезчур уж левый край занимают. Типографские надписи все начинаются прям от самого левого края, не оставили сволочи полей на бланке)
Как хранить бланки листков нетрудоспособности
Новый бланк листка нетрудоспособности нужно не только аккуратно заполнять, но и бережно хранить. Как именно — в отдельной папке или с другими расходными документами (например, с расходным кассовым ордером на выплату пособия), работодатель решает сам.
Главное, чтобы порядок хранения листков нетрудоспособности был закреплен в Положении о документообороте.
С чем хранить. Заполненный и заверенный подписями уполномоченных лиц и печатью организации больничный лист должен храниться вместе с расчетом пособия, оформленным на отдельном листе (п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Данный расчет является неотъемлемой частью больничного листа.
В чем хранить. Специалисты ФСС России рекомендуют не делать в бланке бюллетеня никаких отверстий, так как это может повредить информацию (буквы, цифры или матричный код), которую должен считывать сканер. В случае механического повреждения листка нетрудоспособности потребуется его замена дубликатом. Следовательно, сшивать в углу, продырявливать дыроколом или скреплять степлером этот документ нельзя.
Безопаснее всего хранить больничный лист и приложенный к нему расчет пособия в отдельном прозрачном файле.
Сколько времени хранить. Листок нетрудоспособности является первичным документом бухгалтерского учета, не только подтверждением уважительной причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, но и основанием для назначения и выплаты ему больничного пособия.
Согласно статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129−ФЗ «О бухгалтерском учете» минимальный срок хранения бухгалтерской документации не может быть менее пяти лет.
Аналогичное требование установлено и пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.
В настоящее время при определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
В соответствии с пунктом 896 раздела 11 «Социально-бытовые вопросы» указанного перечня срок хранения листков нетрудоспособности — пять лет. Такой же срок установлен и для документов по выплате пособий, в том числе и по листкам нетрудоспособности (п. 415 разд. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» и п. 904 разд. 11.1 «Социальное страхование» Перечня).
Однако организация вправе установить иной, более длительный срок хранения данных документов.
По материалам приложения № 3 о порядке оформления части листка нетрудоспособности работодателем.
Больничный лист после дырокола
Хранение больничных листов имеет свои особенности. Ведь не только аккуратное заполнение этого документа влияет на возможность получить возмещение из Фонда социального страхования. Расскажем об этом более подробно.
Итак, главные моменты в хранении больничных листов были закреплены в Положении о документообороте. Больничный лист должен храниться вместе с расчетом пособия, оформленным на отдельном литке бумаги. Об этом говорится в пункте 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. Ведь расчет является неотъемлемой частью больничного листа.
В процессе хранения больничных листов специалисты ФСС не рекомендуют делать на них отверстия для скоросшивателей. Очень часто отверстия попадают на важную часть документа, после чего он становится уже не пригодным для идентификации специалистами фонда. Напомним, что в случае механического повреждения документа, работодатель должен получить его дубликат. Поэтому скреплять стиплером, сшивать в углу и дырявить канцелярскими принадлежностями не стоит.
В идеале хранение больничных листов и расчетов лучше осуществлять в отдельном прозрачном файле. Срок хранения листка нетрудоспособности равняется пяти годам. Об этом говорится в статье 17 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь больничный лист также является первичным учетным документом. Однако работодатель имеет право устанавливать более длительный сроки хранения.
В дополнение заметим, что ошибки при заполнении больничного листа зачастую могут привести к отказу в возмещении денежных средств со стороны ФСС. Однако сами специалисты ведомства уверяют, что некоторые из них не будут так жестко рассматриваться специалистами и страхователь все-таки сможет возместить выданные пособия.
Также интересным будет следующее. Нарушение режима в больничном листе не может повлиять на возмещение страховых выплат со стороны Фонда социального страхования. Об этом стало известно из постановления Высшего арбитражного суда № ВАС-12455/11 от 5 октября 2011 года.
И в заключение темы хранения больничных листов напомним, что упрощенная форма больничного листа вполне возможно появится во втором квартале 2012 года. Об этом рассказал замминистра здравоохранения и социального развития Ю.Воронин, выступая на пресс-конференции «Новый листок нетрудоспособности: проблемы и перспективы».
Вопрос: Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться? (ответ Тверского регионального отделения Фонда социального страхования РФ, сентябрь 2017 г.)
Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться?
Листок временной нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам. Следовательно, листок временной нетрудоспособности является первичным учетным документом, подтверждающим расходы работодателя на выплату работнику указанных пособий и обосновывающим расходование работодателем средств обязательного социального страхования.
В соответствии с ч. 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Пунктом 4.21 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях” установлено, что документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.
Учитывая изложенное, работодатель должен обеспечить такое хранение листков нетрудоспособности, которое обеспечивает их защиту от изменений (утраты часть информации) и возможность свободного чтения. Брошюрование с помощью дырокола не рекомендуется, но не препятствует возможности предъявить проколотые листки нетрудоспособности для возмещения расходов в случае, если сохранена вся информация, то есть, если места проколов располагаются на свободном поле и не затрагивают заполненных ячеек листка нетрудоспособности.
Тверское региональное отделение
Фонда социального страхования РФ
4 сентября 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на официальном сайте Тверского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации (http://r69.fss.ru)
Дата обращения к информационному ресурсу – 04 сентября 2017 г.
Источники:
http://base.garant.ru/77712027/
http://xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai/article/18498
http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=524740
http://www.audit-it.ru/news/account/374635.html
http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum3/topic16739/
http://base.garant.ru/77712027/
