Разъездной характер работы тк

Разъездной характер работы: как установить правильно?

Нередко работники организаций выезжают по служебным делам: торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два способа организации поездок работников:

• служебные командировки;
• разъездной характер работы.

Рассмотрим, что представляет собой разъездной характер работы и как правильно его установить в организации.

ЧТО ТАКОЕ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?

Нормы Трудового кодекса РФ о разъездном характере работы немногочисленны. Это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Правда, ни в одной из них нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, кому он должен быть установлен.

Поэтому обратимся к старым советским и более новым отраслевым нормативным актам. Например, согласно:

• Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве»;
• Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»;
• Приказу МВД России от 15.11.2011 № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»

к разъездному характеру работы могут быть отнесены:

• работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;
• работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Какие это могут быть профессии и должности? Вероятно, любые. Трудовое законодательство не содержит ограничений.

Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.

Работодателю следует знать отличия разъездного характера работы от командировки. В таблице представлена сравнительная характеристика:

Если в организации трудятся работники с разъездным характером работы, перед работодателем стоят следующие задачи:

• закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
• компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет в т. ч. разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, которые должны быть подтверждены соответствующими документами (кроме суточных). В противном случае эти суммы не могут быть отнесены на расходы.

Правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов: для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами (далее — ЛНА).

Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).

Надбавка или возмещение по документам?

1. Возмещение расходов по документам.

Такой вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенных ими расходов на основании проездных документов. Чаще всего используется в случаях продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ.

Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т. д.

При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию (письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626; Минтруда России от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

Работодатель вправе определять самостоятельно, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать эти поездки с руководством. Возможны, например, такие варианты:

1. Работник может сообщать о необходимости служебных поездок в служебных записках, номера которых необходимо будет фиксировать в журнале учета служебных записок (может находиться у непосредственного руководителя или ответственного работника (например, секретарь)). Виза руководителя на документе будет являться согласованием.

2. Работодатель в ЛНА может предусмотреть, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы, и предварительное согласование с руководством не требуется.

2. Установление надбавки за разъездной характер работы.

Как правило, такой вариант используется, когда работник ездит преимущественно в пределах одной местности. В связи с этим у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, транспортные расходы относительно невелики, и размер их предсказуем (например, только на проезд в городском транспорте). Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если работник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).

Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51[1], предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА.

В отношении некоторых отраслей действуют еще советские нормативные правовые акты в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Например:

• Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что если их работа имеет разъездной характер, то им выплачивается надбавка в размере 20 % месячного должностного оклада (тарифной ставки);
• Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 установлено, что при разъездном характере работ в строительстве работникам должна быть установлена надбавка 20 %, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15 % — если менее 12 дней.

Также следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения (например, п. 3.5 Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 гг.). Если на работодателя распространяется то или иное соглашение, установленную им надбавку за разъездной характер работ необходимо применять.

Если ни советские нормативные правовые акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, последний вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма должна компенсировать не только суточные, но и транспортные, и иные возможные расходы. Поэтому в этой ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, что значительно облегчает документооборот и не требует временных затрат на оформление документов.

При оформлении разъездного характера работы кадровой службе следует иметь в виду в т. ч. и налоговые аспекты, обсудить их с финансовой службой работодателя, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант.

3. Комбинированный вариант компенсации расходов.

Самым верным, на наш взгляд, является комбинированный вариант компенсации расходов — возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья на основании документов, а также установление надбавки для возмещения суточных. Этот вариант наиболее полно соответствует положениям ст. 168.1 ТК РФ.

ОФОРМЛЯЕМ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, ЛНА.

Чтобы у проверяющих не возникало вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, необходимо[2]:

• отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер, в коллективном договоре либо ЛНА;
• установить в коллективном договоре или ЛНА порядок документационного подтверждения поездок;
• прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ).

Шаг 1 Разработать и утвердить ЛНА о разъездном характере работы

Это может быть отдельное положение о разъездном характере работы (далее — Положение; пример 1) или раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Положение и изменения в ПВТР должны быть утверждены приказом. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с ЛНА под роспись в силу ст. 68 ТК РФ.

Шаг 2 Закрепить разъездной характер работы в трудовом договоре

Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если в течение работы — с работником заключается дополнительное соглашение (пример 2). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.

Шаг 3 Издать приказ об установлении разъездного характера работы

Как нам представляется, имеет смысл отразить установление разъездного характера работы в приказе (пример 3).

Если работник принимается на работу, то в приказе о приеме на работу (по форме № Т-1 или по локальной форме, разработанной работодателем) необходимо дать указание на характер его работы.

Если работник уже работал, то издается приказ в произвольной форме.

Приказ об установлении разъездного характера работы стоит издать для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Содержание трудового договора, где устанавливается разъездной характер работы, не является открытой информацией для всех работников организации (например, о необходимости начислять такому работнику надбавку бухгалтер по расчету с персоналом узнает непосредственно из приказа).

[1] Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».

[2] О чем напоминает и Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ.

Разъездной характер работы и его оформление

Как определить характер работы

Характер работы в зависимости от перемещения сотрудников в силу их обязанностей разделяется на следующие виды:

1. Работа, связанная с командировками – рабочее место определено конкретной территорией, но по заданию руководства сотрудник может направляться в командировки в другие города и регионы. Затраты на проезд к месту командировки и проживание возмещаются работодателем. Этот вид не требует внесения информации о компенсациях в трудовой договор.

Для выполнения разовых поручений в черте города командировочные документы не оформляются.

2. Разъездной характер работы – работа, связанная с постоянными поездками по служебным делам. Пример такой занятости – курьеры, экспедиторы, торговые представители и др. Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой.

3. Подвижная работа и работа в пути. Так работают машинисты поездов, водители дальних рейсов, стюардессы, проводники и т.д.

Если работа не имеет особенностей в отношении передвижений, никаких особых условий можно не оговаривать. При этом направить такого работника в командировку работодатель имеет право.

Трудовой договор для разъездной работы

В трудовом договоре необходимо указать характер работы – разъездной, а также прописать компенсацию за него или ссылку на Положение о разъездном характере работы, в котором она определена. Об этом говорит ст. 168.1 ТК РФ . Решающим фактором для определения характера работы является не должность, а трудовая функция работника. Так, у водителя-курьера разъездная работа, а у водителя погрузчика, не выезжающего за пределы предприятия – нет.

Компенсация за разъездной характер работы является обязанностью работодателя. Она должна быть отражена в расчетах с персоналом, стоять отдельной строкой в расчетных листках. Так ее наличие можно будет доказать. Размер доплат устанавливается работодателем, как правило, это ежемесячная фиксированная сумма. При этом она не облагается налогами, что может снизить общую налоговую нагрузку работодателя (абз. 11 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Поэтому, если в организации присутствует разъездной характер работы, договор работника должен отражать эту информацию.

В целом содержание договора стандартно, туда лишь добавляются пункты о характере работы и порядке доплат за разъездную работу.

Образец трудового договора для выполняющих разъездную работу

Положение о разъездной работе

Если работа в разъездах имеет место в организации, необходимо составить соответствующий локально-нормативный акт, взяв за основу образец Положения о разъездном характере работы. Этот документ должен содержать:

• Общие положения – цель и задачи документа
• Перечень должностей, чья работа носит разъездной характер
• Гарантии и компенсации
• Порядок и размер возмещения расходов

Кроме оплаты проезда, компенсироваться также может мобильная связь, расходы по найму жилья в случае необходимости, иные расходы, оговоренные в Положении или коллективном договоре.

Образец Положения о разъездном характере работы

Ознакомить с документом нужно всех, чьи должности в нем перечислены. Работающие сотрудники ставят подпись текущей датой, вновь принимаемые – знакомятся в день приема на работу.

Стоит заметить, что в разъездной характер работы 2020 год не привнес ничего нового, так что актуальными остаются принятые локально-нормативные акты последних лет.

Понятие разъездного характера работы и его оформление

В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

• в экспедиции;
• в полевых условиях;
• в пути;
• разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

• трат на проезд;
• затрат по оплате места проживания;
• иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
• затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Какие документы надо будет оформить

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Порядок оформления

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

• номер документа, его наименование;
• время действия документа;
• информация о собственнике автомобиля;
• данные водителя ТС;
• данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Пример приказа об утверждении списка должностей

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Возмещение расходов на поездки

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

• Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
• Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Налогообложение расходов по поездкам

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Важность корректного оформления документации

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.

Преимущества занятости с разъездами

Характер труда сотрудника разъездами имеет определенные преимущества для компании, выражаемые в следующих моментах:

1. Уменьшения документооборота по служебным поездкам сокращает их администрирование.
2. Облегчается учет рабочего времени и расчет оплаты, так как отсутствует необходимость ведения авансовых отчетов. Получается более точная оценка предстоящих в целом трат по оплате труда.
3. Затраты на оплату труда уменьшаются. Вместо среднего заработка, начисляемого при командировках, трудящемуся выплачивают должностной оклад. При наличии дополнительных выплат к окладу, его величина будет ниже размера среднего заработка.

Предприятие получает налоговые преимущества из-за отсутствия необходимости создания обособленного подразделения в местности (территории), где занят сотрудник компании.

Разъездной характер работы

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2012, N 5

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

В штате практически каждой организации есть должность водителя, которая изначально предусматривает, что сотрудник свой рабочий день проводит в дороге. Но зачастую работодатель не задумывается, что работа и водителей, и, возможно, иных сотрудников организации носит особый, разъездной характер, который обязательно отражается как условие трудового договора, – и оформляет сотрудникам командировки. А ведь за работу в таких условиях ТК РФ предусмотрена надбавка к заработной плате. О том, чья работа может носить разъездной характер и по каких основаниям это определяется, в каких локальных документах организации нужно его отразить, чем такая работа отличается от служебных командировок и какие расходы должен компенсировать такому работнику работодатель, вы узнаете, прочитав статью.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ различают следующие виды постоянной работы, при которых работник не сидит на месте, а постоянно совершает служебные поездки:

– работа в полевых условиях;

– работа в экспедиционных условиях;

Чем отличается последняя разновидность от работы в пути, в полевых и экспедиционных условиях? Поскольку ТК РФ не дает определений указанных понятий, обратимся к другим нормативным актам.

Понятие “полевые условия” раскрывается в ранее действовавшем Положении о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, утвержденном Постановлением Минтруда России от 15.07.1994 N 56. Согласно этому документу полевыми являются особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Кроме указанных работ, в таких условиях могут производиться работы по возведению магистральных газопроводов и дорог, линий электропередач и т. д.

Чтобы понять, какие работы подразумеваются под экспедиционными, обратимся к гл. 41 “Транспортная экспедиция” ГК РФ, Федеральному закону от 30.06.2003 N 87-ФЗ “О транспортно-экспедиционной деятельности”, а также Правилам транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554. По их нормам под транспортно-экспедиционной деятельностью понимается оказание услуг по организации перевозок грузов любыми видами транспорта и оформлению документов, необходимых для осуществления перевозок. Сторонами договора транспортной экспедиции являются экспедитор и клиент – юридические или физические лица. При этом экспедитором признается лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг. Таким лицом может быть водитель транспортного средства или лицо, сопровождающее груз. Основным признаком экспедиционных работ является то, что они связаны с постоянными служебными поездками.

Что касается работы в пути, под ней подразумевается работа, выполняемая на движущемся транспорте. Для примера можно обратиться к Постановлению Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 (далее – Перечень профессий). Согласно утвержденным им Перечням к осуществляющим работу в пути относятся работники речного и автомобильного транспорта, а именно капитан, лоцман, контролер пассажирского транспорта и другие работники речного транспорта, а также водители и кондукторы автобусов, водители такси, работающие на междугородных линиях.

“Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков”.

К работе в пути можно отнести и работу на междугородных или международных железнодорожных, морских и воздушных перевозках.

Примечание. Под междугородными перевозками понимаются перевозки, осуществляемые между населенными пунктами, расстояние между границами которых составляет более 50 км .

Статья 4 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта”.

Чтобы дать определение разъездному характеру работы, обратимся к Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел РФ на территории РФ, утвержденной Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780. В ее п. 2 сказано, что разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

В Перечнях профессий помимо лиц, работа которых осуществляется в пути, также перечислены лица, имеющие разъездной характер работы: монтеры и техники судоходной обстановки пути, рабочие разъездных бригад судоходной обстановки пути, водолазы, инструкторы взрывных работ, водители автомобилей, рабочие всех профессий, занятые на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог, и др. Кроме указанных работников, разъездной характер носит работа курьеров, страховых и торговых агентов, сотрудников сервисных служб, корреспондентов СМИ и др.

Отметим, что на работников, исполняющих трудовые функции в разъездах, действуют общие нормы ТК РФ, касающиеся режима и норм рабочего времени, времени отдыха, оплаты сверхурочных и ночных и т. д.

Командировка или поездка?

Не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками – поездками работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В ст. 166 ТК РФ прямо указано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Напомним, что за сотрудником, направленным в служебную командировку, сохраняются место работы и средний заработок. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение). Согласно Положению средний заработок за период нахождения работника в командировке и дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Также работнику возмещаются:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения (оплату гостиницы);

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (мобильная связь, медицинская страховка и др.).

Обратите внимание! При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).

Конкретные нормы возмещения командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 , распространяются только на работников бюджетных организаций. В коммерческих организациях расходы, связанные с командировкой, определяются коллективным договором или иным локальным актом организации.

“О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета”.

Порядок оформления командировок установлен Положением. Прежде всего руководитель организации издает приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а). Кроме этого, работнику оформляются служебное задание (унифицированная форма Т-10а) и командировочное удостоверение (Т-10). Формы указанных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1).

В командировочном удостоверении проставляются отметки о датах прибытия и отбытия с места командировки. Также работнику авансом выдаются денежные средства на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и суточные.

В течение трех рабочих дней после возвращения работник обязан представить отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).

В чем же состоит основное отличие командировки от служебной поездки? В ст. 57 ТК РФ установлено, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), должны в обязательном порядке включаться в трудовой договор с работником. Таким образом, разъездная работа – составная часть трудовой функции работника. Оговорка в ст. 57 “в необходимых случаях” означает, что работодатель обязан отметить особый характер работы в трудовом договоре, если это не предусмотрено законодательными нормативными актами, например Перечнями профессий. Кроме этого, трудовая деятельность должна постоянно носить характер разъездов.

Насчет командировок в п. 2 Положения лишь указано, что в командировки могут направляться только лица, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Направление в командировки носит, как правило, периодический характер, производится по мере необходимости. При этом работодатель может указать в трудовом договоре, что работник периодически направляется в командировки, но обязанность закреплять в договоре это условие ТК РФ не установлена.

Обратите внимание! Не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), работники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ), лица в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), а направить в командировку работников, перечисленных в ч. 2 ст. 259, можно только с их письменного согласия.

Исходя из вышесказанного, а также разъяснений, представленных в Письме Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168, даже если поездки водителей грузовых автомобилей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, данные поездки следует рассматривать как служебные командировки. Если же согласно Перечню профессий водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки не признаются служебными командировками. Особое внимание обратите на слово “регулярных” – перевозки осуществляются согласно действующему расписанию и по конкретным маршрутам. Если же водитель осуществляет междугородные (международные) перевозки в различные города и страны по индивидуальным маршрутам, такие поездки будут считаться командировками, что подтверждается судебной практикой.

Таким образом, если сотрудник с разъездным характером работы, например, работающий в пределах города, будет направлен в другой город в служебную поездку, то ее следует оформлять как командировку.

Документальное оформление служебных разъездов

Итак, в силу ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре с работником. А если такой характер работы был установлен в течение трудовой деятельности, по соглашению с работником к трудовому договору заключается дополнительное соглашение. Кроме этого, разъездной характер работы также нужно отметить в должностной инструкции работника.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может изменяться. Чтобы не вносить изменения в положение, можно изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя. Приведем образец.

Общество с ограниченной ответственностью “МАК”

08.03.2012 г. Н. Новгород

об утверждении перечня должностей работников,

постоянная работа которых имеет разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

установить разъездной характер работы работникам, имеющим следующие должности:

Генеральный директор Калентьев /Г. С. Калентьев/

А если таких работников несколько, все условия разъездной работы можно прописать в трудовом договоре.

Довольно часто возникает вопрос: нужно ли указывать разъездной характер работы водителя в трудовом договоре, ведь и так понятно, что он все время в разъездах? Отвечаем – нужно, поскольку в зависимости от трудовых обязанностей водителя работодатель может по-разному определить характер данной работы: в пути, в экспедиционных условиях или разъездной. Это имеет значение для получения определенных надбавок и возмещения расходов, понесенных работником.

В отличие от командировок порядок документооборота и учета служебных поездок работодатель утверждает самостоятельно. Для оформления служебных поездок можно использовать форму служебного задания, утвержденную Постановлением N 1. А на основании командировочного удостоверения можно разработать маршрутный лист.

Разъездной характер работы и его оформление

Что такое разъездной характер работы?

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

• служебных командировок;
• работы, выполняемой в пути;
• работы, которая носит подвижный характер.

Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

• стюардессы;
• проводники;
• кондукторы в общественном транспорте;
• водители общественного транспорта;
• моряки;
• и т.д.

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

Что надо знать про разъездной характер работы сотрудников. Касается не только водителей

Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему‑то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться.

Основные признаки разъездной работы

Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.

Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т.д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.

Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, что носящей разъездной характер считается работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.

Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209ТЗ.

То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.

Вопрос: распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?

Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.

Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.55596 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 118/24009 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 118/24009, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.

И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше — например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).

Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.

Как устанавливается разъездной характер работы?

Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.

Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

В трудовом договоре с работником может быть указана территория, в пределах которой будет осуществляться работа (например, «в пределах г. Москвы и Московской области»).

Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.

В отношении сотрудников бюджетных учреждений с разъездным характером работы следует заполнять табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Время, проведенное в поездках, будет отражаться буквенным кодом «Ф» — фактически отработанные часы. При этом организация вправе дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рбочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.

Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?

Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.

Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.

Приведем примерную форму маршрутного листа.

служебных поездок работника __________________________

Источники:

http://www.profiz.ru/kr/10_2016/raz_harakt_raboty/
http://clubtk.ru/razezdnoy-kharakter-raboty-i-ego-oformlenie
http://assistentus.ru/sotrudniki/razezdnoj-harakter-raboty/
http://hr-portal.ru/article/razezdnoy-harakter-raboty
http://ppt.ru/forms/rabota/razrzdnoy-harakter
http://www.klerk.ru/buh/articles/484426/