Акт на списание спецодежды раньше срока

Акт о списании спецодежды на предприятии

Определение, законодательное регулирование и общий порядок

В соответствии со ст. 221 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить работников, занятых на вредном производстве, средствами индивидуальной защиты, в том числе специальной одеждой. Таким образом, именно работодателем выдается работнику СИЗ и спецодежда. Учет и списание спецодежды (2018 г.) производится по правилам, установленным Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина №135-н от 2002 года.

Выдача и возврат специальной одежды оформляются в предназначенной для этого карточке учета, которая, однако, не является первичным бухгалтерским документом, а значит, не имеет строго определенной формы. В качестве бухгалтерских применяются (в зависимости от того, учитывается одежда как основное или оборотное средство) при выдаче:

• акт приемки-передачи ОС,
• ведомость учета выдачи.

В обоих случаях, если одежда износилась и утратила способность защищать человека, составляется документ по установленным в Методических указаниях правилам. Но прежде проводится инвентаризация, так как это необходимое условие признания любого имущества предприятия непригодным для использования. Инвентаризация проводится в соответствии с требованиями Приказа Минфина РФ от 13.06.95 N 49 “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств”. Образец акта о списании спецодежды, пришедшей в негодность, можно скачать в конце статьи.

Пошаговый порядок

Каждый производитель устанавливает срок годности товара. И даже если предметы спецодежды по окончании этого срока сохранились практически в идеальном сстоянии, они должны быть списаны согласно приведенным выше нормативным актам. Таким образом, срок их службы определяется сроком годности.

1. Издать приказ о проведении инвентаризации постоянно действующей комиссией. Если работы предстоит много, создаются рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых не включаются лица, материально ответственные за учет проверяемых ценностей;
2. Определить качество товарно-материальных ценностей в процессе инвентаризации, установить, могут ли вещи быть использованы, каковы причины непригодности одежды и кто в этом виновен (если виновные имеются). Их рекомендуется привлечь к ответственности.
3. По итогам составить письменный акт, направить руководителю.

Затем руководитель издает приказ о предметах, которые подлежит списать. Образец приказа о списании представлен ниже.

После этого необходимо:

• произвести уничтожение ценностей (указать их дальнейшую судьбу — например, можно оприходовать в качестве ветоши);
• списать указанные в документах предметы.

Реквизиты документа

Образец можно разработать самостоятельно, используя вариант, предложенный законодателем.

• наименование предметов, которые списываются, их характеристики и качества, количество;
• фактическая себестоимость продукции;
• срок эксплуатации, установленный производителем;
• дата передачи в эксплуатацию;
• причина непригодности, вследствие чего предметы списываются;
• иная важная информация.

Образец приказа на списание спецодежды 2020 г. ничем не отличается от стандартного документа, никаких изменений в нормативные документы в текущем году внесено не было.

Правомерно ли списание спецодежды со сроком полезного использования (СПИ) более 12 месяцев и с оставшимся сроком эксплуатации, стоимость которой списывается в расходы линейным способом, на счет 91.02.1 “Прочие расходы”? Какими нормативными актами при этом можно руководствоваться, если спецодежда пришла в негодность до истечения СПИ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация имеет право в случае непригодности спецодежды к использованию списать ее остаточную стоимость на счет 91, субсчет “Прочие расходы”. О документальном оформлении смотрите ниже.

Обоснование вывода:
Спецодежда независимо от стоимости и срока полезного использования учитывается в составе МПЗ (п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н (далее – Методические указания)).
До передачи в эксплуатацию спецодежда учитывается на счете 10, субсчет “Специальная одежда на складе” (п. 13 Методических указаний). В момент выдачи спецодежды работникам ее стоимость переводится на счет 10, субсчет “Специальная одежда в эксплуатации”. С этого счета фактическая себестоимость спецодежды списывается в расходы по обычным видам деятельности (п.п. 5, 6 ПБУ 5/01, п.п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99, п. 27 Методических указаний).
Стоимость спецодежды со сроком полезного использования более 12 месяцев, вне зависимости от стоимости, списывается в расходы линейным способом исходя из сроков ее полезного использования, предусмотренных в Типовых отраслевых нормах. Единовременное списание стоимости спецодежды при ее выдаче допускается при условии, что срок ее эксплуатации не превышает 12 месяцев (п.п. 21, 26 Методических указаний).
Списание специальной одежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляется только при его фактическом физическом выбытии. Определение непригодности и решение вопроса о списании спецодежды осуществляются в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией (п.п. 30, 31, 34 Методических указаний).
Если спецодежда будет комиссией признана непригодной к использованию, то ее остаточную стоимость необходимо будет списать в состав прочих расходов (п.п. 31, 33 Методических указаний, п. 11 ПБУ 10/99):
Дебет 91.02, Кредит 10, субсчет “Специальная одежда на складе”.
В соответствии с п.п. 31, 35 Методических указаний списание специальной одежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляется только при фактическом физическом выбытии данной спецодежды на основании утвержденного руководителем акта, составленного инвентаризационной комиссией организации. Данный акт необходим и для налогового учета. При этом выбытие объекта специальной одежды производится, в частности, при списании в случае морального и физического износа (п. 30 Методических указаний).
Списание спецодежды вследствие физического износа (непригодности) может быть оформлено актом, форма которого утверждается организацией самостоятельно. В том числе форма акта может быть аналогична форме унифицированных первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а:
– акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-4);
– акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-8).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Учет передачи в эксплуатацию спецодежды;
– Вопрос: Организация находится на ОСНО. Форменная одежда принимается к учету на счет 10. При увольнении работник приобретает форму у организации, если проработает менее 12 месяцев. Через год сотруднику выдается новая форменная одежда, а стоимость одежды, полученной ранее, списывается на расходы. Если работник увольняется, не отработав год, списание одежды производится пропорционально отработанному времени. Как правильно в данной ситуации следует отражать в бухгалтерском учете операции с форменной одеждой? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

16 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

2019 год

Справочно: износ СИЗ – это физическое изнашивание средств индивидуальной защиты, характеризующееся износом материалов, из которых они созданы, потерей их первоначальных качеств, уменьшением стоимости за период срока службы (п. 3 Инструкции 209). Оценка степени физического износа средств защиты, как упоминалось выше, входит в компетенцию комиссии, которая исходя из степени износа определяет процент годности вещей, дает заключение о целесообразности их ремонта и дальнейшего использования.

Если степень годности бывших в употреблении специальной одежды и обуви позволяет использовать их по прямому назначению, указанные вещи выдаются другому работнику после стирки, дезинфекции и ремонта. Выдача работнику бывших в употреблении средств защиты отражается в личной карточке, где в гр. 5 и 6 указываются соответственно процент их годности и стоимость.

В организациях также нередки случаи, когда СИЗ выбывают из эксплуатации до истечения нормативного срока службы и непригодны к дальнейшему использованию. Для целей налогового учета в зависимости от причин преждевременного износа СИЗ их остаточная стоимость относится к внереализационным расходам, учитываемым или неучитываемым при налогообложении прибыли, или к расходам по возмещению ущерба нанимателю виновным лицом.

К внереализационным расходам, учитываемым при налогообложении прибыли, можно отнести остаточную стоимость СИЗ в случаях:

– их выбытия в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) (подп. 3.17 п. 3 ст. 129 НК) при наличии подтверждающего факт чрезвычайной ситуации документа. НДС в данном случае не начисляют;

– хищения, порчи СИЗ, если виновные лица не установлены (велось следствие, имеются документы из органов внутренних дел) или суд отказал во взыскании с них. Данная операция также не признается объектом обложения НДС.

В других случаях при выбытии СИЗ из эксплуатации до истечения нормативного срока службы в результате небрежного использования, приобретения низкокачественных СИЗ, утери и пр. их списание производят за счет собственных источников или относят на виновных лиц. И также возникает вопрос об обоснованности отнесения на затраты какой-то части стоимости СИЗ. По мнению автора, при досрочном выбытии из эксплуатации СИЗ необходимо рассчитать их фактическую остаточную стоимость и произвести корректировку затрат, формирующих себестоимость.

Трудовое законодательство

Обеспечение охраны труда работников является обязанностью нанимателя независимо от формы собственности организации.

При организации труда работников наниматель обязан:

– обеспечить работников в соответствии с установленными нормами специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, организовывать надлежащее хранение и уход за этими средствами (п. 8 ст. 55 Трудового кодекса РБ; далее – ТК);

– производить выдачу работникам, занятым на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, связанных с загрязнением или выполняемых в неблагоприятных температурных условиях, специальной одежды, специальной обуви и других необходимых средств индивидуальной защиты (далее – СИЗ), смывающих и обезвреживающих средств в соответствии с установленными нормами (п. 5 ст. 226 ТК).

Справочно: обеспечение работников СИЗ производят, руководствуясь следующими документами:

– Инструкцией о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.12.2008 № 209 (с изменениями и дополнениями; далее – Инструкция № 209);

– Перечнем средств индивидуальной защиты, непосредственно обеспечивающих безопасность труда, утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 15.10.2010 № 145;

– Перечнем профессий и должностей, а также сроками носки средств индивидуальной защиты, определенными Типовыми нормами бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты работникам общих профессий и должностей для всех отраслей экономики, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.09.2006 № 110.

Порядок списания СИЗ следует отразить в учетной политике

В бухгалтерском учете спецодежду, другие СИЗ, по которым установлены сроки службы, учитывают в составе средств в обороте на счете 10 “Материалы” (п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133; далее – Инструкция № 133).

Их поступление, наличие, движение, списание отражают в разрезе субсчетов 10-10 “Специальная оснастка и специальная одежда на складе” и 10-11 “Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации” (Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 50; далее – Инструкция 50).

Организация в своей учетной политике должна предусмотреть порядок списания СИЗ (п. 107 Инструкции 133). Он может быть:

1) общим, предусмотренным для списания любых средств, находящихся в обороте, например:

– в размере 50 % – при передаче в эксплуатацию и 50 % – при выбытии;

– в размере 100 % – при передаче в эксплуатацию;

– в размере 100 % – при выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью;

– для объектов, в т.ч. СИЗ, стоимостью до 2 базовых величин – единовременно по мере их передачи в эксплуатацию и др.;

2) отдельным, предусмотренным только для СИЗ, – ежемесячно, исходя из сроков службы СИЗ.

Сроки носки СИЗ установлены календарные и исчисляются со дня фактической выдачи работникам. Для специальной одежды и специальной обуви от пониженных температур в указанные сроки включается время ее хранения в теплый период года (п. 32 Инструкции 209).

Учет затрат на выдачу работникам средств индивидуальной защиты населения

Затраты на бесплатную выдачу спецодежды, произведенные согласно установленным нормам, организации включают в расходы по видам деятельности.

В 2012 г. затраты на выдачу работникам СИЗ в соответствии с разработанными в организации внутренними нормами следует учитывать при налогообложении.

Однако при налогообложении не учитываются расходы на выдачу СИЗ сверх установленных норм (подп. 1.22-2 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса РБ; далее – НК).

Следует обратить внимание, что с 2013 г. подп. 1.22-2 из ст. 131 НК исключен, что дает право плательщикам затраты на выдачу работникам СИЗ, в т.ч. и сверх установленных норм, учитывать при налогообложении.

Документальное оформление и бухгалтерский учет

Выдачу работникам организации в индивидуальное пользование и сдачу ими СИЗ отражают в личной карточке учета СИЗ. Форма данного документа является типовой и утверждена Инструкцией № 209 (приложение 2 к Инструкции № 209).

Карточка открывается на каждого работника в одном экземпляре и хранится у кладовщика (либо другого материально ответственного лица, например завхоза).

В ней указывают наименование предметов, их количество, срок службы, дату выдачи и возврата, стоимость. Получение и сдача СИЗ удостоверяются подписью работника. Данные по выдаче и возврату в карточке заполняются на основании внутренних документов (внутренней накладной, требования и т.д.). Допускается ведение учета СИЗ на электронных носителях.

Пример 1

Организация в феврале 2015 г. приобрела 10 хлопчатобумажных костюмов по цене 180 000 руб. на общую сумму 1 800 000 руб., в т.ч. НДС по ставке 20 % – 300 000 руб.

Бухгалтерские записи в феврале 2015 г. будут следующие (см. табл. 1).

В марте 2015 г. грузчику выдан костюм хлопчатобумажный стоимостью 150 000 руб. (срок носки – 12 месяцев). В соответствии с учетной политикой организации на 2015 г. стоимость СИЗ в составе средств в обороте погашается в размере 50 % при передаче в эксплуатацию и 50 % – при выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью.

Бухгалтерские записи в марте 2015 г. представлены в табл. 2.

Выдаваемая работнику бесплатно спецодежда не является его собственностью, а принадлежит организации. Поэтому выданные работнику СИЗ должны быть возвращены нанимателю по окончании срока их носки, при увольнении до окончания сроков носки, при переводе на другую работу, для которой выданные СИЗ не предусмотрены типовыми нормами.

Однако по желанию работника они могут остаться у него. В этом случае бухгалтерия на основании письменного заявления работника производит удержание остаточной стоимости СИЗ из его заработной платы (пп. 30, 31 Инструкции № 209).

Продолжение примера 1

В июне 2012 г. работник при увольнении написал заявление о желании выкупить спецодежду. Бухгалтерия удерживает из зарплаты работника остаточную стоимость спецодежды с учетом исчисленного НДС 90 000 руб. (75 000 + 15 000 (20 %)).

Бухгалтерские записи, которые надо сделать в июне 2012 г., см. в табл. 3.

Исходя из расчета бухгалтерия по формальному признаку будет права. Но в данном случае обратите внимание, что фактическая остаточная стоимость спецодежды отличается от учетной. Иными словами, за 4 месяца эксплуатации спецодежда изношена только на 30 %, а не на 50 % и реальная ее стоимость составляет 100 000 руб. (без НДС), а не 75 000 руб. Таким образом, нарушаются интересы организации, а именно собственника имущества.

Подобная ситуация может возникать и в тех случаях, когда по учетной политике организации стоимость СИЗ погашается в размере 100 % при передаче их в эксплуатацию. Тогда остаточной стоимости спецодежды совсем нет. А если стоимость СИЗ погашается в размере 100 % при выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью, то в учете спецодежда числится по полной стоимости.

Во всех подобных ситуациях, по мнению автора, бухгалтерии необходимо рассчитать фактическую остаточную стоимость спецодежды исходя из нормативных сроков носки и фактических сроков эксплуатации и по соглашению с работником производить удержания из заработной платы реальной остаточной стоимости спецодежды.

Исходя из данных примера 1 произведем расчет фактической остаточной стоимости спецодежды:

150 000 – (150 000 / 12 × 4) = 100 000 руб.; с учетом НДС 20 %: 100 000 + (100 000 × 20 / 100) = 120 000 руб.

Тогда бухгалтерские записи в июне 2012 г. будут выглядеть следующим образом (см. табл. 4).

Возникают и такие ситуации, когда работник при увольнении выданную ему спецодежду не возвращает, заявления об ее приобретении не пишет. В таких случаях остаточную стоимость спецодежды по приказу руководителя удерживают из окончательного расчета по заработной плате с этим работником без его согласия.

Важно! Удержанию в бесспорном порядке подлежит ущерб, величина которого не должна превышать среднемесячного заработка работника. В случае, когда стоимость невозвращенной, пришедшей в негодность (испорченной, уничтоженной, недостающей) спецодежды и обуви выше среднемесячного заработка этого работника, взыскать полную величину ущерба без его согласия наниматель может только по решению суда (п. 3 ст. 107, п. 1 ст. 403, ст. 408 ТК).

Отражение недостачи СИЗ

Таким же образом при хищении, утере, недостаче, умышленной порче работником СИЗ их стоимость возмещается за счет виновного лица.

Недостачу, порчу спецодежды рассматривают для целей бухгалтерского учета и налогообложения как прочее выбытие товаров. С 2012 г. эти обороты не признают объектами обложения НДС.

Исходя из данных примера 1 в бухгалтерском учете произведем следующие записи (см. табл. 5).

Окончание нормативного срока службы СИЗ

По окончании нормативного срока службы СИЗ должны быть сданы на склад. Комиссия, создаваемая приказом руководителя организации (п. 28 Инструкции № 209), оценивает состояние спецодежды, определяет степень физического износа и пригодность для дальнейшего использования или списания. Свое заключение комиссия оформляет актом на списание материалов с соблюдением в нем требований в части оформления, предусмотренных ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII “О бухгалтерском учете и отчетности” (с изменениями и дополнениями).

Списанные материалы, подлежащие сдаче в виде отходов (лома, ветоши и т.п.), приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание материалов и (или) накладной на внутреннее перемещение материалов (п. 68 Инструкции № 133).

Возврат СИЗ и их последующее использование

Возврат спецодежды и обуви отмечают в личной карточке учета выдачи СИЗ. Особое внимание следует уделить заполнению гр. 10 “% годности”, характеризующей степень физического износа специальной одежды и обуви.

Как списать стоимость спецодежды раньше срока? (К. Рахманов, 21 января 2015 г.)

К. Рахманов, аудитор ТОО «Ар-Аудит», СIPA

КАК СПИСАТЬ СТОИМОСТЬ СПЕЦОДЕЖДЫ РАНЬШЕ СРОКА?

Правительством РК было утверждено постановление № 172 от 30.01.2012 года «Об утверждении норм выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты за счет средств работодателя». Организация занимается строительно-монтажной деятельностью. Иногда спецодежда приходит в негодность раньше срока и не по вине работника (на строительных участках присутствует грязь, песок, камни и т. п., да и качество оставляет желать лучшего). Как производить списание недоамортизированной стоимости спецодежды (если возможно, то показать проводки)? Может ли организация устанавливать другие нормы, меньше указанных в постановлении № 172 от 30.01.2012 года, т. е. не ущемляющие права работников?

Положения Трудового кодекса. Подпункт 6 пункта 1 статьи 317 Трудового кодекса обязывает работодателя создать работникам необходимые санитарно-гигиенические условия, обеспечить выдачу и ремонт специальной одежды и обуви работников, снабжение их средствами профилактической обработки, моющими и дезинфицирующими средствами, медицинской аптечкой, молоком, лечебно-профилактическим питанием, средствами индивидуальной и коллективной защиты в соответствии с нормами, установленными уполномоченным органом по труду по согласованию с центральным уполномоченным органом по бюджетному планированию.

Положения Налогового кодекса. Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматривается в качестве дохода физического лица стоимость выданной специальной одежды, специальной обуви, других средств индивидуальной защиты и первой медицинской помощи, мыла, обеззараживающих средств, молока или других равноценных пищевых продуктов для лечебно-профилактического питания по нормам, установленным законодательством Республики Казахстан.

Следовательно, если предприятие выдает спецодежду ранее истечения срока ее ношения, то это будет считаться доходом работника и подлежать обложению ИПН у источника выплаты.

Спецодежда не является фиксированным активом и не подлежит амортизации. Расходы по спецодежде списываются либо сразу в момент выдачи работникам либо на протяжении срока ношения этой спецодежды в виде расходов будущих периодов. Та часть стоимости спецодежды, которая еще не отнесена на расходы по причине досрочной утилизации и замены на новую спецодежду, добавляется к доходам работников, и облагается ИПН.

Бухгалтерские проводки будут следующие.

Дебет 8410 (или 7210) Кредит 1620 списание стоимости старой спецодежды, срок ношения которой еще не истек.

Дебет 8410 (или 7210) Кредит 3120 начисление ИПН у источника выплаты.

Или второй вариант:

Дебет 3350 Кредит 1620 выплата дохода физическому лицу в виде недосписанной стоимости спецодежды.

Дебет 8410 (или 7210) Кредит 3350 начисление дохода работников на стоимость старой спецодежды.

Дебет 3350 Кредит 3120 начисление ИПН у источника выплаты.

Также надо отметить, что данный доход будет облагаться СН и отчислениями в фонд социального страхования, с этого дохода будут удерживаться ОПВ.

Положения Налогового кодекса. Согласно пункту 2 статьи 110 Налогового вычету подлежат расходы налогоплательщика в виде выплат физическим лицам, определенных подпунктами 2, 3, 7, 9 – 12, 14, 17 пункта 3 статьи 155 настоящего Кодекса. Поэтому по данной норме закона вычету подлежат только затраты в пределах установленных норм ношения спецодежды.

При досрочном списании спецодежды, если ее стоимость была включена в облагаемые доходы работников, можно эти затраты отнести на вычеты как расходы работодателя по доходам работников, подлежащих налогообложению. Это возможно согласно пункту 1 статьи 110 Налогового кодекса, который разрешает вычет расходов работодателя по доходам работника, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 настоящего Кодекса (в том числе расходы работодателя по доходам работника, указанным в подпунктах 18, 19, 20 и 21 пункта 1 статьи 192 настоящего Кодекса).

Предприятие может устанавливать другие нормы ношения спецодежды (отличающиеся от норм, указанных в Постановлении Правительства № 172 от 30.01.2012 года), только как уже говорилось выше, это будет приводить к появлению облагаемого дохода у работников и дополнительным налогам, удерживаемых у источника выплаты с фонда оплаты труда.

Источники:

http://ppt.ru/forms/ot/akt-spisaniya-specodezdi
http://www.garant.ru/consult/account/1302782/
http://cck.by/spisanie-specodezhdy-2018-god
http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=31652373